Ein Thema für den Datenschutz - Teilvirtuelle Eigentümerversammlungen und personenbezogene Daten

Die Digitalisierung hält Einzug ins Wohnungseigentumsrecht. Welche datenschutzrechtlichen Überlegungen müssen im Zusammenhang mit teilvirtuellen Eigentümerversammlungen angestellt werden? Unserer Ansicht nach kann die Entscheidung der Wohnungseigentümer, die Teilnahme an der Versammlung über das Internet zuzulassen, nur dann ordnungsgemäßer Verwaltung entsprechen, wenn die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eingehalten werden. Unabhängig davon, für welche technische Lösung man sich entscheidet, werden im Rahmen von Online-Treffen bzw. teilvirtuellen oder hybriden Versammlungen personenbezogene Daten wie Namen, Bilder und Stimmen verarbeitet, aber auch inhaltliche Äußerungen. Und selbst ohne Videoübertragung geht es hier um die Verarbeitung großer Datenmengen.

Bei der Planung von Online-Meetings und damit auch zur Vorbereitung eines entsprechenden Beschlusses stellen sich daher viele Fragen: Wer betreibt die Plattform, die die Online-Teilnahme ermöglicht: der Verwalter selbst, ein externer IT-Dienstleister oder ein Online-Dienst? Wo hat der Betreiber seinen Sitz: innerhalb der EU? Wurde mit dem Drittanbieter oder Online-Dienst ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen oder ein Vertrag über die gemeinsame Verantwortung? Kann ein solcher Vertrag unproblematisch geschlossen werden? Werden die Daten sicher verschlüsselt (Ende-zu-Ende-Transportverschlüsselung)? Wie werden die Teilnehmer authentifiziert? Besteht die Möglichkeit, Nutzernamen und Passwörter zu vergeben? Wer kann auf übertragene Daten zugreifen? Wird die Versammlung aufgezeichnet, und kann dies unterbunden werden? Wohin werden Telemetrie- und Nutzungsdaten übertragen? Wie erfolgen Abstimmungen, und wie werden die Ergebnisse dokumentiert?

Können hier noch die Anbieter verfügbarer Tools mit Antworten dienen, sollte man sich für die folgenden Aspekte an den zuständigen Datenschutzbeauftragten oder auch den Autor wenden. Denn nach DSGVO ist Folgendes zu erfüllen:

• Aufnahme des neuen Verarbeitungsvorgangs in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

• Prüfung der Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

• Prüfung der Information nach Art. 13 DSGVO

• Prüfung der Verpflichtung zur Datenschutzfolgenabschätzung

Die erste teilvirtuelle Eigentümerversammlung bedarf sicherlich einiger Vorbereitung, auch in Bezug auf den Datenschutz. Aber es lohnt sich, denn die Vorteile einer solchen Versammlung überwiegen.

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