Digitalisierung hin oder her: In der Immobilienwirtschaft werden die vorgeschriebenen Betriebskostenabrechnungen an Mieter in der Regel nach wie vor per Post versandt.
Rund-um-Service von Datenaufbereitung bis Porto-Optimierung
Wenn Sie Druck und Versand selbst übernehmen, wissen Sie, wie viel Ressourcen Tätigkeiten wie Ausdrucken, Sortieren oder Kuvertieren binden. Dahinter steht oft die Sorge, sensible (Kunden-)Daten nach außen zu geben, aber auch die Frage, ob sich durch Outsourcing wirklich Kosten sparen lassen.
Doch gerade beim Briefversand gibt es ein hohes Einsparpotenziel, wenn Sie alle Kosten zusammenrechnen: Vom Personalaufwand über Materialkosten wie gestiegene Papierpreise oder Lagerhaltung und Optimierungspotenzial beim Porto. Deshalb bietet die VRG CURAMUS GmbH den gesamten Prozess aus einer Hand an, von Datenzusammenführung bis Postanlieferung. Auch Ihre Daten liegen sicher im eigenen Rechenzentrum „nebenan“.
Der Full-Service beginnt mit der Datenaufbereitung: So können Sie als Vermieter die Daten einzeln, im Block und aus Programmen wie Wodis, SAP oder Domus in Ihrem „Wunschformat“ anliefern. Im nächsten Schritt werden Adresspositionierung, Dubletten und Vollständigkeit geprüft. Weiterer Vorteil: Auch Anlagen wie Heizkostennachweise lassen sich einzeln mitschicken und vollautomatisch mit der Abrechnung kombinieren, ohne zuvor mühsam zusammengeführt werden zu müssen.
Auch beim Druck die Umwelt im Blick
Der Druck erfolgt nach individuell vereinbarten Service-Leveln, CI-konform, in Schwarz-weiß oder Farbe. Dabei hat VRG CURAMUS auch die Umwelt im Blick: Bei Druckfarben und Toner-Entsorgung achtet das Unternehmen auf „grüne“ Lösungen, und ein Teil des erforderlichen Stroms wird über eine Photovoltaikanlage auf dem Dach gewonnen. Moderne Kuvertiermaschinen stellen schließlich sicher, dass nur das in den Brief kommt, was hineingehört – ein vollautomatisierter Prozess, der auch personalisierte Beilagen in verschiedenen Umschlägen erlaubt.
Und ab geht die Post – mit attraktiven Rabatten
Statt Briefmarke folgt im letzten Schritt die Frankierung per DV-Freimachung. Durch die hohen Versendemengen erhält VRG CURAMUS attraktive Rabatte bei der Deutschen Post, die an die Kunden weitergegeben werden. So wird jeder Briefe erheblich günstiger als im „Einzelversand“. Die tägliche Abholung und schnelle Übergabe an die Deutsche Post ermöglichen eine Zustellung der Briefe zumeist am nächsten Tag. So können Mieter rasch informiert und eventuelle Nachzahlungen schneller adressiert und beglichen werden.
Einsparpotenzial überzeugt auch Skeptiker
Fazit: Gerade in der Immobilien- und Wohnungswirtschaft bietet der „Standardprozess Druck und Versand“ im Outsourcing an einen Dienstleister wie VRG CURAMUS viele Vorteile. Neben Portooptimierung und transparenten, kalkulierbaren Kosten überzeugt die Entlastung der Mitarbeiter: Sie können sich auf andere Aufgaben konzentrieren, als Daten prüfen, Briefe kuvertieren oder Briefmarken kleben. Sie sparen – und Ihre Betriebskostenabrechnung kommt trotzdem schnell, datenschutzkonform und kostengünstig bei Mietern an.
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