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Kapitel 14. VDIV-Branchenbarometer 1 14. VDIV-Branchenbarometer Ergebnisse der Jahresumfrage in der Immobilienwirtschaft 2026
4 INHALT Vorwort 1. Unternehmensstruktur 1.1 Einordnung 1.2 Unternehmensgrößen 1.3 Tätigkeitsschwerpunkte 1.4 Räumliche Verteilung von Unternehmen und verwalteten Einheiten 1.5 Rechtsformen der befragten Unternehmen 1.6 Alter der Immobilienverwaltungen 1.7 Zugehörigkeit der Befragten zu Verbänden 2. Bestand und Struktur der verwalteten Einheiten 2.1 Zahl der verwalteten Einheiten und Objekte insgesamt 2.2 Struktur der verwalteten Einheiten und Objekte 2.3 Entwicklung des Verwaltungsbestandes – Strategien der Immobilienverwaltungen für die kommenden zwei Jahre 3. Umsatz und Gewinnentwicklung 3.1 Umsatzentwicklung 2025 und Umsatzprognose für 2026 3.2 Betriebsergebnis und Umsatzrendite 4. Vergütung von Verwaltungsleistungen 4.1 Herausforderungen und Methoden der Vergütungskalkulation 4.2 Vergütung in der WEG-Verwaltung 4.2.1 Regelsatz im Bestand 4.2.2 Preisanpassungen in der WEG-Verwaltung 4.2.3 Akquisebereitschaft und Annahmekriterien für WEG-Neumandate 2026 4.2.4 Regelsatz bei WEG-Neumandaten 2026 4.2.5 Ablehnung von WEG-Verwaltungsmandaten 4.3 Vergütung in der Mietverwaltung 4.3.1 Abrechnungsmodelle in der Mietverwaltung 4.3.2 Prozentuale Vergütung und Objektpauschalen im Bestand 4.3.3 Regelsatz im Bestand bei pauschaler Abrechnung je Einheit 4.3.4 Preisanpassungen in der Mietverwaltung im Bestand 4.3.5 Regelsatz bei Neubewerbungen 2026 6 10 10 14 15 18 22 24 26 28 28 31 36 40 40 50 52 53 58 58 69 78 80 87 92 93 93 94 101 105
5 110 114 120 120 123 127 130 131 134 134 137 138 138 140 145 146 149 150 152 154 155 161 162 164 167 169 4.4 Vergütung in der Sondereigentumsverwaltung 4.5 Vergütung in der Gewerbeverwaltung 5. Berechnung von Zusatzleistungen 5.1 Variabel vergütete Leistungen 5.2 Zeitabhängige Vergütung von Zusatzleistungen – Stundensätze 5.3 Vergütung von Eigentümerversammlungen 6. Unternehmensentwicklung 6.1 Auslastung der Unternehmen 6.2 Beschäftigte – Anzahl, Alter und Betriebszugehörigkeit 6.2.1 Beschäftigtenzahl und Teilzeitquote 6.2.2 Alter der Beschäftigten 6.3 Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle 6.3.1 Wochenarbeitszeit und Urlaubsanspruch 6.3.2 Angebotene Arbeitszeitmodelle 6.4 Personalgewinnung und Fluktuation 6.4.1 Offene und unbesetzte Stellen 2025 6.4.2 Dauer für Stellenbesetzung (time-to-hire) 6.4.3 Fluktuation und Kündigungsgründe 6.4.4 Ausbildungstätigkeit der Unternehmen 6.5 Vergütung von Mitarbeitenden 6.5.1 Bruttogehälter 2025 in den Immobilienverwaltungen der Branchenbarometer-Umfrage 6.5.2 Prognose zur Gehaltsentwicklung 2026 6.5.3 Entgeltoptimierungsbausteine 6.5.4 Weiterbildung für Mitarbeitende 6.5.5 Variable Vergütungsbestandteile wie Boni, Provisionen oder Leistungsprämien 6.6 Zielbild
6 Vorwort 14. VDIV-Branchenbarometer WACHSTUM UNTER DRUCK: EINE BRANCHE ZWISCHEN ÜBERLASTUNG UND TRANSFORMATION um für Beschäftigte aller Altersgruppen attraktiv zu bleiben. Damit wird deutlich: Die Leistungsfähigkeit und Innovations- kraft von Immobilienverwaltungen entscheidet zunehmend über zentrale Entwicklungen der gesamten Immobilienwirt- schaft vom Sanierungstempo bis hin zur Zukunftsfähigkeit des Wohnungsmarktes. Das Branchenbarometer 2026 zeigt weiterhin eine mittel- ständische Branche. 90,2 % der teilnehmenden Unternehmen verwalten weniger als 3.000 Einheiten, mit 38,5 % bilden Ver- waltungen unter 400 Einheiten die stärkste Gruppe. Zugleich zeigt sich eine Branche im Spannungsfeld zwischen Konti- nuität und Erneuerung: Im Schnitt sind die befragten Ver- waltungen seit 22,6 Jahren am Markt, 29,6 % sogar seit über 30 Jahren – doch unter den Kleinstverwaltungen unter 400 Einheiten ist nahezu jedes zweite Unternehmen maximal fünf Jahre am Markt. Etablierte und junge Unternehmen prägen die Branche damit gleichermaßen. Struktur und Objektlandschaft: Portfoliosteuerung statt reiner Expansion Die WEG-Verwaltung bleibt mit 93,4 % das zentrale Geschäfts- feld, die Mietverwaltung folgt mit 82,3 %, die Sondereigen- tumsverwaltung fungiert mit rund zwei Dritteln (66,6 %) über- wiegend als Ergänzungsleistung. Der durchschnittliche Ver- waltungsbestand legte 2025 um 5,2 % auf 1.235 Einheiten zu, kleinere Verwaltungen unter 400 Einheiten wuchsen mit +17,2 % besonders dynamisch. Die Zahl der Objekte stieg mit +6,7 % (von 66 auf 70) sogar noch stärker als der Einheiten- bestand – ein Hinweis darauf, dass Wachstum nicht allein über größere Objekte, sondern auch über zusätzliche, oft klein- teiligere Mandate entsteht. Die Objektgröße selbst variiert ent- sprechend erheblich: In der WEG-Verwaltung liegt sie bei klei- nen Verwaltungen bei durchschnittlich 10,1 Wohneinheiten je Objekt, bei Unternehmen ab 3.000 Einheiten bei 32,6. Konsequent planen 57,1 % der Verwaltungen sich von zeitauf- wändigen Objekten zu trennen, 49,5 % wollen unrentable Mandate abgeben. Nur 5,7 % wollen an ihrer bisherigen Aus- richtung festhalten. Wachstum bedeutet damit zunehmend: Portfoliosteuerung statt reiner Expansion. Martin Kaßler Geschäftsführer VDIV Deutschland Das Branchenbarometer 2026 zeigt eine Immobilienverwal- tungsbranche, die in einem veränderten wirtschaftlichen und strukturellen Umfeld Agilität und Stabilität beweist. Digitalisie- rung, ESG-Kriterien, Fachkräftemangel sowie veränderte wirt- schaftspolitische Rahmenbedingungen prägen das Branchen- umfeld und erhöhen den Anpassungsdruck. In dieser Phase behauptet die Branche ihre Rolle als verlässlicher Kern der Im- mobilienwirtschaft. Gleichzeitig übernehmen die Unterneh- men zunehmend eine Schlüsselrolle bei der Umsetzung ener- gie- und klimapolitischer Vorgaben. Ihre mittelständische Prägung – mit einem unverändert starken Schwerpunkt in der WEG-Verwaltung – sichert Kundennähe und Flexibilität. An- gesichts steigender regulatorischer Anforderungen erhöht sich jedoch der personelle und administrative Aufwand erheblich, was eine effiziente Ressourcennutzung unabdingbar macht. Als ein zentraler Hebel erweist sich hierbei der digitale Wandel: Die zunehmende Automatisierung von Prozessen und der ge- zielte Einsatz von Instrumenten Künstlicher Intelligenz (KI) im Arbeitsalltag sind für die Unternehmen keine bloßen Zu- kunftsszenarien, sondern notwendige Reaktionen auf Kapa- zitätsgrenzen. Digitale Lösungen entlasten die Teams von administrativen Routineaufgaben und schaffen die nötigen Frei- räume zur Bewältigung der steigenden Anforderungen. Diese technologische Transformation ist eng mit den demografischen Herausforderungen und dem steigenden Durchschnittsalter der Erwerbstätigen verzahnt. Für die Immobilienverwaltungen erwächst daraus die Notwendigkeit, personelle Barrieren ab- zubauen und verstärkt flexible Arbeitszeitmodelle einzusetzen,
