Ganz einfach hybrid - Praktikable Lösungen für Eigentümerversammlungen werden derzeit verzweifelt gesucht – und es gibt sie auch.

H ybrid und digital – zwei Begriffe, die aus der heutigen Zeit nicht mehr wegzudenken sind. Auch und gerade wenn es um Eigentümerversammlungen geht, wo sich die rechtskonforme Zusammenführung von vor Ort anwesenden Teilnehmern und online zugeschalteten als Herausforderung meist technischer Art erweist. Wo nun nach praktikablen Lösungen für das Problem gesucht wird, hat facilioo ein Video-Konferenz-Tool entwickelt, das mit zusätzlichen Funktionen eine gute Grundlage dafür bietet, indem es den Versammlungsablauf durch die Automatisierung von Abstimmungen, Auswertungen und grafischen Darstellungen vereinfacht.

Nutzbar ist das Tool für jede Immobilienverwaltung, unabhängig von der eingesetzten Verwaltungs-Software. Bestands-kunden profitieren von noch mehr Effzienz und eingesparter Zeit: Alle Daten aus dem ERP-System stehen zur Verfügung und können für die hybride Eigentümerversammlung genutzt werden.

So funktioniert’s
Mit dem Tool lassen sich hybride Eigentümerversammlungen detailliert vorbereiten. Tagesordnungspunkte werden vorab in die Benutzeroberfläche integriert. Zudem bietet jeder Eintrag mehrere Möglichkeiten, um Bilder, Dokumente und Daten einzufügen. In der Vorbereitungsphase können des Weitere anstehende Abstimmungen geplant werden.

Im nächsten Schritt erfolgt die Einladung der Eigentümer zur geplanten Versammlung – je nach Wunsch, per App, E-Mail oder per Post. Nach Erhalt können die geladenen Eigentümer die Tagesordnung per App abrufen und bereits an Abstimmungen teilnehmen.

An der Versammlung teilnehmen kann man sowohl persönlich vor Ort oder durch Online-Zuschaltung. Die Übertragung erfolgt im Versammlungsraum über einen Monitor oder Beamer, und weil man optional allen Rednern geordnet das Wort erteilen kann, bleibt es bei einem strukturierten und professionellen Ablauf.

Während der Versammlung können Meinungsbilder eingeholt und einzelne Abstimmungen durchgeführt werden. Die Ergebnisse werden nach den zuvor festgelegten Abstimmungsprinzipien automatisiert berechnet und grafisch dargestellt. Die Digitalisierung dieses Prozesses ermöglicht es der Versammlungsleitung, sich gänzlich auf die Anliegen und Fragen der Eigentümer zu konzentrieren.

Die Eigentümerversammlung abschließend wird automatisiert ein Protokoll erstellt, das alle Tagesordnungspunkte, die Abstimmungsergebnisse und weitere Daten zusammenfasst und über die mobile App an alle Teilnehmer versendet. Im letzten Schritt erfolgt die Aufforderung zur digitalen Unterschrift. Ist auch dies erledigt, werden beschlossene Maßnahmen direkt in die Prozessverwaltung von facilioo zurückgespielt.

Rechtliche Grundlagen
Das reformierte Wohnungseigentumsgesetz legalisiert die hybride Form der Eigentümerversammlung. Was alle Online-Teilnehmer jedoch wissen müssen, und darauf muss man sie hinweisen: Die Aufzeichnung einer solchen Versammlung in jedweder Form ist rechtswidrig. Zudem müssen die online Zugeschalteten Sorge für die Einhaltung des Gebots der Nichtöffentlichkeit tragen, sich also in einem nicht öffentlich zugänglichen Raum befinden und die Teilnahme unbefugter Dritter ausschließen.