Eine Chance für ­Gewinnsteigerungen? Zwei süddeutsche Immobilienverwalter erklären, wo sie ansetzen, damit Investitionen in digitale Prozesse positiv zu Buche schlagen.

Kann die Digitalisierung verhindern, dass sich Verwalter arm arbeiten? Dem 6. DDIV Branchenbarometer zufolge stieg die durchschnittliche WEG-Bestandsvergütung seit 2010 real nur um 5,8 Prozent, 2017 schrumpfte sie sogar. „Nicht nur die Margen sind zu gering. Die Aufgaben nehmen jedes Jahr erheblich zu, ihre Vielfalt ist erschlagend und kompetentes Personal schwierig zu bekommen“, sagt Gottfried Bock von der Hausverwaltung Bock GmbH. Seit Jahren lotet der Geschäftsführer aus Metzingen die Möglichkeiten der Digitalisierung aus, als Mitglied des Vorstands des VDIV Baden-Württemberg e.V. und des Kundenbeirats von Haufe führt er zudem viele Gespräche mit Kollegen. „An der Digitalisierung führt kein Weg vorbei“, sagt er. Doch dafür Eigentümer direkt zur Kasse zu bitten, sei schwierig. „Ich erkläre meinen Kunden: Wenn wir Einladungen und Abrechnungen anstatt in Papierform elektronisch versenden dürfen, können wir Kostensteigerungen geringer halten. Das akzeptieren sie.“

Effizientere Prozesse bereiten den Boden

Segensreich wirkt Digitalisierung dort, wo sie Zeit einspart. Die mittlerweile selbstverständliche digitale Kommunikation per E-Mail fällt nicht darunter, denn sie hat Korrespondenzaufkommen und -frequenz drastisch erhöht. Doch es gibt andere Bereiche. „In der Buchhaltung lassen sich mit relativ geringem finanziellen und administrativen Einsatz Abläufe stark optimieren“, so Bock mit Blick auf den integrierten Zahlungsverkehr, der noch nicht überall selbstverständlich ist. Weitere Bereiche sind Informationsverarbeitung und Vorgänge. Für seine Verwaltung war ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) lange zu teuer. Doch als ein Hagelunwetter im gesamten Bestand Schadensfälle auslöste, machte erst das DMS die unzähligen Vorgänge beherrschbar. Heute hat es sich amortisiert. „Wir müssen Belege nicht mehr einzeln zusortieren, greifen mobil darauf zu und sparen uns Autofahrten.“ Hinzu kommt ein weicher Faktor: „Mütter mit kleinen Kindern können von zu Hause aus arbeiten. So halten wir gute Fachkräfte.“

Freiräume statt unproduktiver „Zu-Fuß-Arbeit“

Mit einem digitalen Kundenportal ist Stephan Heufelder unterwegs. „Jedes Dokument, das die Eigentümer online abrufen, spart uns Aufwand und Portokosten“, erklärt der Geschäftsführer der Innova Hausverwaltung GmbH aus Bad Heilbrunn. Mit Technikeuphorie hat das nichts zu tun. „Digitale Prozesse sind dann gut, wenn sie es mir ermöglichen, meine Kunden optimal zu betreuen“, umschreibt der Verwalter seine Strategie. Die Zahl der betreuten Eigentümergemeinschaften wächst stetig. Für Vertrauen sorgen Qualitätsservices wie die umfangreichen Jahresabrechnungen, erstellt mit Hilfe einer sicheren und professionellen Software. „Durch die Automatisierung standardisierter Prozesse kann ich mehr Objekte mit dem gleichen Personal verwalten und mich stärker um die Unternehmensführung kümmern,“ so Heufelder. Bei aller Innovationsbereitschaft – die Kosten der Digitalisierung spürt er natürlich. Diese müsse man bei neuen Verträgen einpreisen. „Wenn die Eigentümer bei uns moderne Komfortservices wie schnelle Push-Nachrichten geboten bekommen und woanders nicht, dann sind sie auch bereit, dafür zu bezahlen.“

Beide Verwalter wollen den digitalen Weg noch weiter gehen – etwa mit Smart Meter Gateways. Momentan benötigt eine Mitarbeiterin der Innova vier Wochen, um die händisch erfassten Zählerstände in die Portale der Versorger einzupflegen. „Die Zusammenarbeit mit Messstellenbetreibern kann uns Verwaltern künftig großen Mehrwert bringen“, sagt Heufelder. Gottfried Bock sieht das genauso: „Durch die Digitalisierung wird diese enorm aufwändige ‚Zu-Fuß-Arbeit‘, deren Kosten Verwalter den Eigentümern bisher nur sehr selten berechnet haben, überflüssig.“

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