Vorwort 14. VDIV-Branchenbarometer 7 Wie sich diese Portfoliosteuerung wirtschaftlich niederschlägt zeigt der Blick auf Umsatz und Ertrag: Die teilnehmenden Im- mobilienverwaltungen steigerten ihren Umsatz 2025 um durch- schnittlich 7,7 % – deutlich stärker als der deutsche Mittel- stand insgesamt (KfW-Mittelstandspanel: +1,2 % nominal); für 2026 planen sie mit 7,0 % mehr Umsatz. Das Betriebsergebnis wuchs mit +12,8 % sogar überproportional, die mittlere Um- satzrendite stieg auf 13,4 % (2024: 12,8 %) und liegt damit wei- terhin deutlich über dem Mittelstandsdurchschnitt von 7,0 %. Diese Steigerung vollzieht sich vor dem Hintergrund eines weiterhin angespannten gesamtwirtschaftlichen Umfelds: Das preisbereinigte Bruttoinlandsprodukt stieg 2025 nur um 0,2 %, die Inflationsrate verharrte bei 2,2 %. Im Wohnungsmarkt setzte sich die strukturelle Angebotsknappheit fort: 2025 wur- den mit rund 206.600 Einheiten so wenige Wohnungen fer- tiggestellt wie seit 2012 nicht mehr, während die energetische Sanierungsquote mit 0,67 % einen neuen Tiefstand erreichte, der im Segment der Wohnungseigentümergemeinschaften noch niedriger ist. Vergütung: Aufholjagd oder Bremsspur? Wie eng diese strukturelle Entwicklung mit der wirtschaftli- chen Tragfähigkeit verknüpft ist, zeigt der Blick auf die Ver- gütung. In der WEG-Verwaltung stieg der Durchschnittswert je Einheit und Monat 2025 auf 29,12 Euro (+2,7 % ggü. Vor- jahr, bei einer Inflation von 2,2 %), in der Mietverwaltung auf 30,19 Euro (+3,4 %). Über 2010 bis 2025 ergibt sich allerdings nur eine reale Steigerung von 1,5 % p. a. in der WEG- und 1,1 % p. a. in der Mietverwaltung. Auch innerhalb der WEG-Verwaltung zeigen sich deutliche Un- terschiede: Der Mittelwert von 29,12 Euro reicht von 35,84 Euro bei kleinen bis 23,56 Euro bei großen WEG. Entscheidender Vergütungsfaktor ist also die WEG-Größe, nicht die Größe der Verwaltung. Für 2026 zeichnet sich eine Trendwende ab: Ver- waltungen planen eine Regelvergütung von durchschnittlich 31,77 Euro, ein Plus von 9,1 %. Dieses fällt am stärksten bei kleinen WEG bis 10 Einheiten aus (+12,1 %). Geringer ist es bei Gemeinschaften ab 100 Einheiten (+6,4 %). Faktoren dafür sind gestiegene regulatorische Anforderungen (68,9 %), Per- sonalkosten (64,7 %), Inflation (54,4 %) und eine nicht mehr kostendeckende Vergütung (53,9 %). In der Mietverwaltung dominiert weiterhin die pauschale Abrechnung pro Einheit und Monat (56,7 %) mit einem Regelsatz von 30,19 € (+3,4 %). Für 2026 ist hier sogar eine Erhöhung um 12,1 % geplant. Die durchschnittliche prozentuale Vergütung sank 2025 auf 5,9 % der Nettokaltmiete (2024: 6,2 %, Median weiterhin 5,0 %). Für 2026 wird aber eine Steigerung um 7,0 % erwartet. Bei WEG-Neumandaten liegt der für 2026 geplante Regel- satz in den meisten Objektgrößenklassen 8,5 % bis 15,5 % über dem tatsächlich erzielten Bestandsregelsatz 2025. Bei kleinen Gemeinschaften bis 10 Einheiten liegt er sogar 22,5 % höher. In der Mietverwaltung übertrifft der geplante Neumandatssatz bei pauschaler Vergütung die Bestandspreise 2025 insgesamt um 9,7 %. Bei kleinen Objekten sind es sogar auf 14,1 %. Kalkulation und Controlling: Luft nach oben Dass Preisanpassungen notwendig sind, verwundert wenig an- gesichts der Kalkulationspraxis. Als größte Herausforderung nennen 64,7 % den schwer vorhersehbaren Zeitaufwand pro Objekt, gefolgt von Zusatzaufgaben (38,2 %) und Margen- druck auf Stundensätze (26,2 %). Zudem verfügen 21,5 % über keine systematische Kalkulationsmethode. Eine ergänzende Online-Umfrage unter 458 Verwaltungen (Januar bis Februar 2026, VDIV-Verwalter-Monitor) stützt die- se Aussage. 26,9 % führen ihr Unternehmen ohne Kennzahlen, weitere 24,8 % nutzen nur eine einzige, und nur rund 30 % prüfen zentrale Steuerungsgrößen monatlich. Bei der Vergü- tungskalkulation selbst agieren 50,4 % der teilnehmenden Unternehmen ohne kosten- und margenbasierte Grundlage. 31,0 % orientieren sich an Marktpreisen, 19,4 % verlassen sich auf ihr „Bauchgefühl“. Auch eine Zeiterfassung zur Abrech- nung variabler Vergütung erfolgt nicht durchgehend. 47,0 % der Unternehmen erfassen ihre Zeiten nicht, lediglich 13,2 % der Unternehmen verfolgen dies konsequent. Insgesamt rech- nen 45,9 % Zusatzleistungen ohne Datengrundlage ab. Auch bei qualifikationsabhängigen Stundensätzen liegt Po- tenzial brach. Der qualifikationsunabhängige Stundensatz stieg 2025 um 5,9 %, mit den größten Zuwächsen bei objekt- und techniknahen Leistungen – Hausmeister (+12,9 %), Tech- niker (+9,7 %) – und den geringsten bei Führungsfunktionen wie Geschäftsführung (+0,6 %). 75,7 % der Verwaltungen ha- ben qualifikationsabhängige Sätze zumindest teilweise ver- einbart, regional mit deutlichem Gefälle: Ost liegt bei 61,50 Euro je Stunde (17,6 % unter dem Gesamtmittelwert von 74,65 Euro), West bei 77,25 Euro (+25,6 % ggü. Ost). Nach wie vor erschreckend ist, dass nur 42,0 % der Unternehmen vereinbarte Leistungen auch konsequent abrechnen. Die Branche verschenkt damit enorme Summen. Ein erhebliches wirtschaftliches Potenzial bleibt damit ungenutzt liegen. Überlastung als Normalzustand Wie stark die Branche an ihre Kapazitätsgrenzen stößt, zeigt der Blick auf die Auslastung. 62,1 % geben an überlastet zu sein, knapp ein Drittel davon sogar stark. Rund jede vierte
