Digitalisierung hin oder her: In der Immobilienwirtschaft werden die vorgeschriebenen Betriebskostenabrechnungen an Mieter in der Regel nach wie vor per Post versandt.
Rund-um-Service von Datenaufbereitung bis Porto-Optimierung
Wenn Sie Druck und Versand selbst übernehmen, bindet Ausdrucken, Sortieren oder Kuvertieren viele Ressourcen. Dem gegenüber steht die Sorge, sensible (Kunden-)Daten nach außen zu geben, aber auch die Frage, ob Outsourcing wirklich lohnt.
Doch gerade beim Briefversand gibt es viel Einsparpotenziel: Personalaufwand, Materialkosten (Stichwort gestiegene Papierpreise), Lagerhaltung oder Optimierung beim Porto. Deshalb bietet die VRG CURAMUS GmbH den gesamten Prozess aus einer Hand, von Datenzusammenführung bis Postanlieferung. Auch Ihre Daten liegen sicher im eigenen Rechenzentrum „nebenan“.
Der Full-Service beginnt mit der Datenaufbereitung: Sie liefern Daten entweder einzeln an oder im Block und aus Programmen wie Wodis, SAP oder Domus in Ihrem „Wunschformat“. Nun werden Adresspositionierung, Dubletten und Vollständigkeit geprüft. Auch Anlagen wie Heizkostennachweise lassen sich mitschicken und vollautomatisch mit der Abrechnung kombinieren.
Auch beim Druck die Umwelt im Blick
Der Druck erfolgt nach individuellen Service-Leveln, CI-konform, in Schwarz-weiß oder Farbe und umweltbewusst: Bei Druckfarben und Toner-Entsorgung achtet VRG CURAMUS auf „grüne“ Lösungen, und ein Teil des erforderlichen Stroms kommt aus der eigenen Photovoltaikanlage. Dank moderner Kuvertiermaschinen kommt nur das in den Brief, was hineingehört – ein automatisierter Prozess, der auch personalisierte Beilagen in verschiedenen Umschlägen erlaubt.
Und ab geht die Post – mit attraktiven Rabatten
Statt Briefmarke folgt dann die Frankierung per DV-Freimachung. Durch die hohen Versendemengen erhält VRG CURAMUS attraktive Rabatte bei der Deutschen Post und gibt diese an die Kunden weiter. So wird jeder Briefe erheblich günstiger als im „Einzelversand“. Die tägliche Abholung und schnelle Übergabe an die Deutsche Post ermöglichen eine Zustellung der Briefe zumeist am nächsten Tag. So können Mieter rasch informiert und eventuelle Nachzahlungen schneller adressiert und beglichen werden.
Einsparpotenzial überzeugt auch Skeptiker
Fazit: Gerade in der Immobilien- und Wohnungswirtschaft bietet der „Standardprozess Druck und Versand“ im Outsourcing an einen Dienstleister wie VRG CURAMUS viele Vorteile. Neben Portooptimierung und kalkulierbaren, transparenten Kosten überzeugt die Entlastung der Mitarbeiter: Sie können sich auf andere Aufgaben konzentrieren, als Daten prüfen, Briefe kuvertieren oder Briefmarken kleben. Sie sparen – und Ihre Betriebskostenabrechnung kommt trotzdem schnell, datenschutzkonform und kostengünstig an.
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