Gemeinsam mehr erreichen

Wie man den Verwaltungsbeirat in die Beschlussfassung zu anstehenden Sanierungen einbezieht

Ungeachtet der allgegenwärtigen Herausforderungen altert der zu verwaltende Gebäudebestand schier unaufhaltsam. Größere Erhaltungsmaßnahmen sind daher, neben den zum Teil diffus wirkendenden, gleichwohl politisch gewollten energetischen Maßnahmen, inzwischen die Regel. Aufgrund der immensen Kostenstei­gerungen – sowohl im Alltag als auch im Handwerk und der Baubranche – sind bestellte Verwaltungen immer öfter in der besonderen Situation, dass die finanziellen Mittel der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer für zum Teil drin­gend notwendige Maßnahmen nicht ausreichen. Aufgabe der Verwaltung ist es dann, Eigentümern den gesetzlich oder politisch verordneten Handlungsbedarf so schonend zu vermitteln, dass notwendige Beschlüsse zu Umsetzung und Finanzierung herbeigeführt werden können.

Die Rolle des Verwaltungsbeirates

Ein Bindeglied zwischen der Verwaltung und den einzelnen Eigentümern kann hier der Verwaltungsbeirat sein, dessen Kompetenz jüngst durch § 29 Abs. 2 S. 1 Wohnungseigen-tumsgesetz (WEG) um die Überwachungsfunktion erweitert wurde, was hoffentlich seine unterstützende Urfunktion nicht mindert. Gemeinsam mit allen Beteiligten kann er zum bestmöglichen Gesamtergebnis beitragen und wird dies als Miteigentümer in den meisten Fällen auch nicht vollkommen uneigennützig ergebnisorientiert tun. Der Verwaltungsbeirat sollte daher weiterhin primär in seiner unterstützenden Funktion verstanden werden, wenngleich ihm aufgrund der nunmehr gesetzlichen Kontrollfunktion auch dementsprechende Kompetenzen zukommen.

In der Praxis allerdings stellt sich das Gesamtgefüge höchst unterschiedlich dar: Zu den außerordentlich konstruktiv handelnden und deshalb auch in den Verwaltungsbeirat gewählten Miteigentümern kann sich durchaus auch der nur bedingt ergebnisoffene „Systemkritiker“ und Bedenkenträger gesellen, der nicht nur die aufgrund gesetzlicher Vorgaben vorgetragenen Tagesordnungspunkte äußerst kritisch hinterfragt, sondern gleichwohl eigene – teilweise nicht nur gemeinnützige – Anträge formuliert. Verwalter haben sich hinsichtlich der Wahl des Verwaltungsbeirats grundsätzlich mit dem Mehrheitsbeschluss der Eigentümer zu arrangieren, sofern sie ihr Amt fortführen möchten. Je nach Eigentümer­struktur und personeller Ausgestaltung des Verwaltungsbei­rats ist dies dann unterschiedlich stark fordernd.

Die Information der Eigentümer

Damit notwendige Beschlüsse für anstehende Sanierun­gen auch gefasst werden können, empfiehlt sich zunächst eine vollumfängliche Information aller Eigentümer über geplante Maßnahmen und ihre Finanzierung, damit sie alle – ob nun Teil des Verwaltungsbeirates oder nicht – den gleichen Wissensstand haben. Da sich nicht alle Eigentümer gleichermaßen engagiert mit der Thematik befassen wollen oder können werden, ist die Aufberei­tung der Unterlagen gemeinsam mit dem Verwaltungs­beirat zu empfehlen, bei Übermittlung an die Eigentümer am besten mit dem Hinweis, dass sie gemeinsam oder zumindest in Absprache mit dem Verwaltungsbeirat ausgearbeitet wurden. In vielen Fällen sind Eigentümer froh, dass sich jemand aus ihren Reihen schon mit dem Thema beschäftigt hat, und vertrauen dann auch der Empfehlung ihres Beirats – was in der Folge womöglich sogar zur Bevollmächtigung für die Abstimmung führt bzw. auf den bewussten Verzicht, persönlich zur Versammlung zu erscheinen. Dies gilt insbesondere für Maßnahmen, die durch Entnahme aus der Erhaltungsrücklage finanziert werden.

Diskussionen abkürzen

Es lohnt sich, die Stimmenverteilung der erteilten Vollmachten genau im Blick zu haben. Indem seit 2020 vermehrt Gebrauch von Vollmachten gemacht wurde, sind viele Tagesordnungspunkte schon vor der Eröffnung einer Eigentümerversammlung de facto ent­schieden. Das sollte gegenüber den Anwesenden offen kommuniziert werden, um auch einzelne „Bedenkenträger“ über die geringe Sinnhaftigkeit wenig ergebnisrelevanter „Grundsatzdiskussionen“ in Kenntnis zu setzen.

Kommt es in einer ergebnisoffenen Eigentümerversamm­lung zu kritischen Fragen einzelner Eigentümer, kann zunächst auf die allen Eigentümern vollumfänglich zur Verfügung gestellten Unterlagen verwiesen werden. Wo­möglich bringt sich dann auch der bereits in die Vorbereitung eingebundene Verwaltungsbeirat dergestalt ein, dass solche Fragen schneller abgearbeitet werden.

Schon im Vorfeld ausformulierte Beschlussvorschläge führen regelmäßig zu mehr Vollmachten und können auch als Roter Faden für den eventuell notwendigen Meinungsaustausch verstanden werden. Sofern Beschlussvorschläge mit dem Verwaltungsbeirat ausgearbeitet wurden, empfiehlt sich auch hier ein entsprechender Hinweis.

Finanzierung eindeutig regeln

In die Kosten einer Maßnahme ist wegen der allgegen­wärtigen Preissteigerungen und für „Unvorhergesehenes“ eine maßnahmenbezogene Sicherheit einzupreisen und deren Höhe im Beschlusstext auch genau anzugeben. Ein Rückgriff auf diese Sicherheiten kann dann entweder gänzlich der Entscheidungskompetenz des Verwalters, als dessen erweitertes Recht im Sinne des § 27 Abs. 2 WEG, überlassen oder auf Verwendung „nach Rücksprache mit dem Verwaltungsbeirat“ beschränkt werden. Die Be­schränkung der Entscheidungskompetenz des Verwalters auf die Verwendung der Sicherheiten „nach Freigabe des Verwaltungsbeirats“ könnte im Fall eines bedingt gut erreichbaren oder wenig entscheidungsfreudigen Verwaltungsbeirates zu teils kostspieligen Verzögerungen führen. Sinnvoll kann es daher sein, den Verwaltungs­beirat per Rücksprache zwar einzubinden, aber nicht auf dessen Freigabe warten zu müssen. Wie vieles im Tages­geschäft der Immobilienverwaltung ist aber auch dies je nach Liegenschaft und der jeweiligen Stimmungslage individuell zu entscheiden und umzusetzen.