Digitalisierung richtig angehen

Die Pandemie hat viele Orga­nisationen zu einem Kickstart in Sachen Digitalisierung gedrängt. Sie wurde so zum Katalysator einer Entwicklung, die lange vorher begonnen hat: der zunehmenden Verschmelzung der analogen mit der digi­talen Welt. Wie in allen gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Bereichen durchdrin­gen digitale Geräte, Dienste, Lösungen, Erwartungen und Erfahrungen von Kun­den, Geschäftspartnern und Mitarbeitern die analoge Welt und verändern diese von außen und innen.
 

Agile Arbeitsformen verlangen neue Kompetenzen
Laut „Digital Workplace Report“ der NetFederation GmbH haben im Jahr 2020 digitale Kanäle das persönliche Gespräch als wichtigste interne (!) Kom­munikationsform in deutschsprachigen Organisationen abgelöst. Zu den aktuel­len agilen Arbeitsformen gehören neben technischen Lösungen vor allem organisatorische und kulturelle Maß­nahmen. Das Fraunhofer Institut für Arbeitsorganisation IAO hat den Wan­del in Richtung neue, flexiblere und reaktionsschnellere Arbeits- und Orga­nisationsformen – Stichwort Agili­tät – untersucht und Parallelen zu einem gesamtgesellschaftlichen Wer­tewandel festgestellt: Arbeits- und Privatleben diffundieren, Selbstbestim­mung und Selbstverwirklichung wer­den immer wichtiger. Folglich gibt es einen Bedarf an Weiterentwicklung von Kompetenzen wie einem generellen Digitalisierungs-Know-how, digitalen Zusammenarbeits- und Führungsfor­men sowie neuen Kommunikations­stilen, wobei Themen wie „duzen“, professionelle Videokonferenzen, Führen und sich Einfühlen auf Distanz u. v. m. im Fokus stehen. Hier sieht ein Großteil der Führungskräfte die Not­wendigkeit, eigene Kompetenzen wei­terzuentwickeln.

Digitalisierung bedeutet auch für Immo­bilienverwaltungen weit mehr als IT, Software, Apps, Geräte unterschied­lichster Art oder vernetzte Systeme wie Smart Home. Digitalisierung führt in allen Bereichen immer auch zu einer Veränderung analoger Strukturen, Abläufe und Ressourcen. Jeder Akteur, jede Organisation muss für sich die Frage beantworten, inwieweit sie diese Veränderungen in ihrem Bereich aktiv gestalten oder nur passiv geschehen lassen wollen.
 

Digitale Modernisierung, Geschäftsmodell und Organisationsentwicklung
In der Arbeitswirklichkeit stehen technische Lösungen nach wie vor im Vordergrund. Laut einer während der Pandemie im Juni 2020 durchgeführ­ten Umfrage unter 189 Unternehmen hatten die allermeisten davon zwar IT-Lösungen inklusive rechtlicher Regelun­gen, die zumindest einen Teil der Arbeit ins Homeoffice verlegbar machen, erfolgreich eingeführt. Jedoch war die Arbeitsstrukturierung – sowohl auf Seiten der Mitarbeiterinnen und Mitar­beiter als auch auf der Führungsebene – ein kaum gelöstes Problem.

Im Kampf um Mitarbeitende sind Arbeitsumfeld und -abläufe ein immer wichtigerer Wettbewerbsvorteil: Vor allem jüngere, digital Affine erwarten flexible, mobile Arbeitsformen in einem analog wie digital modernen Umfeld.

Eine in der Gegenwart und für die nahe Zukunft gut aufgestellte Verwaltung begreift sich als hybride Organisation, die in der digitalen wie in der analogen Welt zuhause ist; sie nutzt die Möglich­keiten aus beiden Welten, um ihre Aufga­ben agil, effektiv und effizient zu erfüllen, schnell und flexibel (re)agieren zu können und ihre strategischen Ziele zu erreichen.

So sollten sich Verwaltungen wie Orga­nisationen generell ein klares Bild machen über

1. den Ist-Zustand mit allen Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken,
2. die Richtung, in die die Organisa­tion steuern soll (Zielbild, Vision mit Meilensteinen) mit kurz-, mit­tel- und langfristigen Zielen (klar definiert und möglichst messbar).

