Schritt in die Zukunft - Die passende Software als Wettbewerbsfaktor für große und kleine Verwaltungen

In großen Immobilienverwaltungen gehört die stetig zunehmende Digitalisierung der Arbeitsprozesse schon heute zum täglichen Geschäft. Und auch kleine Hausverwaltun­gen greifen verstärkt auf digitale Lösungen zurück. Sind die Prozesse einmal umgestellt, profitieren sie von schnelleren Bearbeitungszeiten, der Minimierung von Fehlerquellen und einer Optimierung der unternehmensinternen Abläufe. Doch bevor die Umstellung auf Softwarelösungen Früchte trägt, sind Investitionen in technisches Equipment und fachkundi­ges Personal nötig – denn eine digitale Immobilienverwaltung bedeutet weit mehr, als Rechnungen zu scannen und E-Mails zu versenden. Der Grad der möglichen Digitalisierung einer Immobilienverwaltung ist höchst variabel – unterschiedliche Softwarelösungen bieten Unterstützung für nahezu alle Berei­che des alltäglichen Geschäfts: Dabei können die verschiede­nen Sektoren der Verwaltertätigkeit aber auch sukzessive auf digitale Prozesse umgestellt werden.

Digital buchen, mahnen und abrechnen
Die Basisversion der Verwaltungssoftware bilden sogenannte Enterprise-Ressource-Planning-Systeme (ERP-Systeme). Als spezialisierte Lösungen für die Bereiche Buchen, Mahnen und Abrechnen bieten sie eine Vielzahl unterschiedlicher Funktio­nen für das „Kerngeschäft“ der Verwaltungstätigkeit. Dabei lassen sich WEG-Verwaltungen (optional auch mit Sonderei­gentum) ebenso einbinden wie Mietverwaltungen von Wohnungen, Gewerbeeinheiten oder Garagen. Neben einer übersichtlich strukturierten Ist-Buchhaltung beinhalten diese Systeme auch eine Automatisierung des Zahlungsverkehrs. Durch den Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) sowie einer professionellen Auftragsverwaltung lassen sich die Arbeitsprozesse zusätzlich vereinfachen und neue Kapazitäten im Unternehmen schaffen.
 

Geschäftsprozesse zentralisieren
Einen Schritt weiter gehen sogenannte Customer-Relationship-Management-Anwendungen (kurz: CRM-Software). Denn nur etwa 30 Prozent des Arbeitsalltags in Immobilien­verwaltungen gehen auf die oben geschilderten Buchhal­tungsbereiche zurück. CRM-Systeme unterstützen auch bei der Digitalisierung der übrigen 70 Prozent der Verwaltertätig­keit. So ist es mit einer solchen Softwarelösung beispielsweise möglich, alle relevanten Arbeitsabläufe, Aufträge, E-Mails und sonstige für die Verwaltung wichtigen Dokumente in einem zentralen Informationszentrum zu bündeln. Auch die Kommu­nikation mit Eigentümern, Mietern oder Dienstleistern kann den entsprechenden Verwaltungseinheiten zugeteilt werden. Damit sind alle Informationen zu den jeweiligen Wohnanlagen und -einheiten jederzeit vollständig und problemlos auffind­bar. Im Gegenzug erfolgt auch die Kommunikation mit Mie­tern und Eigentümern zentralisiert. So bieten CRM-Systeme nicht nur die Möglichkeit, Serienbriefe an einen gewünschten Personenkreis zu senden. Derartige Programme vereinen bei­spielsweise auch Funktionen zum Adress-Management, zur Kontaktverwaltung und zur Budgetplanung innerhalb der Ver­waltungseinheiten.
 

Direkte Kontakte statt Vermittler position
Bedarfsgerechte Plattformen, die in Ergänzung zu CRM-Lösungen einsetzbar sind, ermöglichen es Verwaltern zudem, ihre „Vermittlerposition“ zwischen unterschiedlichen Interessensgruppen in weiten Teilen ihrer Tätig­keit zu verlassen, indem die entsprechenden Parteien direkt miteinander in Verbindung gesetzt werden können. Sicher, bei Unstimmigkeiten zwischen unter­schiedlichen Parteien einer WEG werden die diplo­matischen Fähigkeiten des Verwalters auch zukünftig gebraucht. Geht es aber darum, einen Wartungs-, Reparatur- oder Servicetermin zu vereinbaren, können beispielsweise Eigentümer beziehungsweise Mieter und Handwerker direkt zur Terminabsprache miteinan­der vernetzt werden. Damit entfällt ein weiterer zeit­aufwändiger und vielfach mühsamer Teil der bisherigen Geschäftspraxis. Auch Handwerkerbeauftragungen bei nötigen Wartungen sind mittlerweile vollständig auto­matisiert möglich: Dadurch reduziert sich nicht nur der Aufwand für den Verwalter, er entlastet sich auch rechtlich, da anstehende Wartungs- und Servicepflich­ten im System hinterlegt und damit nicht mehr ver­säumt werden können.
 

