Die Crux mit der ­Verbrauchsabrechnung - Ein ganzheitlich digitaler Ansatz verwandelt die Herausforderungen der neuen Energieeffizienzrichtlinie in nutzbare Chancen.

Die Nebenkostenabrechnung ist das jährliche Hauptwerk der Verwalter gegenüber den Eigentümern und Bewohnern. Die Heiz- und Wasserkostenabrechnung ist ein wichtiger Bestandteil davon, wird aber nicht vom Verwalter, sondern durch externe Messdienstleister erstellt und dann der Abrechnung beigefügt.

Mit der Umsetzung der durch die EU novellierten Energieeffizienzrichtlinie (nachfolgend: EED) in deutsches Recht kommen nun wichtige Änderungen in Bezug auf das Auslesen und die Bereitstellung von Verbrauchsdaten auf die Immobilienbranche zu. Die novellierte EED legt unter anderem fest, dass ab 25. Oktober 2020 nur noch fernauslesbare Zähler und Heizkostenverteiler verbaut werden dürfen und Nutzer halbjährlich Zugang zu ihren Verbrauchswerten bekommen müssen. Ab dem Jahr 2022 müssen die Verbrauchswerte sogar monatlich zur Verfügung gestellt werden, und ab 2027 gelten diese Regelungen auch für den Gebäudebestand. Ziel dieser Vorgaben ist es, durch Transparenz und die Sensibilisierung der Bewohner Energie einzusparen und damit die europäischen Energieeffizienzziele zu erreichen.

Mit Submetering entstehen neue Möglichkeiten
Der Markt der Messdienstleister wird seit Jahren von wenigen Anbietern dominiert. Und obwohl die Heizkostenabrechnung als externe Dienstleistung erbracht wird, ist der Vorgang auf Seiten der Verwaltung mit erheblichem Aufwand verbunden: Nach dem Ablesen der Zählerstände und der Übermittlung von Informationen über Mieterwechsel und Kostenstellen muss der Verwalter einige Monate auf die finale Abrechnung des Messdienstleisters warten. Währenddessen ruht der interne Prozess. In der weiteren Folge muss jede Abrechnung kontrolliert und ggf. korrigiert werden, bevor sie versandt werden kann. All das meist mit Stift auf Papier, fehleranfällig und für die Verwaltung sehr zeitaufwendig. Wegen der Vielzahl gesetzlicher und technischer Anforderungen an die Messgeräte und die Abrechnung wird dieses Verfahren von der Immobilienwirtschaft seit Jahren zähneknirschend akzeptiert.

Den Dienstleister wechseln?
Das Vertragsverhältnis zwischen Eigentümer und Messdienstleister ist komplex, da die Vertragslaufzeiten für vermietete Messtechnik, abhängig von den Eichfristen der Zähler, erheblich variieren. Die Aufkündigung des Vertragsverhältnisses ist zwar möglich, aber mit hohen Restwertzahlungen verbunden. Unabhängig davon ist die Abrechnungsdienstleistung jährlich kündbar. Ein Wechsel zu einem anderen Dienstleister wäre also auch kurzfristig möglich. Da ein potenzieller neuer Dienstleister allerdings nicht auf der Hardware des alten Dienstleisters abrechnen kann, scheitert dieses Vorhaben oft an der verbauten Messtechnik. Deswegen geht der Wechsel eines Abrechnungsanbieters in der Regel mit dem Wechsel der Messtechnik einher – oder er findet gar nicht statt.

Der ganzheitlich digitale Ansatz
Ganzheitlich digitale Lösungen, um Messdaten auszulesen, zu plausibilisieren, in einer Plattform zu bündeln und abzurechnen, ermöglichen es, den gesamten Ableseprozess zu vereinfachen und zu automatisieren. Die KUGU Home GmbH beispielsweise hat eine Lösung entwickelt, die es mit bereits vorhandener Messtechnik und vergleichsweise überschaubarem Aufwand ermöglicht, die Heizkostenabrechnung selbst in die Hand zu nehmen. Dafür werden die Daten im Gebäude automatisch gesammelt, aufbereitet und in die integrierte Abrechnungssoftware übertragen. In dieser können Verwalter die Abrechnung der Heizkosten dann selbst vornehmen. Der Aufwand beläuft sich dabei in der Regel auf wenige Minuten pro Abrechnung, was im Unterschied zu den herkömmlichen Prozessen, in denen Koordination und Kontrolle viel Zeit erfordern, deutlich schneller ist. Zusätzlich bietet die eigenständige Erstellung der Abrechnung, ohne die Vermietung der Messtechnik, ein Umsatzpotenzial von 20 bis 35 Euro pro Wohneinheit und Jahr. Ein weiterer entscheidender Vorteil für den Verwalter ist die zeitliche Unabhängigkeit: Weil der Abrechnungszeitpunkt selbst und frei gewählt werden kann, liegt auch die Abrechnung zum gewünschten Termin vor, z. B. rechtzeitig zur Eigentümerversammlung. Da mit Inkrafttreten der EED in vielen Liegenschaften ohnehin neue Funkmesszähler verbaut werden müssen, ist die Gelegenheit günstig, um die Heizkostenabrechnung zukünftig selbst zu erstellen.

Neue Wirtschaftlichkeit
Die ab dem Jahr 2022 geltende Verpflichtung zur monatlichen Bereitstellung der Verbrauchsdaten für Nutzer ist auf herkömmlichem Weg in wirtschaftlich vertretbarer Form nur schwer umzusetzen. Es bedarf digitalisierter Prozesse, um den individuellen Verbrauch automatisiert an die Nutzer auszuspielen. Die Integration solcher Funktionen in bestehende Mieterportale und -Apps bieten zum Beispiel die Unternehmen KUGU und ­casavi im Rahmen ihrer Kooperation an. Dies löst nicht nur das durch die EED entstandene Problem der Bereitstellung von Verbrauchsdaten, sondern erhöht außerdem die Transparenz und Akzeptanz der Heizkostenabrechnung im Generellen. Zudem können Endverbraucher Einsparungspotenziale eigenständig erkennen und nutzen.

Der richtige Zeitpunkt
Keine Frage, die Umsetzung der neuen EED stellt viele WEG-Verwalter vor Herausforderungen. Die allerdings sind mit der richtig eingesetzten Technik leicht zu meistern und bieten zudem die Chance, die Heizkosten zukünftig eigenständig abzurechnen. Zurückgreifen kann die Wohnungswirtschaft dabei auf digitale Lösungen, die den gesamten Prozess vereinfachen und den Schritt in die Selbstabrechnung ermöglichen.

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