Der Verwalter in der Praxis:

Ein kleiner Ratgeber für Eigentümer und Mieter

Gesetzliche Grundlagen

Bei der WEG-Verwaltung benennt das Wohnungseigentumsgesetz Aufgaben und Befugnisse des Verwalters (§§ 9b, 24, 26, 27, 28 WEG). Im Fall der Miet- und Sondereigentumsverwaltung ist das Bürgerliche Gesetzbuch (§§ 535 ff. BGB) die verbindliche Grundlage. In beiden Fällen werden die gesetzlichen Regelungen durch einen Verwaltervertrag ergänzt. Darüber hinaus ergeben sich im Rahmen der WEG-Verwaltung die Aufgaben des Verwalters auch aus der Teilungserklärung und der Gemeinschaftsordnung sowie aus getroffenen Vereinbarungen und Beschlüssen der WEG.

Verwaltervertrag

Verwalterverträge können grundsätzlich frei ausgehandelt werden. Vorteilhaft ist der Muster-Verwaltervertrag des VDIV. Er ist unter dem Menüpunkt Publikationen > Musterverträge erhältlich. Dieser Vertrag unterscheidet hinsichtlich der Vergütung deutlich zwischen den Grundleistungen und den besonderen Zusatzleistungen. 

Grundleistungen

Für die Grundleistungen, die im Verwaltervertrag aufgeführt werden, wird in der Regel eine Festvergütung vereinbart. Diese sollten möglichst detailliert aufgeführt sein. In der Regel umfassen diese die Vorbereitung und Abwicklung der Eigentümerversammlung, die Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder einschließlich der Erstellung eines Wirtschaftsplans und einer Jahresabrechnung sowie den Abschluss von Verträgen, wie beispielsweise Versicherungs- und Wartungsverträge.

Besondere Zusatzleistungen

Zusatzleistungen werden in Verwalterverträgen auch als besondere Leistungen, Mehrleistungen oder Sonderleistungen bezeichnet. Diese Leistungen werden üblicherweise gesondert variabel nur dann vergütet, wenn sie tatsächlich anfallen. Darunter fallen u.a. zusätzliche Eigentümerversammlungen, Gerichtsverfahren und größere Baumaßnahmen. Diese Leistungen müssen bei Inanspruchnahme zusätzlich zur Grundvergütung abgegolten werden.

Verwaltervergütung

Das Honorar des Verwalters hängt vom Umfang der Tätigkeit sowie der Größe und der Lage der Wohnanlage ab. Die Vergütung wird meist pro Wohnungseinheit und Monat berechnet. Die Praxis zeigt: je kleiner die Eigentümergemeinschaft, desto höher die Kosten für den einzelnen Eigentümer.

Auch in der Mietverwaltung ist die Höhe der Vergütung abhängig von verschiedenen Faktoren wie der jeweiligen Region und der Größe des Objekts. Entsprechend groß sind die deutschlandweiten Unterschiede. Zudem ist es bei Mietverwaltung weit verbreitet, keinen Regelsatz zu erheben, sondern eine prozentuale Vergütung, die an die Miete angelehnt ist.

Termine

Als Grundleistungen der Verwaltung sollten folgende Termine eingehalten werden: 

  • WEG-Verwaltung: Einberufung der Eigentümerversammlung 1 x jährlich; Erstellung der Jahresabrechnung für Wohnungseigentumsanlagen in der Regel bis spätestens zum 30. Juni des Folgejahres.
  • Mietverwaltung: Erstellung der Betriebs-/ Nebenkostenabrechnung für Mieter bis spätestens zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums.

Ausbildung/Zertifizierung

Mit der am 1. Dezember 2020 in Kraft getretenen Reform des Wohnungseigentumsgesetzes gehört in der WEG-Verwaltung ab dem 1. Dezember 2022 nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG zur ordnungsgemäßen Verwaltung die Bestellung eines zertifizierten Verwalters. Nach § 26a Abs. 1 WEG darf sich als zertifizierter Verwalter bezeichnen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer (IHK) durch eine Prüfung nachgewiesen hat, dass er über die für die Tätigkeit als WEG-Verwalter notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt.

