Abgehakt!

Wie sich Schadensmeldungen digital verwalten und transparent erledigen lassen, sodass am Ende alle zufrieden sind

Sie gehören nun einmal zum Tagesgeschäft in der Immobilienverwaltung: Schadensmeldung. Die entscheidenden Fragen, die sich dabei stellen, sind: Was ist zu tun? Welchse sind die notwendigen Schritte? Wer ist zuständig, damit man die Sache zum Schluss abhaken kann? Sie lassen sich digital abbilden.

Mieterportal
Ein Beispiel: Im Keller bleibt es dunkel. Vermutlich muss das Leuchtmittel ausgetauscht werden. Das fällt am frühen Abend zuerst Frau Maier aus dem zweiten Stock beim Gang zum Waschkeller auf. Sie ist digital fit und nutzt gerne das von der Verwaltung bereitgestellte Mieterportal. Schnell ist das Formular mit den notwendigen Daten und Informationen zu Objekt und Vorfall ausgefüllt und eingestellt. Da- durch wird automatisch ein Ticket erstellt.

Ticketsystem
Am nächsten Morgen in der Verwaltung fällt der erste Blick ins Ticketsystem: Welche Dringlichkeiten sind seit dem Vortag entstanden? Herr Müller sieht den Vorfall und ordnet die Verantwortlichkeit im Kollegenkreis zu. Gleichzeitig ändert sich der Status im Mieterportal und Frau Maier erhält die Nachricht: „Danke für die Information – wir kümmern uns!“

Tatsächlich kümmert sich Herr Müller selbst darum: Im inter- nen Ticketsystem definiert er die notwendigen Schritte und schreibt den zuständigen Facility Manager an. Hausmeister Krause erhält eine Push-Nachricht über die Service-App auf seinem Handy: „Sie haben eine neue Aufgabe.“ Krause ist am Folgetag sowieso im Objekt, gibt entsprechend Rückmeldung und stellt im Chat noch zwei Fragen. Den Status stellt er auf „In Bearbeitung“.

Cockpit
Inzwischen ist auch Herrn Schneider aus dem dritten Stock aufgefallen, dass das Licht im Keller kaputt ist. Er ruft in der Verwaltung an. Eine Kollegin von Herrn Müller nimmt den
Anruf entgegen. Sie könnte nun selbst den Vorgang aufnehmen und ein Ticket erstellen. Im Cockpit erkennt sie jedoch direkt, dass zu Objekt und Vorfall bereits ein Ticket ange- legt ist. Somit liegen ihr die vollständigen Informationen zu Vorgang und Status vor, und sie kann kompetent Auskunft geben.

Hausmeister Krause wechselt bei seinem Besuch am Folgetag das Leuchtmittel und erfasst das verwendete Material sowie die benötigte Arbeitszeit mit der Service-App. Er füllt den digitalen Arbeitsschein aus und macht ein Foto vom Einsatzort sowie der reparierten Leuchte. Alle Informationen, der unterschriebene Arbeitsschein und die aufgenommenen Bilder wandern automatisch zurück ins Ticketsystem.

ERP-Anbindung
Herr Müller prüft die eingehenden Informationen und schließt die Aufgabe im Ticketsystem ab. Durch die Anbindung der einzelnen Tools an das ERP-System (z. B. DOMUS, RELion oder WODIS) werden die Informationen automatisch dem Objekt zugeordnet und die dazugehörigen Unterlagen über das integrierte Dokumenten-Management-System archiviert. Nachgelagerte Prozesse können einfach angestoßen und Aktivitäten über Reports ausgewertet werden.

Über das Kundenportal ist Frau Meier jederzeit auf dem aktuellen Stand und weiß nun auch, dass das Licht im Waschkeller wieder funktioniert. Abgehakt!