8 Kapitel 14. VDIV-Branchenbarometer Verwaltung (23,3 %) gibt an vollständig ausgelastet zu sein. Mit zunehmender Unternehmensgröße steigt die Überlas- tung, in den größeren Größenklassen meldeten zeitweise rund vier von fünf Unternehmen Kapazitätsengpässe. Ver- waltungen mit offenen Stellen berichteten mit 76,5 % dabei auch häufiger von Überlastung als Unternehmen ohne Va- kanzen (55,7 %) – Personalengpässe und Überlastung hängen damit eng zusammen und potenzieren sich gegenseitig. Mehr als die Hälfte der Verwaltungen mit offenen Stellen konnte 2025 nicht alle Positionen besetzen (52,0 %), selbst bei nur einer offenen Position blieb sie in 45,3 % der Fälle un- besetzt. Wie eng Auslastung und Neukunden zusammenhängen, zeigt sich auch bei der Annahme neuer WEG-Gemeinschaften: Nur 14,2 % der Unternehmen nahmen 2025 sämtliche Anfragen in die weitere Prüfung. Bei 45,9 % wurde mehr als die Hälfte der eingehenden Gesuche abgelehnt, nicht weiterverfolgt oder mit einem Abwehrangebot beantwortet, bei 33,3 % sogar mehr als drei Viertel. Abwehrangebote werden damit zunehmend zum betriebswirtschaftlichen, um Unternehmen rentabler auf- zustellen. Das Branchenbarometer 2026 zeigt deutlich: Die Branche ist weiter mittelständisch aufgestellt, beginnt aber zunehmend stärker als bisher betriebswirtschaftliche Kenngrößen zu nut- zen. Dies ist auch dringend notwendig, da gleichzeitig An- forderungen und Anspruch durch unterschiedlichste Faktoren steigen. Ohne gezielte Steuerungsinstrumente aus dem Bau- kasten von Controlling und Kalkulation wird es daher zuneh- mend schwerer „aus dem Bauch“ heraus am Markt zu beste- hen. Die Komplexität einer Immobilienverwaltung bringt es mit sich, sich damit intensiver auseinander zu setzen. Zudem können diese Kennzahlen auch transparent gegenüber dem Kunden eingesetzt werden. Denn dieser muss zuerst verste- hen, was die Tätigkeit einer Immobilienverwaltung ausmacht. Hat er dieses Verständnis, fällt es leichter zu begründen, wa- rum die Vergütung oftmals noch nicht leistungsgerecht ist. Generell kann konstatiert werden, dass die Branche sich dort- hin bewegt. Der Markt wird sich daher weiter in Kennzahlen entwickeln. Das bedeutet, dass ein einfaches Angebot zur Grundvergütung stärker denn je flankiert sein muss mit einem vertraglichen Katalog an Sonderleistungen und diese konse- quent in Rechnung zu stellen sind. Wer diesen doppelten Weg konsequent geht – Preise anpassen und die eigene Datenba- sis stärken –, sichert nicht nur die eigene Wirtschaftlichkeit, sondern die Zukunftsfähigkeit einer Branche, die für Millionen von Wohneinheiten in Deutschland Verantwortung trägt. Berlin, im August 2026 Martin Kaßler Geschäftsführer
10 Unternehmensstruktur 14. VDIV-Branchenbarometer 01. UNTERNEHMENSSTRUKTUR 1.1 Einordnung Maßgeblich für die Aussagekraft des Branchenbarometers ist nicht allein die Zahl der befragten Unternehmen, sondern auch deren Verteilung nach Unternehmensgröße. Wie bereits in den Jahren zuvor spiegelt das VDIV-Branchenbarometer die Struktur professioneller Immobilienverwaltungen in Deutsch- land nicht proportional zur amtlichen Umsatzsteuerstatistik des Statistischen Bundesamtes wider.1 Vielmehr gibt es – analog zum Branchenbarometer 2024 – erneut einen Überhang im Segment der Kleinstunternehmen2 mit einem Jahresumsatz zwischen 250.000 € und unter 2 Millionen €. Sehr kleine Verwaltungen mit einem Umsatz von weniger als 100.000 € sind dagegen wie in den Vorjahreserhebungen unterrepräsen- tiert. Gemäß Umsatzsteuerstatistik für das Jahr 2024 entfielen rund 33,4 % der Unternehmen der Branche auf diese Umsatz- größenklasse (ohne Berücksichtigung von Unternehmen unter- halb der Kleinunternehmergrenze).3 Unter den Teilnehmenden am Branchenbarometer 2026 liegt dieser Anteil mit 16,9 % deutlich darunter (vgl. Chart „Verteilung nach Umsatzkatego- rien“). Zu berücksichtigen ist hierbei, dass die Umsatzsteuer- statistik mit erheblichem Zeitverzug veröffentlicht wird. Derzeit liegen Daten für die im Jahr 2024 getätigten Umsatzsteuer- voranmeldungen vor, während sich die Zahlen des Branchen- barometers bereits auf das Jahr 2025 sowie in Prognosen auf 2026 beziehen. Den Unterschieden in der Unternehmens- größenverteilung trägt die Analyse dadurch Rechnung, dass sämtliche Auswertungen nach Größenklassen differenziert ausgewiesen werden. Für diese Kategorien lassen sich damit fundierte Aussagen treffen. Auch bei der Anzahl verwalteter Einheiten setzt sich das Bild eines stark fragmentierten Marktes fort. 90,2 % der teilneh- menden Unternehmen verwalten weniger als 3.000 Einheiten (vgl. Abschnitt 1.2 Unternehmensgrößen). Am stärksten ver- treten sind in der diesjährigen Erhebung Verwaltungen mit weniger als 400 Einheiten (38,5 %), gefolgt von Unternehmen mit 400 – 999 Einheiten (26,5 %) und Verwaltungen mit 1.000 – 2.999 Einheiten (25,2 %). Damit hat sich im Vergleich zum Vorjahr eine deutliche Verschiebung hin zu kleineren 1 Statistisches Bundesamt (destatis), 2026: Umsatzsteuerstatistik Voranmeldungen, Berichtsjahr 2024, Wirtschaftszweig WZ08-6832 Verw. v. Grundstücken, Gebäuden und Wohnungen, Stand 18. Mai 2026 2 Kleinstunternehmen, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) werden in der EU-Empfehlung 2003/361 definiert. Danach zählt ein Unternehmen zu den KMU, wenn es nicht mehr als 249 Beschäftigte hat und einen Jahresumsatz von höchstens 50 Millionen € erwirtschaftet oder eine Bilanzsumme von maximal 43 Millionen € aufweist. Kleinstunternehmen weisen bis 9 Beschäftigte und bis 2 Millionen € Umsatz/Jahr, kleine Unternehmen bis 49 Beschäftigte und bis 10 Millionen € Umsatz/Jahr (und sind kein kleinstes Unternehmen), mittlere Unternehmen bis 249 Beschäftigte und bis 50 Millionen € Umsatz/Jahr (und sind kein kleines oder Kleinstunternehmen) auf. 3 Bis Ende 2019 lag die Vorjahresgrenze bei 17.500 Euro, die durch das Inkrafttreten des Dritten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG III) ab 1. Januar 2020 auf 22.000 Euro angehoben wurde. Kleinunternehmer ist, wer im vorangegangenen Kalenderjahr einen Umsatz zuzüglich Umsatzsteuer von nicht mehr als 22.000 Euro und im laufenden Kalenderjahr einen voraussichtlichen Umsatz zuzüglich Umsatzsteuer von nicht mehr als 50.000 Euro hat. Beide Voraussetzungen müssen erfüllt sein. Zum 1. Januar 2025 wurden die Schwellenwerte für Kleinunternehmer angehoben: Der Vorjahresumsatz (2024) darf seitdem höchstens 25.000 € (nun als Nettoumsatz) betragen; der Umsatz des laufenden Jahres ist auf 100.000 € begrenzt.
