In Zukunft vollautomatisch - Lässt sich auch die Verwaltung von Mietkautionen digitalisieren?

Die Verwaltung von Kautionen ist mit erheblichem Aufwand verbunden und dazu für Verwalter eine mehr oder weniger lästige Pflicht. Rund zwei Millionen Kautionen werden in Deutschland verwaltet. Für jede einzelne fallen zahlreiche Verwaltungsvorgänge an: für die Anlage, das Mahnwesen, die Zinsberechnung, die Inanspruchnahme, die Auszahlung und so weiter. „Erst wenn all diese manuellen Arbeitsschritte automatisiert werden, reduziert sich auch der Aufwand. Daher ist eine moderne Kautionsverwaltung vollautomatisch“, so Franz Wieczorek. Als Kundenbetreuer der Aareal Bank kennt er sich aus mit den Belangen der Immobilienverwaltung, insbesondere wenn es um die Entlastung von ressourcenintensiven Standardaufgaben durch die Automatisierung von Prozessen geht.

Herr Wieczorek, wie sieht eine solche Automatisierungslösung idealerweise aus?

In einer optimalen Systemlösung sind sämtliche betriebswirtschaftlich notwendigen Funktionen hinterlegt – und das, wo immer möglich, als automatisierte Workflows. Da wir uns schon seit vielen Jahren mit dem Thema beschäftigen, wissen wir, dass eine Software, die die Verwaltungsprozesse durchgehend automatisiert, die beste Lösung ist. Sie muss also die Kautionsbuchhaltung, -kontoführung und das Electronic Banking intelligent miteinander verknüpfen. Verwalter haben die Wahl, sich das Leben mit einer ERP-integrierten oder einer systemunabhängigen ­Version zu erleichtern. Je nachdem, wie sie aufgestellt sind.

Wie genau sieht eine solche systemunabhängige Variante aus?

Dabei handelt es sich um eine Rechenzentrumslösung. Sämtliche Informationen werden auf unserem Server vorgehalten. Wir gewährleisten die Datensicherung und garantieren, dass für den Nutzer kein Aufwand für Wartung oder Software-Updates entsteht. Mit Hilfe einer intuitiven, webbasierten Oberfläche greifen die Anwender auf die Daten zu und nehmen hier sämtliche Vorgänge der Kautionsverwaltung vor. Die Software macht dabei viele manuelle Prozesse überflüssig, indem etwa Kautionseingänge automatisiert zugeordnet und Zinsen berechnet werden. Auch der Schriftverkehr wird für den kompletten Lebenszyklus der Kautionen in allen gängigen Formaten automatisiert. Der größte Vorteil aber ist, dass der Anwender jederzeit und ortsungebunden vollständige Transparenz über alle Umsätze und Vorgänge bei der Kautionsverwaltung hat.

Wie ist die Aareal Bank eigentlich insgesamt aufgestellt zum Thema Kautionen und deren Verwaltung?

Wir wollen uns als Komplettanbieter für Mietsicherheiten innerhalb der Wohnungswirtschaft etablieren. Mit der Übernahme eines marktführenden Online-Vermittlers für Mitkautionsbürgschaften stärken wir unsere Marktposition und bauen gleichzeitig weiteres Know-how in den Bereichen digitaler Vertrieb und Online-Marketing auf.

Was empfehlen Sie, wenn Wohnungsunternehmen vor der Entscheidung stehen, die Kautionsverwaltung über Einzelkonten oder über ein Treuhandsammelkonto vorzunehmen?

Eine allgemeingültige Empfehlung kann ich hier nicht geben. Diese Entscheidung ist maßgeblich von den internen Prozessen des Wohnungsunternehmens abhängig. Ein Treuhandsammelkonto verschlankt die Kontostruktur und ermöglicht es durch die Vergabe von virtuellen Kontonummern, dass jede Kaution beziehungsweise Transaktion zuzuordnen ist. Trotzdem kann es für Verwaltungsunternehmen sinnvoll sein, Kautionen auf Einzelkonten zu verwalten. In diesem Fall ist jedes Konto mit dem Namen des Kautionsgebers verknüpft, sodass beispielsweise die Bank Teile der Korrespondenz mit dem Kautionsgeber übernehmen kann. Unsere elektronische Kontoverwaltung lässt daher sowohl den einen als auch den anderen Weg zu.

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