Goldene Brücken - Eine neue Kooperation ­dreier U­nternehmen ermöglicht die ­schnelle, effiziente und automatisierte ­Abrechnungserstellung.

Wenn kleine und mittelständische Verwalter auf Dauer gegen die Big Player der Branche bestehen wollen, müssen sie ihr Geschäft und ihre Arbeitsweise effizienter gestalten. Hierbei können digitale Lösungen für den einfachen Datenaustausch einen entscheidenden Vorteil bringen. Auch Schnittstellen für die Anbindung innovativer Lösungen helfen, sich im Verdrängungswettbewerb gegen große Verwaltungsgesellschaften durchzusetzen. Um diese digitalen Möglichkeiten einfach nutzbar zu machen und den Aufwand im Erstellungsprozess der Heizkostenabrechnung für Haus- und Immobilienverwaltungen zu reduzieren, haben sich die Unternehmen inteligy, KALO und DOMUS nun zusammengeschlossen. Konkretes Ziel der Kooperation ist es, Effizienzpotenziale zu heben und die Erstellung der Heiz- und Betriebskostenabrechnung drastisch zu beschleunigen. Im Tagesgeschäft von Immobilienverwaltern führt dies nicht nur zu Erleichterungen, auch werden fehleranfällige Prozesse optimiert und automatisiert – ein schnell realisierbarer Effizienzgewinn, aber auch ein weiterer Schritt zur Digitalisierung der Wohnungswirtschaft und um deutschlandweite Standards für den Datenaustausch zu setzen.

Bisher ein mühsames Geschäft
Ohne digitale Hilfsmittel ist die Erstellung der Heiz- und Betriebskostenabrechnung sehr aufwendig: Für ein Objekt mit beispielsweise 50 Wohneinheiten nimmt sie in der Regel ein bis zwei Tage in Anspruch. Das ist dem analogen und wenig effizienten Arbeitsprozess geschuldet: Beginnt der Verwalter mit den Vorbereitungen für die Abrechnungserstellung, muss er zunächst alle relevanten Unterlagen sammeln. Dazu zählen Verträge und die bisher eingegangenen Rechnungen für Brennstoff oder Wartungsleistungen. Auch alle Einzelbuchungen müssen händisch überprüft werden. Kommt eine Software zum Einsatz, muss nun der ARGE-Austausch beziehungsweise der E898 für das verwaltete Objekt integriert werden. Treten hier Ungereimtheiten auf, müssen die Daten einzeln überprüft und im schlimmsten Fall von Hand eingegeben werden. Erst wenn all diese Schritte erfolgt sind, kann ein Dienstleister die Heizkostenabrechnung für den Verwalter erstellen. Liegt ihm diese schließlich vor, muss sie noch gedruckt, manuell sortiert und an die Wohnungsnutzer verschickt werden. Ein sehr kostenintensiver und zeitraubender Prozess, den die neue Kooperation deutlich vereinfachen wird.

In Zukunft schnell und einfach
Wesentlicher Baustein für den innovativen Prozess ist das Smart Meter Gateway (SMGW), die zentrale und hochsichere Kommunikationseinheit für die Immobilie. Sie sorgt dafür, dass die Verbrauchszähler für Strom oder Gas fernauslesbar und damit zu intelligenten Zählern (Smart Meter) werden. Zudem können über das SMGW auch die Verbrauchsdaten funkauslesbarer Heizkostenverteiler sowie Wärmemengen- und Wasserzähler in der Immobilie gebündelt versandt werden. So sind die Daten aus Smart- und Submetering jederzeit abrufbar, ohne dass die Liegenschaft betreten werden muss.

Möchte der Verwalter nun den Abrechnungsprozess starten, versendet er die Nutzerdaten sowie die sonstigen umlagefähigen Kosten der betreffenden Liegenschaft einfach auf Knopfdruck aus dem DOMUS-System an KALO. Zeitgleich liefert der Energieversorger inteligy die fernerfassten Energiedaten zum Stichtag 31.12. an den Messdienstleister. Die Ablesung der Verbrauchswerte vor Ort durch die Hausverwaltung entfällt. Auf Basis der Energieverbrauchsdaten von inteligy sowie der via SMGW abgerufenen Submetering-Daten erstellt KALO innerhalb von 24 Stunden die Heizkostenabrechnung. Die finalen Abrechnungsdatensätze werden dank digitaler Schnittstellen ohne Medienbrüche direkt zwischen der Verwaltungssoftware und dem Messdienstleister ausgetauscht und eingespielt.

Der Verwalter muss die Abrechnung samt zu sortierender Anhänge nur noch ausdrucken und versenden oder ggf. in seinem Kundenportal online stellen – womit dann sogar der Aufwand fürs Kuvertieren und die Portokosten entfallen. Der gesamte Prozess zur Erstellung der Heiz- und Betriebskostenabrechnung dauert so nur noch zwischen ein und zwei Stunden – eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis. Die Zusammenarbeit bietet Verwaltern eine in sich geschlossene, effiziente Prozesskette: Von der Energielieferung über die Erstellung der verbrauchsorientierten Heizkostenabrechnung bis hin zur digitalen Daten- und Liegenschaftsverwaltung im ERP-System optimiert sie den gesamten Workflow und reduziert den für die Liegenschaftsverwaltung erforderlichen Aufwand deutlich.

Wohnungswirtschaft digital
Die digitale und automatisierte Abrechnungserstellung ist ein wichtiger Baustein auf dem Weg zur Digitalisierung der Wohnungswirtschaft. Als Gründungsmitglieder der AG Digitalisierung des VDIV Deutschland verfolgen inteligy, KALO und DOMUS das oberste Ziel der Arbeitsgemeinschaft: deutschlandweite Standards für den Datenaustausch in der Immobilienbranche zu definieren und die Wohnungswirtschaft auf die Zukunft vorzubereiten. Letztlich geht es darum, die Digitalisierung der Branche voranzutreiben und Nutzern mit dem voll integriertem Ansatz mehr Zeit für ihre Kerntätigkeit zu verschaffen.

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