Unternehmensstruktur 14. VDIV-Branchenbarometer 11 Unternehmensgrößen vollzogen. Eine Einschränkung gilt in diesem Jahr erneut für sehr große Unternehmen: In der Kate- gorie von 10.000 – 20.000 verwalteten Einheiten (VE) be- teiligten sich sechs Verwaltungen, bei Unternehmen mit mehr als 20.000 VE drei. Da nicht alle Fragen für diese Unternehmen gleichermaßen relevant waren, sind die Ergebnisse für beide Gruppen nur eingeschränkt aussagekräftig. Um die Vergleich- barkeit zu gewährleisten, wird daher wie in den Vorjahren für viele Analysen die aggregierte Gruppe ab 3.000 VE herange- zogen (insgesamt 9,8 % der Befragten; Vorjahr: 16,6 %). Das vorliegende Branchenbarometer bildet die Situation in der Immobilienverwaltung im Geschäftsjahr 2025 ab und bein- haltet darüber hinaus Prognosen zu Umsatzentwicklung, Be- triebsergebnissen, Mitarbeiterzahlen und unternehmerischen Entwicklungen für das laufende Jahr 2026. Wirtschaftliches Umfeld 2025 Die Immobilienverwaltungsbranche bewegt sich weiterhin in einem gesamtwirtschaftlich angespannten Umfeld, das auch im Jahr 2025 von schwacher Dynamik geprägt ist. Nach zwei aufeinanderfolgenden Rezessionsjahren stabilisierte sich die wirtschaftliche Entwicklung in Deutschland zwar leicht, blieb jedoch insgesamt fragil. Das preisbereinigte Bruttoinlands- produkt (BIP) stieg 2025 um 0,2 % gegenüber dem Vorjahr, nach Rückgängen von 0,9 % im Jahr 2023 und 0,5 % im Jahr 2024.4 Damit setzte sich die nahezu stagnierende Entwick- lung fort. Im Vergleich zur Weltwirtschaft, die 2025 um rund 3,0 % wuchs,5 liegt Deutschland deutlich zurück. Zentral blieb vor allem die schwache Nachfrage: Die Exporte gaben im dritten Jahr in Folge nach, u.a. aufgrund höherer US-Zölle, der Euro- Aufwertung und stärkerer Konkurrenz aus China. Auch die Investitionstätigkeit blieb rückläufig und der Anstieg des pri- vaten Konsums fiel verhalten aus (+1,4 % ggü. VJ). Besonders deutlich zeigte sich diese Investitionsschwäche im Baugewer- be, das einen realen Rückgang der Bruttowertschöpfung um 3,6 % verzeichnete, während die Bauinvestitionen insgesamt um 0,9 % sanken.4 Die Arbeitslosenquote stieg auf 6,3 % an, die Zahl der registrierten Arbeitslosen lag im Jahresdurchschnitt bei rund 2,95 Millionen.6 Die weiterhin hohe Unsicherheit über die wirtschaftspolitische Ausrichtung, geopolitische Risiken sowie strukturelle Belastungsfaktoren dämpften die konjunk- turelle Erholung deutlich. Verteilung nach Umsatzkategorien: Vergleich Teilnehmer 14. VDIV-Branchenbarometer nach Umsatz 2025 (n = 377) – Umsatzsteuerstatistik (Voranmeldungen) 2024 für Wirtschaftszweig Verwaltung von Grundstücken, Gebäuden und Wohnungen1 Anteil Unternehmen in % 27,4 25,8 26,6 16,2 15,7 18,1 15,3 8,1 8,9 30 25 20 15 10 5 0 10,9 9,7 6,6 4,4 2,8 1,6 0,4 0,8 0,4 0,2 0,1 € n i z t a s m U r e h c i l r h ä j . 9 9 9 9 4 – 0 0 0 2 2 > . . 9 9 9 9 9 – 0 0 0 0 5 . . 9 9 9 9 4 2 – 0 0 0 0 0 1 . . 9 9 9 9 9 4 – 0 0 0 0 5 2 . . 9 9 9 9 9 9 – 0 0 0 0 0 5 . . 9 9 9 9 9 9 . 1 – . i o M 1 . 9 9 9 9 9 9 4 – . . i o M 2 . 9 9 9 9 9 9 9 – . . i o M 5 . . . i o M 5 2 < – . i o M 0 1 i o M 0 5 < – . i o M 5 2 i o M 0 0 1 – . i o M 0 5 Teilnehmer Branchenbarometer Umsatz 2025 Umsatzsteuerstatistik (Voranmeldungen) 2024 4 Statistisches Bundesamt, Pressemitteilung Nr. 017 vom 15. Januar 2026; https://www.destatis.de/DE/Presse/Pressemitteilungen/2026/01/PD26_017_811.html?templateQueryString=Bruttoin- landsprodukt+2025; zuletzt abgerufen am 18. Juni 2026 5 Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWE): Jahreswirtschaftsbericht 2026; https://www.bundeswirtschaftsministerium.de/Redaktion/DE/Publikationen/Wirtschaft/jahreswirt- schaftsbericht-2026.pdf?__blob=publicationFile&v=1; zuletzt abgerufen am 18. Juni 2026 6 Bundesagentur für Arbeit: Presseinfo Nr. 2 vom 07.01.2026; https://www.arbeitsagentur.de/presse/2026-02-jahresrueckblick-2025; zuletzt abgerufen am 18. Juni 2026
52 Vergütung von Verwaltungsleistungen 14. VDIV-Branchenbarometer 04. VERGÜTUNG VON VERWALTUNGSLEISTUNGEN Wer Immobilien professionell verwaltet, erbringt heute eine Leistung, deren Komplexität in der öffentlichen Wahrnehmung und mitunter auch in der Vergütungsstruktur noch nicht voll- ständig abgebildet ist. Vergütung entscheidet daher darüber, ob steigende Anforderungen, Investitionen in Digitalisierung, Personalentwicklung und Qualitätssicherung strukturell finan- ziert werden können oder dauerhaft aus einer zu schmalen Erlösbasis bestritten werden müssen. Sie ist kein Randaspekt der Betriebsführung, sondern eine zentrale Voraussetzung für die wirtschaftliche Tragfähigkeit von Verwaltungsunternehmen. Das Aufgabenspektrum der Immobilienverwaltung hat sich in den vergangenen Jahren qualitativ und quantitativ erheblich erweitert. Energie- und Klimaschutzrecht, ESG-Anforderun- gen, Betreiber-, Dokumentations- und Nachweispflichten, die Umsetzung der Verwalterzertifizierung, die Einführung der E-Rechnung, der laufende Smart-Meter-Rollout sowie die Reform des Gebäudeenergiegesetzes zum geplanten Ge- bäudemodernisierungsgesetz stehen stellvertretend für eine Branche im permanenten regulatorischen Wandel. Hinzu kommen steigende Haftungsrisiken sowie wachsende Eigen- tümererwartungen an digitale Kommunikation und professio- nellen Service. Parallel dazu steigen die strukturellen Betriebskosten. Der ge- setzliche Mindestlohn wurde zum 1. Januar 2026 auf 13,90 € pro Stunde angehoben. Zugleich erhöhen sich die Personal- kosten branchenübergreifend, während der anhaltende Fach- kräftemangel die Gewinnung und Bindung qualifizierter Mit- arbeitender erschwert. Notwendige Investitionen in moderne ERP-Systeme, revisionssichere Dokumentation und IT-Sicher- heitsstandards sind keine optionale Ergänzung mehr, sondern operative Notwendigkeit. Jede dieser Entwicklungen bindet Kapazitäten, erfordert Expertise und erzeugt Kosten, die in einer belastbaren Vergütungskalkulation abgebildet sein müs- sen. Für Immobilienverwalter bedeutet das vor allem: Prozesse müssen sauberer, digitaler und transparenter werden. Vor diesem Hintergrund öffnet sich eine strukturelle Lücke zwi- schen dem, was Verwaltungsunternehmen heute tatsächlich leisten, und dem, was über bestehende Vergütungsmodelle verlässlich refinanziert wird. Diese Lücke ist nicht konjunktu- rell bedingt, sondern systemisch angelegt. Sie schließt sich nicht von selbst. Sie entsteht dort, wo gewachsene Anforderungen, zusätzliche Risiken und steigende Kosten nicht gleichermaßen in Grundvergütung, Zusatzhonoraren, Anpassungsklauseln und Kalkulationsmethoden berücksichtigt werden.
