Die Mischung macht‘s! - Tipps für eine erfolgreiche digitale Kommunikation

„Wer schreibt, der bleibt, “ heißt es – heute müsste man wohl eher sagen „Wer postet, wird wahrgenommen“. Bei der Entscheidung, über welche Kanäle man als Hausverwaltung mit Kunden und Interessenten kommuniziert, über welche Medien man sein Bild in der Öffentlichkeit steuert und prägt, sind mehrere Faktoren ausschlaggebend: Die verfügbare Technik, die Man- oder Womanpower, die Zeit, die man bereit ist, zu investieren und letztendlich auch das verfügbare Budget, das man für eine zeitgemäße Kommunikation und ihre Verbreitung bereit ist, zu investieren.

Die Pandemie hat die Bereitschaft, die Digitalisierung im eigenen Unternehmen in puncto Kommunikation voranzutreiben zumindest bei uns deutlich beschleunigt. Zoom- oder Teams-Videokonferenzen sind mittlerweile das Kommunikationsmittel der Wahl auch in unserem Betriebsalltag geworden. Unsere traditionelle jährliche Fortbildungsveranstaltung für Beiräte haben wir Mitte 2021 erstmals als gut vorbereitetes und technisch aufwendig inszeniertes Webinar gestaltet. Da es inhaltlich um die Änderungen zum neuen Wohnungseigentumsgesetz ging, haben wir die Aufzeichnung anschließend genutzt und 17 kürzere Videoclips zu vielen relevanten Fragen rund um das Thema produziert und sie auf unserem YouTube-Kanal gepostet.

Auf diese Clips haben wir dann über unsere anderen Plattformen (unsere Website, Facebook und Instagram) hingewiesen, sie mit eigenen kleinen Stories beworben und siehe da: die Klickzahlen und auch die Zahl der Abonnenten für den Kanal steigen stetig.

Erklärvideos als Erfolgsfaktor
Natürlich hängt der Erfolg solcher Medienbeiträge von verschiedenen Faktoren ab: Das Thema muss für die eigene Zielgruppe relevant sein, im Idealfall bietet es Antwor-ten oder Lösungen für eine häufig gestellte Frage. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass kurze Erklärvideos zu Fragen, die in unserem Verwalteralltag immer wieder auftauchen, uns wirklich Arbeit abneh­men, weil wir die Kunden am Telefon oder per E-Mail einfach darauf hinweisen, schnell einen Link verschicken können. Bestes Beispiel ist die aktuelle Unsicherheit der Eigentümer zur Neuberechnung der Grundsteuer: Als die Anrufe und E-Mails immer mehr wurden, haben wir einen Clip im Stil eines Scribble-Videos machen las­sen, auf YouTube hochgeladen und mehrfach von den anderen Kanälen darauf verlinkt. In kurzer Zeit hat dieses Video bereits die magische Grenze von mehr als 1.000 Aufrufen geknackt.

Damit die Clips gefunden werden, sollten die wichtigsten Stichwörter und der Name des eigenen Unternehmens in der Kurzbeschreibung beim Hochladen auftauchen, damit die Suchmaschinen-Algorithmen Angebot und Nachfrage in Verbindung bringen können.

Und zumindest für längere Videoformate achten wir inzwischen auf einige technische Basics:
1.    Sorgfalt bei der Wahl des Hintergrunds: kein überfüllter und unaufgeräumter Schreibtisch, keine hässlichen Bilder an der Wand – lieber ein ruhiges, farblich harmonisches Ambiente, gern mit dem Firmenlogo irgendwo sichtbar.
2.    Gutes Licht ist wichtig – in geschlossenen Räumen arbeiten wir immer mit mindestens zwei Zusatzleuchten (Achtung, dass die sich nicht in den Brillengläsern des Sprechers spiegeln!).
3.    Für den Ton empfehlen wir kleine Funkmikros, da fällt das Problem mit dem störenden Kabel weg.
 

