Das Beste aus zwei Welten - Die Kooperation zweier auf die Immobilien­wirtschaft spezialisierter Unternehmen brachte eine sinnvolle Lösung für die Branche hervor: die digitale Schadenakte.

Es gibt Tätigkeiten im Tagesgeschäft eines Verwalters, auf die könnte so mancher gut und gerne verzichten. Dazu gehört gewiss die Aufnahme, Bearbeitung und finale Abwicklung von Schäden an Wohngebäuden – vor allem der besonders leidigen und langwierigen Leitungswasserschäden.

Die erfreuliche Nachricht: Es gibt inzwischen Dienstleister am Markt, die Verwalter hierbei gezielt unterstützen und damit deutlich entlasten können. Bestes Beispiel: die digitale Schadenakte.

Entwickelt wurde sie von der etg24 GmbH als Anbieter einer digitalen Plattform und der VDIV-INCON GmbH als Versicherungsmakler, die nunmehr auf eine fünfjährige erfolgreiche und am Markt fest etablierte Zusammenarbeit zurückblicken. Sozusagen über Nacht realisierten die beiden Unternehmen als Pioniere der Branche eine unternehmensübergreifende Prozesslösung, die auf einem vollkommen neuen Ansatz basiert, der cloudbasierten Plattformlösung fürs Schaden­management.

Transparentes ­Schadenmanagement
Beginnend mit der Meldung eines Schadens am Objekt, die über die Plattform von etg24 erfolgt und ganz nebenbei sicherstellt, dass schon im ersten Schritt alle relevanten Informationen erfasst und somit nichts vergessen werden kann, wird ohne weiteres Zutun des Verwalters automatisch eine Schadenakte erstellt. Ebenfalls automatisiert startet Partner VDIV-INCON das Management des Schadens. Von da an werden alle weiteren Schritte vom Schadenmanager überwacht und organisiert – vom Anruf zur Terminvereinbarung beim Eigentümer oder Wohnungsnutzer über die Beauftragung der Leckage-Ortung und die Einholung von Kostenangeboten für die Sanierung bis hin zur Verhandlung mit dem Versicherer, einschließlich der Kontrolle des Zahlungseingangs zur Schadenbegleichung.

Die Plattformlösung ermöglicht es zugleich, dass sich sowohl der Verwalter als auf Wunsch auch der Eigentümer im Verwalterportal über jeden Schritt der Schadenbearbeitung in Echtzeit informieren kann. Die Integration beider Systeme geht sogar so weit, dass der Verwalter die vom Eigentümer eingereichte Schadenmeldung sowie weitere Unterlagen einfach in die Plattform einstellt und der Management-Prozess sofort startet – übrigens unabhängig davon, über welche Versicherung ein Schaden gedeckt ist und welche Unternehmen für die Sanierung beauftragt werden.

Dies funktioniert nur dank professioneller Schnittstellentechnik für den Datentransfer zwischen etg24 und der VDIV-INCON. Sie sorgt automatisch dafür, dass jedweder Schriftverkehr ohne manuelles Eingreifen eines Mitarbeiters in der digitalen Schadenakte landet – von der Telefonnotiz zum Kontakt mit dem Eigentümer über den Bericht der Leckortung bis zum Wiederherstellungsangebot, von der Rechnungstellung bis zum Zahlungseingang. Gerade für Digitalisierungs-Einsteiger bietet dieser Prozess einen großen Pluspunkt: Als Verwalter muss man für die Erstellung der Akte aktiv gar nichts tun und kann diesen Service nutzen, ohne Vorbereitungen treffen zu müssen: einfach einloggen und loslegen.

Die eigene Dokumentation entfällt
Für Verwalter erübrigt es sich mit der digitalen Schadenakte, eine eigene Dokumentation zu führen. Dennoch sind alle für die Schadenabwicklung erforderlichen Aktivitäten und die oft sehr umfangreiche Korrespondenz transparent belegt – so wird auch für Kunden ersichtlich, welchen Aufwand das Schadenmanagement für Verwalter, Versicherungsmakler und alle weiteren Beteiligten bedeutet. Und genau diese Transparenz ist es, die es überhaupt erst ermöglicht, einen so umfangreichen und zudem in aller Regel schlecht bis gar nicht honorierten Prozess wie die Schadenabwicklung außer Haus zu geben.

Dass eine solche Dienstleistung Expertise erfordert, versteht sich von selbst. Ein großes Team ausgebildeter Schadenmanager sorgt  für geregelte Abläufe und überwacht den gesamten Prozess, wobei dem Verwalter ein fester Ansprechpartner zur Verfügung steht.

Ein solches System zu realisieren, ist nur möglich, wenn zwei Unternehmen gemeinsam ein klares Ziel verfolgen, nämlich Arbeitsabläufe der Immobilienverwaltung einfacher zu gestalten, dabei Zeit und personelle Ressourcen einzusparen und dauerhaft zu entlasten. Dass etg24 und VDIV-INCON damit ganz richtig liegen, hat sich in den letzten fünf Jahren gezeigt: Rund 15 000 Schäden jährlich wickeln die Kooperationspartner über die digitale Schadenakte für Verwaltungsunternehmen in ganz Deutschland ab, mit stark steigender Tendenz. Denn was die Erfahrung auch zeigt: Nicht nur Verwaltungen und ihre Mitarbeiter, vor allem die Eigentümer müssen sich an die neuen technologischen Möglichkeiten erst gewöhnen. Hat man sich damit aber erst einmal vertraut gemacht und folgt den Anweisungen, zeigt sich sehr schnell, wie viel einfacher diese Art der Schadenbearbeitung ist. So komplex und technisch anspruchsvoll das System tatsächlich ist – es funktioniert vor allem im Zusammenspiel des Portals mit sachkundigen Schadenmanagern. Und deshalb bleibt es für die Nutzer so praktikabel und einfach.

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