Vergütung von Verwaltungsleistungen 14. VDIV-Branchenbarometer 53 Die Ergebnisse des Branchenbarometers 2026 zeigen: Viele Unternehmen benennen konkrete Herausforderungen bei der Vergütungskalkulation, von der schwer planbaren Zeitbelas- tung je Objekt über unvorhergesehene Zusatzaufgaben bis hin zum steigendem Wettbewerbsdruck. Zugleich sind betriebs- wirtschaftlich fundierte Kalkulationsmethoden noch nicht flä- chendeckend etabliert, und vertragliche Anpassungsmecha- nismen fehlen in einem erheblichen Teil der Unternehmen. Vergütung wird damit vielerorts noch reaktiv behandelt: als Ergebnis von Marktbeobachtung und Verhandlung, nicht als strukturell geplante und konsequent kommunizierte Steue- rungsgröße. Das Bewusstsein für die tatsächlich erbrachten Leistungen zu schärfen und diese transparent gegenüber Auf- traggebern zu kommunizieren, bleibt eine zentrale Aufgabe der Branche. Das folgende Kapitel beleuchtet zunächst übergreifend, wie Unternehmen ihre Vergütungssätze ermitteln, welche Heraus- forderungen bei der Kalkulation bestehen und wie vertragli- che Preisanpassungen geregelt sind. Anschließend werden die Vergütungsstrukturen differenziert nach Verwaltungsart be- trachtet. 34,4 % € Nur 34,4 % der Verwaltungen kalkulieren auf Basis einer expliziten Kosten- und Margenrechnung. 4.1 Herausforderungen und Methoden der Vergütungskalkulation Die langjährige Zeitreihe des VDIV-Branchenbarometers zeigt, dass die Vergütug in der Immobilienverwaltung seit 2010 in- flationsbereinigt nur geringfügig gestiegen ist. Im WEG-Be- stand erhöhte sich der mittlere Netto-Regelsatz von 17,47 € im Jahr 2010 auf 29,12 € im Jahr 2025, nominal entspricht das einem Plus von 0,78 € pro Jahr. Inflationsbereinigt ver- bleiben davon lediglich 0,29 € pro Jahr, beziehungsweise eine reale Steigerung von 1,51 % jährlich. In der Mietverwaltung verlief die Entwicklung ähnlich: von 19,19 € auf 30,19 €, real 0,23 € pro Jahr beziehungsweise 1,12 % pro Jahr. Diesem sta- gnierenden Niveau stehen spürbar gestiegene Personal-, Sach- und IT-Kosten sowie ein wachsender Erfüllungsaufwand durch neue gesetzliche Anforderungen gegenüber (vgl. Kapitel 3.1 und 3.2). Umso wichtiger ist eine belastbare Kalkulation, mit der Verwaltungsunternehmen ihre Vergütung an veränderte Kosten- und Leistungsstrukturen anpassen können. Als größte Herausforderung bei der Vergütungskalkulation nennen 64,7 % der Befragten den schwer vorhersehbaren Zeitaufwand pro Objekt. Mit deutlichem Abstand folgen unvorhergesehene Zusatzaufgaben und Sonderthemen wie ESG-Vorgaben, Förderprogrammen oder Gesetzesverschär- fungen (38,2 %). Marktdruck bei den Preisen geben 26,2 % an, dabei zeigt sich ein klarer Größenunterschied: Bei Unter- nehmen mit weniger als 400 VE liegt der Anteil bei 33,6 %, bei Verwaltungen ab 3.000 VE nur noch bei 9,7 %. Größere Verwal- tungen berichten hingegen häufiger von unzureichender Soft- wareunterstützung bei der Kalkulation (29,0 % bei ≥ 3.000 VE, 10,7 % bei < 400 VE) – vermutlich, weil Standardlösungen mit der Komplexität größerer Portfolios häufig nicht mithalten können. Das Unternehmensalter beeinflusst darüber hinaus, welche Faktoren besonders im Vordergrund stehen. Junge Unterneh- men sehen sich häufiger mit Marktdruck konfrontiert: 37,0 % der Befragten mit maximal fünfjähriger Markterfahrung nen- nen diesen Punkt, bei Immobilienverwaltungen mit 31 bis 50 Jahren Marktaktivität sinkt dieser Anteil auf 20,5 %. Spiegel- bildlich dazu nimmt die Schwierigkeit, Preisanpassungen im Bestand durchzusetzen, mit dem Unternehmensalter zu: von 12,3 % bei jüngeren Unternehmen auf 26,0 % bei Verwaltungen mit 31 bis 50 Jahren. Junge Firmen stehen demnach vor allem im Wettbewerb um Neugeschäft unter Preisdruck, während bei älteren Verwaltungen eher die Durchsetzung von Preis- anpassungen in langjährig bestehenden Verträgen im Vorder- grund steht.
54 Vergütung von Verwaltungsleistungen 14. VDIV-Branchenbarometer 21,5 % der Befragten benennen das Fehlen einer systemati- schen Kalkulationsmethode als Hemmnis. Dass dieser Anteil über alle Unternehmensgrößen hinweg nahezu identisch ist (20,2 – 22,6 %), zeigt: Das Problem ist kein spezifisches Merkmal kleiner Verwaltungen, sondern zieht sich gleich- mäßig durch die gesamte Branche. Fehlende Kenntnisse in Kostenrechnung oder Controlling spie- len lediglich für 4,4 % der Befragten eine Rolle bei der Ver- gütungskalkulation. Die Grenzen für ein systematischeres Vor- gehen liegen damit weniger im methodischen Wissen als in der strukturellen Schwierigkeit, verlässliche Grundlagendaten überhaupt zu erheben: Zeitaufwand pro Objekt ist schwer planbar, systematische Zeiterfassung fehlt häufig, und der Aufwand durch unvorhergesehene Zusatzaufgaben entzieht sich jeder Vorkalkulation. Berechnung und 10,4 % historische Werte mit jährlichem In- flationsausgleich. Methoden mit expliziter Kosten- und Margenrechnung kommen seltener zum Einsatz: 15,1 % der Unternehmen nut- zen eine Stundensatzkalkulation, 9,8 % eine Vollkostenrech- nung, 7,9 % eine Deckungsbeitragsrechnung und 1,6 % eine Zuschlagskalkulation. Zusammengenommen kalkuliert damit nur gut ein Drittel (34,4 %) der Branche auf einer solchen Grundlage. Bei der Deckungsbeitragsrechnung zeigt sich ein ausgeprägter Größenunterschied: Ihr Anteil steigt von 1,6 % bei Unternehmen < 400 VE auf 22,6 % bei Verwaltungen ≥ 3.000 VE. Auch historische Werte mit Inflationsausgleich werden von den größten Verwaltungen deutlich häufiger ge- nutzt (25,8 % gegenüber 5,0 % – 10,7 % in den übrigen Grö- ßenklassen). Bei der Ermittlung ihrer Vergütungssätze gehen die Im- mobilienverwltungen sehr unterschiedlich vor. Insgesamt erfolgt die Kalkulation überwiegend markt- statt kosten- basiert: 36,3 % der Unternehmen richten sich an Wettbe- werbspreisen oder dem Branchendurchschnitt aus, 15,1 % nutzen Erfahrungswerte und Bauchgefühl ohne systematische Unternehmen, die keine systematische Kalkulationsmethode etabliert haben, kalkulieren zu fast drei Viertel (73,5 %) über Marktorientierung oder Erfahrungswerte, im Vergleich zu rund zwei Dritteln (62,7 %) im Gesamtdurchschnitt. Der VDIV-Ver- walter-Monitor „Vergütungskalkulation und Controlling in der Immobilienverwaltung vom Anfang des Jahres kommt zu 38,2 64,7 Was sind Ihre größten Herausforderungen bei der Vergütungskalkulation? (Mehrfachauswahl möglich, außer * | Anteile an Unternehmen in Prozent | n = 476) Zeitaufwand pro Objekt ist schwer vorhersehbar (unterschiedliche Eigentümer, Gebäudezustand) Unvorhergesehene Zusatzaufgaben/ Sonderthemen (ESG, Förderprogramme, Gesetzesverschärfungen) Marktdruck bei Preisen (Wettbewerb drückt Sätze) Heterogenität der Objekte (schwer vergleichbar) Keine systematische Kalkulationsmethode etabliert Fehlende Datengrundlage (keine systematische Zeiterfassung) All-inclusive-Modell: Schwierig, alle möglichen Sonderleistungen einzupreisen Preisanpassungen im Bestand nicht durchsetzbar Software unterstützt Kalkulation nicht ausreichend * Es gibt keine. Paketmodelle: Aufwand für Entwicklung und Kommunikation unterschiedlicher Pakete Fehlende Kenntnisse in Kostenrechnung/Controlling 5,7 4,4 4,4 Andere 2,8 26,2 25,9 21,5 18,6 15,8 15,5 14,8 % 0 10 20 30 40 50 60 70