Nähere Bestimmungen zu Inhalt und Verfahren der Prüfung regelt die am 17.12.2021 in Kraft getretene Zertifizierte-Verwalter-Prüfungsverordnung (ZertVerwV).

Zudem ist die Ausbildung zur/m Immobilienkauffrau/-mann eine gute Grundlage für die Tätigkeit als Wohnimmobilienverwalter. Gleiches gilt für Hochschulstudienabschlüsse mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt.

Verwalter sollten aufgrund sich ständig ändernder Gesetzeslagen regelmäßig Fortbildungen besuchen. Der Gesetzgeber fordert hier in § 34c Abs. 2a GewO, dass 20 Stunden in drei Jahren absolviert werden. Da die geleisteten Weiterbildungsstunden in der Regel mit Zertifikaten bezeugt werden, kann vom Verwalter die Vorlage solcher Bescheinigungen erwartet werden. 

Rechtsform

Die gängigste Rechtsform professioneller Verwaltungsunternehmen ist die GmbH. Kleinere Verwaltungen firmieren häufig als Einzelunternehmen bzw. Personenfirma. Möglich sind zudem Personengesellschaften (z. B. OHG), Genossenschaften oder sonstige Rechtsformen. Nicht wirksam als Verwalter einer WEG bestellt werden können Unternehmen, die als GbR firmieren.

Qualifikationsnachweis

Eine umfassende Auflistung notwendiger Qualifikationen von Immobilienverwaltern finden Sie in der VDIV-Verwaltercheckliste (Menüpunkt Publikationen > Verwalter-Checkliste). Seit 1. August 2018 müssen Wohnimmobilienverwalter gemäß § 34c GewO eine Gewerbeerlaubnis bei der zuständigen Behörde einholen und sich regelmäßig fortbilden. Generell können vom Verwalter vor der Bestellung folgende Unterlagen verlangt werden:

  • Nachweis eines einwandfreien Führungszeugnisses 
  • steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung
  • Vorlage einer Schufa-Auskunft ohne Negativ-Eintrag oder entsprechende Selbstauskunft über geordnete Vermögensverhältnisse
  • Nachweis einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung
  • Nachweis einer Vertrauensschadenversicherung
  • Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung

Büro

Ein Büro in der Nähe des Verwaltungsobjektes ist vorteilhaft. Bei gut organisierten Verwaltern ist eine Wegstrecke bis zu einer Autostunde nicht nachteilig. Die Bürozeiten sollten die Bedürfnisse sowohl von Eigentümern als auch von Mietern berücksichtigen. Ein verlängerter Bürotag pro Woche ist ebenso empfehlenswert wie eine Notrufbereitschaft, beispielsweise per Mobiltelefon.

Referenzen

Es sollten vom Verwalter mindestens drei Verwaltungsbeiräte verschiedener Objekte als Referenzen verlangt werden.

Zugehörigkeit zu einem Verband

Ein verlässliches Qualitätsmerkmal einer Verwaltung ist die Mitgliedschaft in einem der VDIV-Landesverbände. Denn organisierte Verwalter verpflichten sich mit der Anerkennung einer strengen Berufsordnung und eines Verhaltenskodexes zu Qualität, Professionalität und Förderung eines berufswürdigen Verhaltens.

Zusammenfassung

Für die Auswahl des Verwalters müssen sich Eigentümer im Vorfeld der Wahl ausreichend Zeit nehmen. Eine zehnminütige Kurzvorstellung eines Verwalters bei einer Eigentümerversammlung sollte ebenso nicht das alleinige Kriterium für die Wahl sein wie die geringste Verwaltervergütung. Allein ein professioneller und hauptberuflicher Immobilienverwalter erbringt eine qualitativ hochwertige Dienstleistung, die den Werterhalt und die Wertsteigerung der Immobilie und somit des Vermögens langfristig sichert.

Wir lieben Feedback

Die Mitgliedschaft in den VDIV-Landesverbänden ist als Gütesiegel für Professionalität anerkannt und damit Garant für Ihre Kompetenz und Seriosität.