Ab geht die Post – auf Knopfdruck: Wie Verwaltungen Kundenorientierung und Wirtschaftlichkeit miteinander verbinden.

Mieter und Eigentümer erwarten von ihren Verwaltungen ein umfassendes Serviceangebot. Für Verwaltungen muss dies immer auch wirtschaftlich bleiben. Digitale Kommunikationskanäle und Services machen das heute einfacher als je zuvor. Selbst für den herkömmlichen Briefpostversand gibt es mittlerweile innovative Lösungen, die insbesondere beim Massenversand das Tagesgeschäft deutlich ­entlasten.

Trotz zunehmender Digitalisierung: Die Korrespondenz per Postversand bleibt für Immobilienverwaltungen weiterhin unverzichtbar. Dokumente, wie beispielsweise Abrechnungen, Einladungen zu Eigentümerversammlungen oder Protokolle, müssen ihren Empfängern auch dann zugestellt werden können, wenn diese nicht digital erreichbar sind oder diesem Weg nicht zugestimmt haben. Gerade zur Abrechnungssaison kämpfen Verwalter mit wahren Papierfluten: Wo jedem Wohnungsnutzer spätestens ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums die Heiz- und Betriebskostenabrechnung vorzuliegen hat, bedeuten Druck und Sortierung von Dokumenten, das Kuvertieren, Frankieren und der Versand von Briefen viel personellen Aufwand – für größere Objekte gut und gern einen Arbeitstag und mehr.

Den Prozess verschlanken
Deutlich schneller ist der elektronische Briefversand, wie ihn beispielsweise die Münchner casavi GmbH mit dem Online-Postversand-Modul SmartPost anbietet. Abrechnungen und andere Dokumente werden als PDF erstellt und können automatisch den Empfängern zugeordnet werden. Nun muss nur noch ausgewählt werden, ob die Abrechnung postalisch versandt oder in digitaler Form auf dem individuellen Kundenportal eingestellt und je nach Bedarf mit einzelnen Personen, Gruppen oder ganzen Liegenschaften geteilt werden soll. Durch die Kombination aus digitaler Bereitstellung und klassischer Briefzustellung kann ausnahmslos jeder Kunde erreicht werden. Der Zeitaufwand pro Liegenschaft reduziert sich dabei von mehreren Stunden auf wenige Minuten. Bei der H + B Hausverwaltung GmbH & Co. KG in Bürstadt kommt auf diese Weise der Bürodrucker kaum noch zum Einsatz. Das Unternehmen nutzt casavi im Bereich der Kundenplattform. „Die Benutzerfreundlichkeit hat unseren Service erheblich verbessert. SmartPost spart uns sehr viel Zeit, und es gibt weniger Nachfragen von Eigentümern und Mietern, die ihre Abrechnungen nicht bekommen haben“, so Geschäftsführer Bernd Benz.

Über die Zeitersparnis hinaus
Der automatische Serienbriefversand stellt auch sicher, dass Dokumente elektronisch weiterverarbeitet werden. Das reduziert auf Dauer den Papierverbrauch und die Portokosten. Gerade der Massenversand, beispielsweise von Einladungen zu den jährlichen ordentlichen Eigentümerversammlungen, bietet großes Potenzial, um Material- und Prozesskosten zu senken – Einsparungen von bis zu 90 Prozent der Portokosten sind hier möglich. Darüber hinaus werden so die Auffindbarkeit von Dokumenten und die Nachweisbarkeit des Versands vereinfacht, da der Versandzeitpunkt sowie der Adressat automatisch und lückenlos dokumentiert werden. Zunutze macht sich das die nunovo Immobilienverwaltung GmbH. „Auf diesem Weg erreichen wir 100 Prozent unserer Kunden mit rund 80 Prozent geringeren Portokosten“, so Geschäftsführer Moritz Ertl, der auch bestätigt, dass sich gleichzeitig der Arbeitsaufwand halbiert hat. „So können wir uns mehr Zeit für unsere Kunden nehmen.“

Rechtlich auf der sicheren Seite
Auch beim Versand von Rechnungen sind Immobilienverwalter mit dem elektronischen Briefversand rechtlich abgesichert. Der Gesetzgeber hat schon im Jahr 2011 für klare Verhältnisse gesorgt und die elektronische Rechnung der klassischen Rechnung vollständig gleichgestellt. Datenschutzrechtlich bietet die Lösung von casavi umfängliche Sicherheit und die Einhaltung des Postgeheimnisses.

Foto: Einladungen und andere Dokumente werden als PDF erstellt und können automatisch den Empfängern zugeordnet werden.

Foto: casavi GmbH