58 Vergütung von Verwaltungsleistungen 14. VDIV-Branchenbarometer 4.2 Vergütung in der WEG-Verwaltung67 4.2.1 Regelsatz im Bestand Wohnungseigentum ist ein wesentlicher Bestandteil des deut- schen Wohnungsmarkts. Nach den Ergebnissen der Gebäude- und Wohnungszählung des Zensus 2022 gehören 9,278 Mil- lionen Wohnungen zu Wohnungseigentümergemeinschaften, Das entspricht 21,5 % aller 43,1 Millionen Wohnungen in Ge- bäuden mit Wohnraum bzw. 8,9 % der insgesamt 20 Millionen Gebäude mit Wohnraum, also 1,8 Millionen (vgl. Abbildung 1).68 Der Wohnungsbestand wurde seitdem auf rund 43,8 Millionen Wohnungen Ende 2024 fortgeschrieben69; detaillierte Struk- turdaten zur Eigentumsform liegen jedoch weiterhin nur auf Basis des Zensus 2022 vor. 44,7 % der WEG-Wohnungen werden von den Eigentümern selbst genutzt, 51,0 % sind vermietet. Für vermietende Eigen- tümer entsteht damit neben dem Bedarf an gemeinschaftli- cher WEG-Verwaltung häufig auch ein Bedarf an professionel- ler Sondereigentumsverwaltung – etwa mit Mieterbetreuung, Nebenkostenabrechnung und Instandhaltungskoordination. 54,0 % der WEG-Wohnungen befinden sich in Gebäuden mit sieben oder mehr Einheiten (30,6 % in Gebäuden mit 7 – 12 Wohnungen, 23,4 % in Gebäuden mit 13 und mehr Wohnun- gen), 46,0 % in kleineren Gebäuden mit zwei bis sechs Ein- heiten. Damit entfällt fast die Hälfte des WEG-Bestands auf ein Objektgrößensegment, in dem Mandate von Verwaltungen zunehmend kritisch kalkuliert werden oder ihre festgelegte Mindestgröße unterschreitet (vgl. Kap. 2.3). Regional ist der WEG-Bestand sehr ungleich verteilt. Die Re- gion Süd weist mit 30,0 % den höchsten Anteil von WEG- Wohnungen am gesamten Wohnungsbestand auf, gefolgt von West (20,9 %) und Nord (17,4 %). In der Region Ost liegt der Anteil mit 14,3 % am niedrigsten. Auf Länderebene weisen Baden-Württemberg (35,4 %) und Bayern (25,6 %) die höchs- ten WEG-Anteile auf, Brandenburg (7,2 %), Mecklenburg- Vorpommern (10,1 %) und Sachsen-Anhalt (12,1 %) die nied- rigsten (vgl. Abbildung 1).70 Damit ist die Nachfragebasis für professionelle WEG-Verwaltung in der Region Süd am stärks- ten ausgeprägt, während sie in der Region Ost am geringsten Gesamtzahl der Wohnungen in der Hand von WEG: 9,278 Mio (21,5 % aller Wohnungen in Gebäuden mit Wohnraum) NUTZUNG WOHNUNGSGRÖßE HEIZUNGSART Selbst genutzt 4,145 Mio. / 44,7 % Zu Wohnzwecken vermietet 4,735 Mio. / 51,0 % Privat genutzte Ferien- oder Freizeitwohnung 0,105 Mio. / 1,1 % Leer stehend 0,293 Mio. / 3,2 % 1 Wohnung – 2 Wohnungen 1,144 Mio. / 12,3 % 3 – 6 Wohnungen 3,132 Mio. / 33,8 % 7 – 12 Wohnungen 2,835 Mio. / 30,6 % 13 und mehr Wohnungen 2,168 Mio. / 23,4 % Fernheizung (Fernwärme) 1,33 Mio. / 14,3 % Etagenheizung 0,944 Mio. / 10,2 % Blockheizung 0,123 Mio. / 1,3 % Zentralheizung 6,605 Mio. / 71,2 % Einzel-/Mehrraumöfen (auch Nachtspeicherheizung) 0,261 Mio. / 2,8 % Keine Heizung im Gebäude oder in den Wohnungen 0,013 Mio. / 0,1 % Abbildung 1: Details zum Wohnungseigentumsbestand in Deutschland, Quelle: Mikrozensus 2022 67 Die Vergütungen sind grundsätzlich in Euro und als Netto-Beträge ausgewiesen. 68 Statistisches Bundesamt (destatis): Zensus 2022, Zensusdatenbank, Tabelle 4000W-1011 „Wohnungen: Eigentumsform des Gebäudes"; https://ergebnisse.zensus2022.de/datenbank/online/ statistic/4000W/table/4000W-1011 69 Statistisches Bundesamt (destatis): 43,8 Millionen Wohnungen in Deutschland zum Jahresende 2024; https://www.destatis.de/DE/Presse/Pressemitteilungen/2025/09/PD25_336_31231.html; zuletzt abgerufen am 30. Juni 2026 70 Statistisches Bundesamt (destatis): Zensus 2022, Zensusdatenbank, Tabelle 4000W-1011 „Wohnungen: Eigentumsform des Gebäudes"; https://ergebnisse.zensus2022.de/datenbank/online/ statistic/4000W/table/4000W-1011; zuletzt abgerufen am 30. Juni 2026
Vergütung von Verwaltungsleistungen 14. VDIV-Branchenbarometer 59 Anteil der Wohnungseigentuemergemeinschaften am Wohnungsbestand nach Bundesland 202254 (in Prozent | sowie Anzahl Wohnungen in WEG-Objekten) Baden-Württemberg Bayern Bremen Nordrhein-Westfalen Hessen Saarland Hamburg Berlin Niedersachsen Sachsen Schleswig-Holstein Thüringen Rheinland-Pfalz Sachsen-Anhalt Mecklenburg-Vorpommern 1.933.502 35,4 1.703.293 25,6 88.546 24,3 2.057.965 22,5 623.185 19,9 101.141 19,3 184.334 18,7 372.039 18,4 697.901 396.710 17,0 17,0 247.351 188.282 339.214 16,1 16,1 16,0 153.489 12,1 93.038 10,1 Brandenburg 97.957 7,2 % 0 5 10 15 20 25 30 35 40 Nord Ost Süd West ist. In der Region Süd bieten daher mit 91,5 % der teilnehmen- de Unternehmen überdurchschnittlich häufig WEG-Verwal- tung an. In der Region Ost liegt der Wert mit 84,6 % hingegen unter dem Durchschnitt (vgl. Chart Anteil WEG am Wohnungs- bestand sowie Kap. 1.4). Insgesamt bleibt die WEG-Verwaltung das dominante Ge- schäftsfeld der Branche: 88,3 % der am diesjährigen Branchen- barometer teilnehmenden Unternehmen boten sie 2025 an, 2026 sind es bereits 92,4 %. Der Anteil steigt mit der Unter- nehmensgröße: 2025 erbrachten 81,1 % der Verwaltungen < 400 VE entsprechende Leistungen, bei Verwaltungen ≥ 3.000 VE waren es 100 %. Für 5,0 % der Unternehmen ist sie als neues Geschäftsfeld hinzugekommen (VJ: 1,8 %), bei 0,9 % (VJ: 2,7 %) hingegen gänzlich weggefallen. Gleichzeitig wollen 27,6 % der WEG-verwaltenden Unterneh- men 2026 keine weiteren Mandate annehmen, 10,0 % planen, das Geschäftsfeld langfristig aufzugeben (vgl. Kap. 4.2.5). Vergütungsmodell und Preisstruktur Für die Vergütung der WEG-Verwaltung lassen sich in der Pra- xis im Wesentlichen drei Modelle unterscheiden: Das Modell aus Grundvergütung und Zusatzvergütung rechnet Basisleis- tungen pauschal ab und stellt Sonderleistungen, wie außer- ordentliche Versammlungen oder die Begleitung von Moder- nisierungsmaßnahmen, gesondert in Rechnung. Beim All- inclusive-Modell sind sämtliche Leistungen in einer Pauschale je Wohneinheit enthalten. Paketmodelle bieten abgestufte Leistungsumfänge mit entsprechend gestaffelten Preisen an. In der Praxis dominiert mit großem Abstand das Modell aus Grundvergütung und Zusatzvergütung: 83,1 % der Verwal- tungen setzen es in Bestandsverträgen ein, 88,2 % in der Neu- akquise. Zugleich zeigt sich, dass die überwiegende Mehrheit ihr einmal gewähltes Vergütungsmodell situationsunabhängig beibehält: 83,3 % der Verwaltungen nutzen in allen Vertrags- situationen – im Bestand, bei Vertragsverlängerungen, in der Neuakquise sowie bei kleinen und großen Objekten – dasselbe Modell. Eine bewusste Differenzierung nach Situation bleibt die Ausnahme. Der VDIV Verwalter-Monitor „Vergütungskal- kulation und Controlling“ (Januar/Februar 2026) bestätigt diese Dominanz über alle Verwaltungsarten hinweg.71 71 VDIV Deutschland: Verwalter-Monitor Vergütungskalkulation und Controlling in der Immobilienverwaltung, Januar/Februar 2026; https://vdiv.de/immobilienverwaltung/verwalter-monitor