Als Tool für einen pragmatisch gestal­teten, strategischen Modernisierungs­prozess haben sich Business Model Canvas (kurz BMC; nach Osterwalder und Pigneur) durchgesetzt. Ihr Vor­teil liegt darin, dass sich auf einer Lein­wand (Canvas) die wichtigsten Facetten und Faktoren des aktuellen (Ist-) und zukünftigen (Ziel-)Geschäftsmodelles einer Unternehmung klar strukturiert darstellen und gemeinsam in Work­shops entwickeln lassen – ob auf einer physischen Tafel oder digital in einem virtuellen Strategieworkshop.

Je nachdem, wie umfangreich der Stra­tegieprozess gestaltet werden soll, kann die Canvas um eine einfache Skizzierung oder umfassende Beschreibung der Werteversprechen (Value Propositions), Prozesse, Beziehungs- und/oder Kom­munikationsstrukturen ergänzt werden.

Nach der Aufzeichnung des Ist-Zustan­des in einer BMC können vor dem Hintergrund relevanter Trends oder Entwicklungen im Umfeld und Ziel­markt die Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken, Verbesserungs-, Weiterentwicklungs- und Digitalisierungspotenziale in den einzelnen Bereichen analysiert sowie in die Entwicklung einer oder mehrerer Zielbilder überführt werden. Darauf aufbauend werden konkrete organisatorische und technische (Digita-lisierungs-)Maßnahmen entwickelt, mit denen die Ziele erreicht werden können.

Beispiele für Maßnahmen zur digitalen Modernisierung von Immobilienverwaltungen
Ein Maßnahmenpaket sollte darauf hin­wirken, dass für den Betrieb essenzielle Prozesse losgelöst von einer Büroprä­senz aufrechterhalten werden können, sodass im Prinzip alle Büro-Mitarbeite­rinnen und -Mitarbeiter auch außerhalb des Büros arbeiten könnten. Beispielsweise sollten Rechnungen auch von Zuhause gebucht, geprüft und beglichen werden und von außerhalb des Büros auf Adress-, Kontakt-, Kom­munikationsdaten und Dokumente zugegriffen werden können, ohne Akten zu bewegen. Damit würde nicht nur der Pandemie-Resilienz, sondern auch den gewachsenen Anforderungen an flexible und mobile Arbeit insgesamt Rechnung getragen und die Attrakti­vität für potenzielle neue Mitarbeiter gesteigert.

Insgesamt umfasst dieses Maßnahmen­bündel Prozesse von Geschäftsführung, Buchhaltung/Rechnungswesen, Res-sourcenmanagement, Personalführung, Kommunikation/Marketing/Vertrieb, Kundenbetreuung, Organisation der Objektbetreuung, Hausmeister-, Reinigungs-, Handwerksleistungen u. v. m.

Auf Seiten der Kunden könnten als weiteres Maßnahmenpaket digitale Services eingerichtet werden, die es ihnen beispielsweise ermög­lichen, Anfragen an Hausver­waltungen mobil so einfach einzusenden wie Instagram-Posts oder WhatsApp-Nachrichten. Auch könnten Kundenwünsche nach schnellen Rück­meldungen und einem transparenten Nachverfolgen ihrer Anfragen digital besser erfüllt werden.

Last but not least könnten hybride Maß­nahmen zur Verbesserung der Zusam­menarbeit mit Geschäftspartnern, wie etwa den Handwerksbetrieben, geplant werden. Dies hätte Vorteile nicht nur für die Handwerksbetriebe, sondern auch die Immobilienverwalter!

TIPP AUS DER PRAXIS
Entwickeln Sie zuerst eine strategische Vision, mit möglichst klar definierten Zielen und Meilensteinen, anschließend konkrete Maßnahmen und Projektvorhaben, mit denen Sie die Ziele/Meilensteine erreichen können, und suchen Sie dann in einem professionellen Auswahlverfahren nach geeigneten Dienstleistern und (IT-)Lösungen, die Sie für eine erfolgreiche Projektumsetzung benötigen.