Automatisierung wiederkehrender Prozesse
Mit spezialisierten Softwarelösungen, die auf Basis eines bestehenden CRM-Systems zum Einsatz kom­men, ist es in einem weiteren Schritt schon heute möglich, regelmäßig wiederkehrende Arbeitsabläufe selbsttätig initiieren zu lassen. Sei es die Weiterleitung eingehender E-Mails an den oder die zuständigen Mit­arbeiter anhand eines vorprogrammierten Schlagworts oder die selbsttätige Anlage nötiger Folgeprozesse im CRM-System – ganz ohne das Zutun der Mitarbeiter. Mit einer fortschreitenden Digitalisierung übernehmen moderne Softwarelösungen sukzessive ganze Arbeits­bereiche des alltäglichen Verwaltergeschäfts.
 

Motivierte Mitarbeiter als Schlüssel zum Erfolg
Insbesondere zu Beginn einer erfolgreichen Digitalisierungsstrategie ist es für Immobilienverwaltungen unumgänglich, intensiv in ihre Zukunft zu investieren. Und dies beschränkt sich keineswegs auf das technische Equipment. Ebenso wichtig ist die Fortbildung der Belegschaft. Es nützt nichts, einen Technikexperten einzustellen und die übrigen Prozesse so weiterlaufen zu lassen wie bisher. Ein erfolgversprechender Weg in das digitale Zeitalter ist auch stets mit einer Änderung des grundsätzlichen Arbeitsverständnisses in der bestehenden Belegschaft verbunden. Hierfür bieten sich fachlich fundierte Seminare oder auch Team-Building-Workshops an – ohne ein motiviertes Team, das bereit ist, die neuen Wege mitzugehen, kann die Digitalisierung eines Unternehmens auch mit der besten Technik nicht gelingen.

Wie in anderen Branchen wird es auch in der Immobilienver­waltung immer schwerer, gut ausgebildetes und qualifiziertes Fachpersonal zu finden. Dabei werden kompetente Arbeit­nehmer durch die zunehmende Digitalisierung der Branche nicht weniger wichtig, sondern immer wertvoller. Das bloße „Abarbeiten“ regelmäßiger Tätigkeiten gehört mit guten Soft­wareanwendungen schon bald vollständig der Vergangenheit an. Für die Aufgaben, die nicht automatisch bearbeitet werden können, benötigen Immobilienverwaltungen umso qualifizier­teres Personal, das fachkundig und motiviert arbeitet, ohne sich dabei den Neuerungen der Zeit zu verschließen.

Für die Chefetagen der Immobilienverwaltungen wird es in diesem Zuge immer wichtiger, aktiv um geeignete Arbeits­kräfte zu werben. Starre Kernzeit-Arbeitsmodelle mit Präsenzpflicht und einer Stechuhrmentalität aus Indust­rialisierungszeiten sind Auslaufmodelle, die einer agilen Unternehmensführung weichen. Die moderne, digitali­sierte Immobilienverwaltung lebt von einer vertrauensvollen Zusammenarbeit aller Beteiligten. Dies geht zum einen mit einer steigenden Verantwortung der einzelnen Mitarbeiter, aber zum anderen auch mit einem effektiven Objekt-Controlling einher.
 

Erfolgreiche Digitalisierung als Wettbewerbsfaktor
Auch wenn der Weg in die Digitalisierung selten mühelos beschritten wird und sowohl die Unternehmensführung als auch die Mitarbeiter gefordert sind, sich aktiv mit den Möglichkeiten der technischen Lösungen auseinanderzusetzen, ist der Schritt in das digitale Zeitalter längst kein Luxus mehr, den sich nur große Verwaltungen und Wohnbauunternehmen leisten sollten. Auch für kleine Unternehmen wird die Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse zunehmend zum Wettbewerbsfaktor. Darum ist es auch für Immobilienverwaltungen, die noch nicht mit der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse begonnen haben, an der Zeit, die Lücke zur Konkurrenz baldmöglichst zu schließen. Sind die ersten Schritte getan, wiegen die Vorzüge der digitalen Immobilienverwaltung die Investitionen bei Weitem auf.