Der digitale Arbeitsplatz - Wie man mit einer Vertriebssoftware signifikant Kosten einspart, Daten ­DSGVO-konform managt und auch noch Mitarbeiter glücklich macht.

Mannigfache Software-Angebote diverser Hersteller sind längst im deutschen Verwalteralltag angekommen, und die Digitalisierung ist kein „Trend“ mehr, sondern Teil der Unternehmensstrategie. Eindrucksvoll konnte dies wieder in den Referaten sowie der umfassenden Fachausstellung zum Deutschen Verwaltertag im September 2018 in Berlin erlebt ­werden.

Bei der Vielfalt der Angebote, die in den letzten Jahren entstanden sind, stellt sich nun eine neue Frage: Wie soll mann eigentlich noch den Überblick behalten und den roten Faden für einen gezielten Software-Einsatz in der eigenen Verwaltung finden?

Als Anbieter der gleichnamigen Vertriebssoftware hat Immosolve hierzu einen einfachen Leitgedanken entwickelt: Die Software stellt den digitalen Arbeitsplatz für die Mietverwaltung dar. Alle Abläufe können aus einer Oberfläche heraus intuitiv gesteuert werden. Benötigte Daten und Services werden über Schnittstellen integriert. So können beispielsweise Bonitätsabfragen für Mietinteressenten bei der Schufa aus der Maske von Immosolve heraus angestoßen und den gesetzlichen Bestimmungen entsprechend weiterverarbeitet werden. Auch von mobilen Endgeräten hat man Zugriff auf die Software. Schließlich ist die ­Mietverwaltung ­häufig eben kein Schreibtisch-Job, der digitale Arbeitsplatz aber ortsunabhängig immer dabei.

Fachkräfte gewinnen und binden

Wer heute Arbeitskräfte sucht und an sein Unternehmen binden möchte, muss sich auf sie einstellen. Immer häufiger wird mehr Flexibilität gewünscht – und zwar in Bezug auf die Gestaltung von Arbeitszeiten und Arbeitsort, um beispielsweise Beruf und Familie besser in Einklang bringen zu können. Gar nicht mehr überraschend: Flexible Arbeitszeitmodelle stehen bei Arbeitnehmern heute bereits höher im Kurs als das Gehalt. So schafft der moderne digitalisierte Arbeitsplatz eine wichtige Voraussetzung, um zu motivieren und zufriedenzustellen. Dies sicherlich auch deshalb, weil ja nichts mehr demotiviert als holperige Arbeitsabläufe, die insbesondere wenig anspruchsvolle Routinetätigkeiten unnötig in die Länge ziehen. Das ist aber der Fall, wenn benötigte Informationen mühsam zusammengesucht werden müssen – oder der Ansturm zahlloser Mietinteressenten in gefragten Wohnungsmärkten mit ­herkömmlichem Vorgehen kaum noch zu bewältigen ist.

Prozesseffizienz für zufriedene Kunden

Da moderne Softwaretools auch bezahlt sein wollen, stellt sich die Frage der Finanzierung. Die Lösung: Wo Software Abläufe für alle Beteiligten so effizient und einfach wie möglich gestaltet, lässt sich ganz praktisch Zeit einsparen, die für neue Aufgaben genutzt werden kann. Bis zu 80 Prozent weniger Aufwand erfordert beispielsweise die Nachvermietung, wenn sämtliche Prozesse digital unterstützt werden: die Vermarktung über Immobilienportale, die Erstellung von Exposees, das Interessentenmanagement und die Besichtigungen. Liegt allen Vorgängen zudem ein einheitliches System zugrunde, das über Schnittstellen in die IT der Verwaltung integriert ist, z. B. mit Anbindung an die ERP-Software, entfällt die aufwendige und oft ­fehleranfällige doppelte Datenhaltung. Statt separater Excel-Listen für Interessenten, Selbstauskunftsbögen, Bonitätsabfragen, Fotos und Grundrissen der Objekte wird in der Software alles an einem Ort digital hinterlegt und gepflegt. Alle Zuständigen haben rund um die Uhr Zugriff auf alle Informationen und können sich gegenseitig vertreten. So geht guter Kundenservice durch ein motiviertes Team. Dazu ein paar Beispiele:

Selbst ist der Mietinteressent

Es ist nicht mehr zeitgemäß, Daten von Mietinteressenten einzeln zu erfassen und einzupflegen. Sinnvollerweise ermöglicht es die Vertriebssoftware den Interessenten, ihre Daten selbst in Formulare einzutragen und Dokumente hochzuladen – natürlich über geschützte Protokolle. So landen Kontaktdaten, Informationen zu Beruf und Einkommenssituation, Gehaltsnachweise und Bonitätsauskunft direkt in der Software und können weiterverarbeitet werden.

Vorausschauende Datenhaltung

Digitales Interessentenmanagement macht es heute auch möglich, Personendaten von Mietern oder Interessenten nur an einer zentralen Stelle im Unternehmen zu pflegen. Gespeicherte Personen können Suchprofile anlegen, nach denen ein automatischer Abgleich mit den Wohnungen im Bestand durchgeführt wird (sog. Matching). Geht eine Wohnungskündigung ein, lässt sich aus diesem Pool von Interessenten sofort ein geeigneter Nachmieter ermitteln. Ist die Interessenten-Datenbank ausreichend bestückt, erübrigt sich vielleicht sogar das Online-Inserat. Geeignet erscheinende Mietinteressenten können aus der Software heraus direkt mit passenden Wohnungs­angeboten kontaktiert werden.

Kommunikation per Mausklick

Vermietungsvorgänge folgen eigentlich stets demselben Schema. Entsprechend lässt sich die Kommunikation stark automatisieren, sodass das wiederholte Verfassen stets gleichlautender E-Mails entfällt. Über Text- und Layoutvorlagen, die in der Software hinterlegt werden, lässt sich dies für viele Phasen im Vermietungsprozess einrichten. Interessenten können über sogenannte Feedback-Funktionen kundtun, wenn eine Wohnung gefällt oder ein Besichtigungstermin verschoben werden muss, ohne selbst E-Mails zu ­schreiben.

Digital verbesserter Datenschutz

Die Einhaltung der gesetzlichen Datenschutzbestimmungen kann bei herkömmlicher Arbeitsweise in der Mietverwaltung zur Herausforderung werden. Der sinnvolle Einsatz geeigneter Software kann hier vor unangenehmen Konsequenzen schützen, insbesondere mit Blick auf die strengeren Regeln der DSGVO. Immosolve ermöglicht nicht nur die sichere Speicherung erhobener Daten von Mietern, Interessenten und Mitarbeitern, sondern auch deren fristgemäße Löschung. Die lässt sich auch Software-gestützt protokollieren und im Falle einer Prüfung ohne Weiteres nachweisen. Dies allerdings setzt voraus, dass Daten nicht auch an anderer Stelle im Unternehmen von separaten Tools wie z. B. Excel genutzt werden. Für die Praxis ist daher zu empfehlen, die Datenhaltung auf einen zentralen Ort, also z. B. die Vertriebssoftware, zu konzentrieren. So lassen sich alle Vorgänge, von der Erfassung über die Bewahrung bis hin zur Löschung für alle nachvollziehbar dokumentieren – auch im Rahmen einer Prüfung.

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