Verwaltersuche

Checkliste zum Finden einer guten Hausverwaltung

Für die Suche nach einer passenden Hausverwaltung haben wir Ihnen die wichtigsten Themen und abzufragenden Informationen in einer Checkliste zusammengestellt (Zur besseren Handhabe können Sie diese Checkliste herunterladen).

Achten Sie bei der Auswahl Ihrer Immobilienverwaltung auf folgende Punkte:

ALLGEMEINES

• Die Verwaltung ist aufgrund der räumlichen Nähe zum Objekt in der Lage, die Immobilie ordnungsgemäß zu verwalten.
• Der neue Hausverwalter hat die Wohnanlage vor Angebotsabgabe besichtigt und nahm sich ausreichend Zeit für die Erstbesichtigung (und das Gespräch mit dem Beirat).
• Anfallende Fragen konnten sachgemäß, verständlich und zu unserer Zufriedenheit beantwortet werden.
• Die Immobilienverwaltung ist hauptberuflich tätig.
• Das Unternehmen ist Mitglied in einem der Landesverbände des Verbandes der Immobilienverwalter Deutschland e. V. (VDIV Deutschland).
• Die Hausverwaltung kann eine Gewerbeerlaubnis nach § 34c Gewerbeordnung vorlegen.
• Die Verwaltung hat Erfahrung mit der Verwaltung ähnlicher Eigentümergemeinschaften (WEG) und kann Referenzobjekte vorweisen, die in einem guten und gepflegten Zustand sind.
• Die Immobilienverwaltung teilt die berufsspezifische Qualifikation mit und kann nachweisen, dass die geforderten Weiterbildungsmaßnahmen eingehalten werden. (§ 34c Abs. 2a GewO)
• Die Verwaltung nimmt die Aufgaben mit eigenem Personal wahr und verzichtet auf Subunternehmen für Verwalteraufgaben.

VERSICHERUNGSSCHUTZ

• Es liegt eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung im Umfang von 500.000 Euro pro Versicherungsfall und 1.000.000 Euro für alle Versicherungsfälle eines Jahres vor.
• Es liegt eine Betriebs-Haftpflichtversicherung vor.
• Es liegt eine Vertrauensschaden-Versicherung vor.

VERTRAGSGESTALTUNG

• Firmierung und Geschäftsadresse sind korrekt.

Klar und übersichtlich geregelt sind:

• Aufgaben und Befugnisse der Verwaltung
• Pflichten und Sonderwünsche der Eigentümergemeinschaft
• Festvergütung für die Grundleistungen, variable Vergütung für besondere Leistungen sowie die Verwaltervergütung (jeweils als Bruttobeiträge)
• Haftung
• Widerrufsbelehrung

KAUFMÄNNISCHE VERWALTUNG, GESCHÄFTSFÜHRUNG UND BÜROORGANISATION

• Es gibt feste Ansprechpartner*innen sowie Sprechzeiten. Zudem ist eine Notrufnummer bekannt.
• Die Vertretung der Objektbetreuer*innen ist bekannt.
• Die Verwaltung prüft bei Übernahme der Eigentümergemeinschaft die mit Dritten bestehenden Verträge darauf, ob sie aktualisiert werden müssen.
• Die Verwaltung verwendet eine aktuelle Verwaltungssoftware.
• Die Verwaltung hat eine moderne Website und bietet ein Kundenportal an.
• Die Unterlagen für Eigentümerversammlungen sind übersichtlich und nachvollziehbar aufbereitet.
• Die Verwaltung erstellt und versendet das Protokoll von Eigentümerversammlungen unverzüglich.
• Die Verwaltung führt eine verständlich aufgeschlüsselte Beschlusssammlung.
• Über jeden Vorgang werden Belege geführt, die transparent und schlüssig sind.
• Die Verwaltung erstellt verständliche und übersichtliche Jahresabrechnungen sowie Wirtschaftspläne mit allen steuerlichen Ausweisen inklusive des Vermögensberichts nach § 28 Abs. 4 WEG
• Die Einladungen zu den Eigentümerversammlungen ergehen fristgerecht.

FINANZ- UND VERMÖGENSVERWALTUNG

• Das Hausgeldkonto und die Rücklagekonten werden auf den Namen der Eigentümergemeinschaft angelegt.
• Die Kreditinstitute haben Erfahrung mit WEG-Konten.
• Die Höhe der Rücklagen ist nachvollziehbar ausgewiesen und aufgeschlüsselt.
• Die Rücklagen sind mündelsicher angelegt, d. h. besonders risikoarm.

TECHNISCHE VERWALTUNG UND SANIERUNGEN

• Erfahrungen mit energetischen und/oder altersgerechten Sanierungsmaßnahmen sind vorhanden.
• Die Verwaltung nimmt regelmäßig Begehungen vor, um den Erhaltungsbedarf zu ermitteln, Checklisten und Begehungsprotokolle liegen vor.
• Bei größeren Maßnahmen wie z. B. Sanierungen werden nachvollziehbare Angebote eingeholt.
• Die Verwaltung verfügt über eigenes technisches Personal oder externe Dienstleister, um die Eigentümergemeinschaft bei technischen Fragen zu beraten.