10 Tipps zur Ausbildung - Klagen Sie noch über fehlendes Personal – oder bilden Sie schon aus?

Von Flensburg bis Berchtesgaden klagen Immobilienverwalter über fehlendes qualifiziertes Personal. Ein Mittel dem entgegen zu wirken ist die eigene Ausbildung von Fachkräften. Dies ist auch bei einer durchschnittlichen Verwaltungsgröße möglich. Die zehn nachfolgenden Tipps können den Start in die Ausbildung erleichtern.

1. Die Willkommensmappe
Stellen Sie die wichtigsten Informationen über Ihren Ausbildungsbetrieb in einer Mappe zusammen, die Sie zu Beginn überreichen. Diese enthält eine Übersicht der Ansprechpartner, die Sicherheits- und Arbeitsschutzregeln, den Ausbildungsplan und Werbematerial Ihres Unternehmens. Denken Sie auch daran, die Leitlinien und Ziele Ihres Unternehmens mit in die Mappe zu packen.

2. Ein Rundgang durch den Betrieb
Nehmen Sie sich Zeit für Ihre „Neuen“: Führen Sie sie durch das Unternehmen, um sie damit vertraut zu machen. Zum Rundgang gehören sowohl die sozialen Räumlichkeiten wie Kantine, Küche, Aufenthaltsraum als auch die Büros und verschiedenen Abteilungen sowie ggf. Keller, Lagerräume etc. Wichtig ist auch, auf die Flucht- und Rettungswege im Unternehmen hinzuweisen. Auszubildende finden sich so schneller zurecht und können erste Aufgaben besser und eigenständig bewältigen.

3. Die Vorstellungs­runde
Den Rundgang durch den Betrieb kann man auch gleich mit einer Vorstellungsrunde kombinieren. Ihre Auszubildenden sollten sich von Beginn an willkommen fühlen. Dies erreichen Sie am besten, indem sich jeder gleich persönlich vorstellt und kurz über seinen jeweiligen Aufgabenbereich informiert. Teilen Sie Ihrem Personal vorab mit, wann dies stattfinden soll, damit sich alle darauf vorbereiten können – und seien Sie gnädig: So ein erster Tag enthält viele Informationen für ­Azubis.

4. Die Einführungs­woche
Um die Integration ins Unternehmen zu erleichtern, empfiehlt es sich, eine Woche zur Einführung einzuplanen: In dieser Zeit durchlaufen Auszubildende alle praxisrelevanten Stationen und können sich so ein Bild machen – vom neuen Arbeitgeber, der Leitkultur des Unternehmens und dem sozialen Umfeld. Vorteil: Die Informationen aus der Vorstellungsrunde lassen sich so vertiefen. Sich auf diese Weise kennenzulernen, ist besser als der Sprung ins kalte Wasser.

5. Rechte und Pflichten
Informieren Sie die Auszubildenden gleich zu Beginn über ihre Rechte und Pflichten. Welche Aufgaben sollen erfüllt werden? Wie sind die Arbeitszeiten geregelt? An wen kann man sich bei Konflikten, Fragen und Unsicherheiten wenden? Wer die Antworten darauf von Beginn an vermittelt, beugt späteren Missverständnissen und Unstimmigkeiten vor.

6. Der Ausbildungspate
Für Auszubildende ist es wichtig, von Anfang an einen festen Ansprechpartner zu haben – z. B. wenn es im Rahmen der betrieblichen Ausbildung oder auch in der Berufsschule Pro­bleme gibt. Als Paten, die dafür zur ­Verfügung stehen können, ­empfehlen sich Mitarbeiter/innen, die den neuen Azubis altersmäßig oder beruflich nahestehen. In den meisten Betrieben übernehmen ältere Auszubildende oder jüngere Mitarbeiter diese Rolle. Der Ausbildungs­leiter oder der Chef sollten es nach Möglichkeit nicht sein.

7. Schulungen
Geben Sie Ihren Auszubildenden vom Start weg das Gefühl, für den Betrieb wichtig zu sein. Vermitteln Sie Wertschätzung. Zusätzliche Maßnahmen zur Weiterbildung in der Lehrzeit erhöhen zum einen die Identifikation mit dem Unternehmen, zum anderen lässt sich damit gezielt an bestehenden Stärken und Schwächen arbeiten. Besonders zu empfehlen sind Schulungen zu den Themenkomplexen Kommunikation und Organisation. Sie kommen im Lehrplan der Ausbildung meist nur wenig zum Tragen. So bieten z. B. die Landesverbände des VDIV Deutschland hierzu Seminare speziell für Azubis in der Immobilienverwaltung an.

8. Perspektiven im ­Unternehmen
Gutes Personal ist derzeit rar in der Verwalterbranche. Umso wichtiger ist es, gute Kräfte – auch die angehenden – im Unternehmen zu halten. Es hilft, bereits im ersten Lehrjahr mögliche Perspektiven für den beruflichen Werdegang im Unternehmen aufzuzeigen. Wie schaut es nach der Ausbildung aus? Ist eine Übernahme angedacht? Wenn ja, in welcher Position? Sprechen Sie mit Ihren Auszubildenden darüber, und fragen Sie nach deren Vorstellungen und Plänen. Zeigen Sie auch Möglichkeiten der beruflichen Fortbildung auf. Die Aussicht auf den Abschluss als Immobilienfachwirt kann zusätzliche Motivation bieten.

9. Feedback
Konstruktives Feedback ist das A und O einer gelungenen Ausbildung. Reden Sie mit Ihren Auszubildenden sachlich über ihre Leistungen und ihr Verhalten im Betrieb. Diese Rückmeldung ist wichtig, um das eigene Können, Wissen und die Fähigkeiten einordnen zu können. Heben Sie insbesondere Stärken hervor und fördern Sie diese. Das Feedback-Gespräch soll die Motivation steigern und Auszubildende persönlich stärken. Bitte denken Sie daran, diese Gespräche regelmäßig zu führen, und vereinbaren Sie immer gleich einen Folgetermin.

10. Außerbetriebliche Aktivitäten
Schaffen Sie ein Umfeld, in dem sich Ihre Auszubildenden und Mitarbeiter wohlfühlen. Aktivitäten wie Weihnachtsfeiern, Betriebssport oder ein Betriebsausflug bieten allen Gelegenheit, sich besser kennenzulernen und sich auch einmal über andere Dinge auszutauschen. Die Integrationen von Auszubildenden und neuen Mitarbeitern vereinfacht sich, und das Betriebsklima wird angenehmer.

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