Mitarbeitergewinnung auf Social Media
Social Media hilft auch bei der Suche nach neuen Mitarbeitenden. Je jünger die Zielgruppe, die wir ansprechen wollen, desto weniger geeignet sind die bisherigen klassischen Rekrutierungswege. „Wir brauchen einen Instagram-Account“ forderte eine junge Kollegin, als es um die Suche nach neuen Auszubildenden ging. Und in der Tat: Unser Facebook-Account wird vor allem von einem Publikum 50+ genutzt. Wir haben eine eigene Redaktion gebildet, gleich zu Beginn einen Medienkalender eingerichtet und planen nach Möglichkeit die sogenannten Story- und Feedbeiträge schon ein paar Wochen im Voraus. Wie bei allen Social Media-Kanälen zählt vor allem eine kontinuierliche Bespielung und die Arbeit dafür sollte man nicht unterschätzen! Für den Inhalt gilt: Die Mischung macht’s! Ein bisschen Info, ein bisschen Background der Firma, ein bisschen People-Power (der Faktor Mensch macht den Unterschied) und eine gute Portion Unterhaltung dürfen auf keinen Fall fehlen. Gleichzeitig lebt Instagram aus einem gelungenen Mix aus Fotos, Grafiken und Filmen – sowohl bei den 24-Stunden-Storys als auch bei den sogenannten Posts, die im Feed dauerhaft sichtbar bleiben. Wer sein Bewerbungsverfahren auf der eigenen Website bereits vollständig digitalisiert hat (das heißt, dass Interessenten ihre Unterlagen auf einer Plattform hochladen), der hat bei der Suche nach Mitarbeitenden auf Instagram leichtes Spiel: Eine kleine Story mit einer (möglichst ausgefallenen, gern auch humorvoll gestalteten) Bilderserie oder einem kurzen Videoclip und am Ende einen Link zur Stellenanzeige auf dem eigenen Webportal. Es empfiehlt sich bei Instagram bei der Suche nach Mitarbeitenden immer eine Kombination aus Stories und Posts – die dauerhaft auffindbaren Posts kann man im Business-Account auch bewerben und erzielt damit über einen begrenzten Zeitraum eine größere Reichweite in einem gezielten regionalen Radius.

Das kommt an auf Instagram
Es gibt unzählige Tutorials über die Erstellung eines Instagram-Accounts, das sparen wir uns hier. Wir probieren tatsächlich immer mal wieder unterschiedliche Features aus: Mal ein Reel-Video, mal einen Guide und natürlich regelmäßig Stories und Posts. Auffallend ist: Sobald wir im wahrsten Sinne Gesicht oder Emotionen zeigen, steigt das Interesse. Wir freuen uns über eine neue Auszeichnung? Unsere Follower spenden Likes und gratulieren. Hohe Aufmerksamkeit ernten außerdem kleine Geschichten aus dem Verwalteralltag: Wir lassen ein Gebäude sanieren und haben ein Contecta-Banner ans Gerüst gehängt? Der Kollege bringt ein Foto mit und gleich freuen sich einige Eigentümer und die Handwerksbetriebe, wenn sie die Baustelle wiedererkennen. Wir sanieren eine Tiefgarage? Ein Vorher-Nachher-Foto von den korrodierten und nun frisch sanierten Betonsäulen: Das vermittelt Sorgfalt und Sachkompetenz. Wir lassen die Kellertreppe einer Wohnanlage neu verput­zen? Auch das gibt schöne Vorher-Nachher-Fotos und gleich einen Schwung Likes.
 
Wir haben viel gelernt in der ersten Phase und dabei sind gerade die jungen Kolleginnen ein wertvolles Korrektiv. Erfolg zeigt sich auch daran, ob sie einen Post auf ihrem privaten Account teilen. Auch wenn Instagram viel Aufmerksamkeit verschlingt: Facebook ist weiterhin wichtig und auch wenn wir es selbst nicht immer schaffen: Besser eigene Beiträge machen und nicht einfach von Instagram übernehmen. Und die Website bleibt weiterhin die Visitenkarte für alle, die „schnell mal googeln,“ wenn sie eine neue Hausverwaltung suchen!