60 Vergütung von Verwaltungsleistungen 14. VDIV-Branchenbarometer All-inclusive-Verträge finden sich im Bestand bei 13,5 % der Verwaltungen, bei der Neuakquise hingegen nur bei 5,7 %. Dies dürfte daran liegen, dass langjährig bekannte Objekte verläss- licher kalkuliert werden können als neue Mandate mit zunächst unbekanntem Aufwand. Zudem ist der WEG-Leistungsum- fang durch außerordentliche Ereignisse grundsätzlich schwe- rer zu pauschalieren als in anderen Verwaltungsarten. Paketmodelle beginnen sich erst langsam zu entwickeln. In Bestandsverträgen werden sie nur von 2,0 % der Immobilien- verwaltungen eingesetzt. Eine Ausnahme bilden junge Unter- nehmen mit höchstens zwei Jahren Marktaktivität. Bei ihnen setzen bereits 12,2 % bei der Neuakquise auf Paketmodelle. Dies deutet darauf hin, dass neu am Markt auftretende An- bieter alternative Leistungs- und Vergütungsstrukturen er- kennbar häufiger erproben und anwenden. Die befragten Ver- waltungen, die Paketmodelle einsetzen, strukturieren diese überwiegend nach dem Prinzip abgestufter Leistungsumfän- ge. In der Regel bieten sie zwei bis drei Pakete an, die typi- scherweise als Basic-, Standard- und Premiummodell bezeich- net werden. Ein Basispaket umfasst dabei regelmäßig die kaufmännische Kernverwaltung, zu der die Buchhaltung, der Wirtschaftsplan, die Jahresabrechnung sowie die ordentliche Eigentümerversammlung gehören. Umfangreichere Pakete schließen darüber hinaus zusätzliche Serviceleistungen wie einen Notdienst, erweiterte Sprechzeiten oder den Zugang zu einem Eigentümerportal ein. Selbst im Premiummodell ver- bleiben bestimmte Sonderleistungen, etwa außerordentliche Eigentümerversammlungen oder die Begleitung größerer Bau- projekte, im Regelfall separat vergütungspflichtig. Da diese An- gaben auf offenen Freitextantworten einer kleinen Teilgruppe beruhen, ermöglichen sie zwar keinen statistisch repräsenta- tiven Gesamtüberblick, sie illustrieren jedoch anschaulich die Bandbreite möglicher Marktgestaltungen. Innerhalb des Vergütungsmodells gibt es unterschiedliche Varianten, wie die Preise je Einheit bzw. Objekt erhoben werden. Die Mehrheit der Immobilienverwaltungen (74,9 %) nutzt bei der Preisgestaltung gestaffelte Sätze pro Einheit abhängig von der Objektgröße, ggf. zuzüglich einer Objekt- grundgebühr. Der Anteil steigt mit zunehmender Unterneh- mensgröße von 64,5 % (< 400 VE) auf 90,0 % bei Verwaltun- gen ≥ 3.000 VE an. Eine einheitliche Pauschale pro Einheit unabhängig von der Objektgröße kommt bei 12,7 % der Ver- waltungen zum Einsatz und ist vor allem bei kleinen Firmen verbreitet (< 400 VE: 22,4 %), während größere Verwaltungen (≥ 3.000 VE: 0,0 %) dieses Modell nicht nutzen. In welchen Situationen nutzen Sie überwiegend welches Vergütungsmodell für die WEG-Verwaltervergütung? (Anteil an Unternehmen in Prozent | n = 447) % 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 83,1 86,8 88,2 83,4 87,8 13,5 2,0 1,4 7,1 4,7 1,4 4,7 5,7 1,4 6,1 7,1 3,4 7,1 3,4 1,7 In Bestandsverträgen Bei Vertragsverlängerungen Bei Neuakquise Bei kleinen Objekten (≤ 10 WE) Bei großen Objekten (≥ 50 WE) Grundvergütung und Zusatzvergütung: Basisleistungen pauschal, Sonderleistungen werden extra berechnet Paketmodelle: Unterschiedliche Leistungspakete (z. B. Basic/Standard/Premium) mit gestaffelten Preisen und Leistungsumfängen All-inclusive: alle Leistungen (inkl. außerordentliche Versammlungen, Modernisierungsbegleitung etc.) sind in der Pauschale enthalten Andere
120 Berechnung von Zusatzleistungen 14. VDIV-Branchenbarometer 05. BERECHNUNG VON ZUSATZLEISTUNGEN 5.1 Variabel vergütete Leistungen Die Bewirtschaftung von Immobilienbeständen erfordert ein breites Spektrum an Kenntnissen. Die in Kapitel 4.1 darge- stellten Befunde zur Vergütungskalkulation zeigen, dass Im- mobilienverwaltungen ihren Leistungsaufwand nur begrenzt vollständig über pauschale Regelsätze abbilden: 64,7 % be- nennen den schwer vorhersehbaren Zeitaufwand pro Objekt als größte Herausforderung bei der Kalkulation, 38,2 % ver- weisen auf unvorhergesehene Zusatzaufgaben und Sonder- themen. Variabel vergütete Leistungen sind daher ein wichti- ges Standbein bei der sachbezogenen Abrechnung gegenüber dem Kunden. Voraussetzung dafür ist eine transparente und vertraglich festgelegte Preisgestaltung zwischen Grund- und Sonderleistung. Eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung an veränderte Rahmenbedingungen ist dabei notwendig – neue regulatorischen Vorgaben, erweiterte behördlichen Nachweis- und Prüfpflichten, administrative Aufwände bei technischen Bestandsoptimierungen oder die organisatorische Umsetzung neuer digitaler Versammlungsformen sind dafür beispielgebend. Zur vertraglichen Umsetzung solcher zusätzlichen Aufwände bietet sich die Nutzung standardisierter Verwalterverträge85 an, wie sie vom VDIV Deutschland gemeinsam mit Haus & Grund bereitgestellt werden. Gesetzliche Zusatzanforderungen lassen sich hierbei über variable Vergütungsmodelle abbilden, die kom- plementär zu einer fixen Pauschale je Gemeinschaft sowie einer nach Objektgröße gestaffelten Gebühr je Verwaltungs- einheit (VE) greifen. Für die Kalkulation und Abrechnung dieser variablen Leistungs- positionen bildet die betriebliche Arbeitszeiterfassung ein zen- trales Steuerungsinstrument. Die systematische Erfassung von Zeitaufwänden je Tätigkeit ermöglicht nicht nur eine verursa- chergerechte Weiterberechnung an den Kunden, sondern liefert auch die datenbasierte Grundlage für Prozessoptimierungen, etwa durch Automatisierung oder den selektiven Einsatz künst- licher Intelligenz. Um den Aufwand bei der Angebotsgestal- tung und der Abrechnung einer Vielzahl von Einzelpositionen zu minimieren, bietet sich eine Standardisierung über digitale Honorarkalkulatoren oder automatisierte Vertragskonfigura- toren an. Parallel dazu erfordert eine nachhaltige Kostenkon- trolle die kontinuierliche Identifikation und Weitergabe von Sachkosten, wie beispielsweise den spezifischen Flächen- und Vorhaltekosten für die physische oder digitale Archivierung von Objektunterlagen. 85 Eine Möglichkeit bieten die laufen aktualisierten Muster-Verwalterverträge des VDIV, abrufbar unter https://vdiv.de/publikationen/mustervertraege
Berechnung von Zusatzleistungen 14. VDIV-Branchenbarometer 121 Variabel vergütete Leistungen in 2025 (Mehrfachauswahl möglich, außer * | Anteile an Unternehmen in Prozent | n = 369) Zusätzliche Eigentümerversammlungen Betreuung von Rechtsstreitigkeiten Abwicklung von Versicherungsschäden Bearbeitung von Eigentumsübergängen, sofern eine Zustimmung des Verwalters zur Veräußerung notwendig ist Erstellung von Mahnschreiben Baubetreuung (kaufmännische Betreuung, keine bautechnische Beratung) Umlaufbeschluss Aufwand für Nicht-Lastschriftteilnahme Aufbereitung von Unterlagen des Vorverwalters (Verwaltungsübernahme) Nebenkostenabrechnung für WEG-Eigentümer Bearbeitung von Gewährleistungsansprüchen Bearbeitung von Rücklastschriften Eigentümerwechselpauschale Duplizierungskosten Erstellung von Bescheinigungen für haushaltsnahe Dienst leistungen nach §35a EStG Nachholung von Eintragungen in die Beschluss- Sammlung, die vor Beginn des Verwalteramtes hätten erfolgen müssen Durchführung hybrider Eigentümerversammlung statt ausschließlich Präsenzversammlung Zuschlag für überlange Beirats sitzung/ Eigentümerversammlung Erstellung von Informationsschreiben zur Erfüllung von gesetzlichen Informationspflichten (z.B. unterjährige Verbrauchserfassung, Energiekosten) Aufbewahrung von Verwaltungsunterlagen (z.B. Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Schriftverkehr...) Gewährung der Einsichtnahme in die Verwaltungs- unterlagen über den festgelegten Umfang hinaus Durchführung virtueller Eigentümerversammlung statt ausschließlich Präsenz versammlung Erstellung für Bescheinigungen für energetische Maßnahmen nach §35c EStG Notrufpauschale Keine* Sonstige 71,6 64,0 69,1 79,4 82,5 79,3 65,3 65,9 64,4 64,0 72,2 78,0 74,4 73,1 74,0 69,1 72,4 55,9 60,5 66,3 48,3 46,2 50,2 50,4 52,9 53,7 58,7 63,8 62,6 45,7 46,7 43,9 47,9 45,3 36,4 20,8 32,7 34,3 39,0 39,0 38,6 31,8 35,0 35,0 21,5 28,5 21,6 24,2 26,4 18,6 22,0 24,0 20,8 18,4 23,2 19,1 22,4 21,1 16,1 20,7 17,1 17,1 4,7 7,2 8,9 9,0 5,9 8,5 10,6 5,9 7,2 4,9 5,9 2,7 3,3 % 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 2023 (aus Branchenbarometer 2024) 2024 (aus Branchenbarometer 2025) 2025
Unternehmensentwicklung 14. VDIV-Branchenbarometer 169 Werden Prämien oder Boni an das Erreichen von Umsatz- zielen geknüpft, unterscheidet sich die Bezugsebene je nach Unternehmensgröße: Verwaltungen unter 400 VE verbin- den variable Vergütung häufiger an Umsatzziele auf Unter- nehmensebene (13,3 %), die größeren Unternehmen dagegen auf Mitarbeiter- oder Teamebene (20,8 %) oder schließen mit den Mitarbeitenden individuelle Zielvereinbarungen z. B. für das Erreichen eine Projektzieles oder spezifischer Kennzahlen ab (45,8 %). In Verwaltungen, die seit höchstens fünf Jahren am Markt aktiv sind, dominiert die Berechnung von Zusatzleistungen (50,0 %) vor der Beteiligung an Maklerprovisionen (37,5 %). Insgesamt spiegeln die Ergebnisse eine zunehmende Komple- xität, Differenzierung und Professionalisierung der variablen Vergütung wider. Die Befunde unterstreichen die zunehmen- de Bedeutung kombinierter Vergütungsmodelle, bei denen neben dem Grundgehalt auch Benefits und erfolgsorientierte Bonusprogramme eine wesentliche Rolle im Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte sowie bei der Mitarbeiterbindung spie- len, wobei Leistungsanreize stärker an Unternehmensgröße und spezifische Aufgaben angepasst werden. 6.6 Zielbild Die Prioritätensetzung der befragten Immobilienverwaltungen für die kommenden zwei Jahre zeigt ein klares Bild: Auf der Agenda für die zukünftige Entwicklung steht die Digitalisie- rung weiterhin an erster Stelle, gefolgt von internen Prozessen und Personal sowie der Bestandsoptimierung. Zugleich lassen sich, differenziert nach Unternehmensgröße, teils deutliche Unterscheide in der Schwerpunktsetzung erkennen. Digitalisierung und technologische Entwicklung 70,3 % (VJ: 67,7 %) der Immobilienverwaltungen sehen die Digitalisierung als eines der wichtigsten strategischen Hand- lungsfelder der kommenden zwei Jahre. Dieses Ziel hat über alle Unternehmensgrößen hinweg hohe Priorität, besonders konsequent wollen jedoch Unternehmen mit 1.000 – 2.999 VE ihre digitale Entwicklung vorantreiben (81,0 %), während dies bei Verwaltungen mit weniger als 400 VE etwas seltener zu den zentralen Zukunftsthemen zählt (64,5 %). Bei den konkreten Vorhaben wollen 77,0 % der Verwaltungen mit Digitalisierungsschwerpunkt digitale Technologien nut- zen, um interne Abläufe zu automatisieren. Größere Verwal- tungen treiben die Automatisierung besonders stark voran: 91,7 % der Unternehmen mit ≥ 3.000 VE wollen ihre Prozesse Welche der hier aufgeführten Themen gehören zu den wichtigsten Prioritäten für Ihr Unternehmen in den nächsten zwei Jahren? (Mehrfachauswahl möglich | Anteile an Unternehmen in Prozent | n = 465) Digitalisierung Interne Prozesse/Personal Bestandsoptimierung Finanzierung/Kosten 29,7 Nachhaltigkeit/ Unternehmerische Verantwortung 17,1 Andere 3,5 70,3 66,8 62,9 % 0 10 20 30 40 50 60 70 80
170 Unternehmensentwicklung 14. VDIV-Branchenbarometer weiter automatisieren, gegenüber 68,8 % der Verwaltungen mit < 400 VE. Die Integration Künstlicher Intelligenz ist viel- fach bereits über die Einstiegsphase hinaus: 60,8 % wollen ihre bestehende KI-Nutzung ausbauen, insbesondere große Unternehmen (≥ 3.000 VE: 79,2 %), während 24,9 % deren erstmaligen Einsatz planen; am häufigsten gilt dies für Unter- nehmen mit 400 – 999 VE (28,8 %). Auch die technologische Basis vieler Unternehmen steht auf dem Prüfstand. Mehr als jede fünfte Verwaltung mit Digitali- sierungsschwerpunkt (21,7 %) plant in den kommenden zwei Jahren einen Wechsel des ERP-Systems. Vor allem Verwaltun- gen mit 400 – 999 VE beschäftigen sich mit einem System- wechsel: In dieser Größenklasse sieht nahezu ein Drittel der Unternehmen einen Wechsel vor (32,7 %). Der Befund knüpft an die Ergebnisse des VDIV-Verwalter-Monitors „IT-Kosten in der Immobilienverwaltung“ an: Dort erwogen 15,8 % der Unternehmen einen ERP-Wechsel, weitere 5,0 % hatten den Entschluss bereits gefasst. Damit befasst sich in beiden Er- hebungen rund ein Fünftel der Immobilienverwaltungen mit einem Wechsel des zentralen Verwaltungssystems. Kleinere Unternehmen wollen in den kommenden zwei Jahren außerdem verstärkt digitale Kanäle ausbauen: Sowohl bei den 14,6 % Die durchschnittlichen IT-Ausgaben sollen im kommenden Jahr um 14,6 % steigen. Welche konkreten Punkte innerhalb der Digitalisierung gehören zu den wichtigsten Prioritäten für Ihr Unternehmen in den nächsten zwei Jahren? (Mehrfachauswahl möglich | Anteile an Unternehmen in Prozent | n = 326) 77,0 60,8 44,7 32,7 Digitale Automatisierung interner Prozesse Ausbau von KI -Nutzung Datenmanagement (z. B. DMS-System, Wissensdatenbank) Erweiterung des ERP-Systems Auf-/Ausbau digitaler Vertriebskanäle/ Kundenplattform Modernisierung Website/Einsatz Social-Media-Kanäle Erstmaliger Einsatz von KI Absicherung gegen Cyberrisiken Wechsel ERP-System Einsatz von Proptech-Lösungen (z. B. zur Vermietung, Schadensmeldung/-beauftragung Andere 0,5 27,2 26,7 24,9 22,6 21,7 17,5 % 0 10 20 30 40 50 60 70 80
180 Impressum 14. VDIV-Branchenbarometer Ergebnisse der Jahresumfrage 2026 des Verbandes der Immobilienverwalter Deutschland e. V. in der Immobilienverwalterwirtschaft Herausgeber: Verband der Immobilienverwalter Deutschland e. V. (VDIV Deutschland) Leipziger Platz 9 10117 Berlin T 030 300 96 79 - 0 office@vdiv.de www.vdiv.de V.i.S.d.P. Martin Kaßler Redaktion: Martin Kaßler, Arlette Schütz, Alexandra Karrasch, Dr. Katharina Flämig Grafik/Satz: Christin Oßwald © VDIV Deutschland, August 2026 Das VDIV-Branchenbarometer ist der wichtigste Indikator der wirtschaftlichen Entwicklung in der Branche der Immobilien- verwalter und Basis für zahlreiche Fachbeiträge und weiterfüh- rende Analysen. Die vollständige oder teilweise Vervielfältigung des E-Books ist nur mit ausdrücklicher Genehmigung des VDIV Deutschland gestattet. Sollen Daten aus dem Branchenbaro- meter publiziert oder anderweitig veröffentlicht werden, so ist vorab eine Genehmigung beim VDIV Deutschland einzuholen und das 14. VDIV-Branchenbarometer als Quelle anzugeben. Verkaufspreise (zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer): Branchenfremde Unternehmen 179,00 Euro Verwaltungsunternehmen (Nichtmitglieder) 99,00 Euro Mitgliedsunternehmen der VDIV-Landesverbände 49,00 Euro Für Unternehmen, die vollständig an der Umfrage teilgenommen haben, ist das E-Book kostenfrei.