Keine Angst vor der Technik

Online-Eigentümerversammlungen sind die Zukunft der Branche, und der Umgang mit Hard- und Software lässt sich erlernen.

Corona ist an vielem schuld, auch daran, dass viele Verwaltungen umdenken mussten, z. B. wenn persönliche Treffen nicht möglich waren und Zoom, Teams & Co. ins Tagesgeschäft Einzug halten mussten. Seit mehr als zwei Jahren hat die Branche nun Erfahrungen gesammelt im Umgang mit den verschiedensten Produkten für Online-Meetings. Der vorübergehenden anfänglichen Schockstarre, in der Verwaltungen mit den neuen Anforderungen überfordert waren oder hofften, der Spuk ginge bald vorüber, folgte operative Hektik. Viele Kollegen scheuen die moderne Technik und die Möglichkeiten der Digitalisierung aber noch immer – aus verschiedensten Gründen.

Eine Investition in die Zukunft

Das Angebot an geeigneter Hard- und Software wächst stetig – und zu Recht stellen sich viele Verwaltungen die Frage, ob sie denn jetzt auch noch unter die Veranstaltungstechniker gehen müssten. Klare Antwort: Jein! Dabei geht es vor allem um die richtige Einstellung zum Umgang mit technischen Herausforderungen. Wir sollten nämlich endlich erkennen, dass Tools, die Online-Meetings ermöglichen, zum Alltag gehören, wir damit effizienter arbeiten können und uns viel Zeit sparen. Oft sind online geführte Debatten ergebnisorientierter, was nicht nur Kosten spart, sondern auch die Nerven der Geschäftsführung und Beschäftigten schont.

Die Auseinandersetzung mit der Vielfalt verfügbarer Systeme ist daher gut investierte Zeit in die Zukunft des eigenen Unternehmens. Dazu sollte im ersten Schritt der eigene Bedarf eruiert werden, nicht ohne die Belegschaft mit ins Boot zu holen. Wer schlummernde Techniktalente weckt, profitiert davon.

Schritt für Schritt in die Online-Praxis

Um Eigentümerversammlungen online durchzuführen, braucht man in der Regel standardisierte Hardware, u. a. Headset, Kamera, Lautsprecher, sowie eine gut funktionierende Software. ERP-Anbieter, mit denen man ohnehin schon zusammenarbeitet, haben dafür meist Kooperationspartner, sodass sich die erste Hürde, die oft fehlende zwischen Online-Versammlungs-Tool und ERP-System, nehmen lässt. Ist hierfür eine gute Lösung gefunden, gilt es, sich auszuprobieren: Die erste Online-Eigentümerversammlung lässt sich mit Personal, im Team oder mit anderen Verwaltungen simulieren, auch der Umgang mit Querulanten und Störern üben. Für den Schritt in die Praxis sollte man zunächst eine kleine und möglichst umgängliche Eigentümergemeinschaft wählen, der man sich so als moderner Dienstleister zeigt. Der Software-Anbieter kann dies gerne begleiten, zumal auch für viele Eigentümer der Umgang mit der
Technik Neuland sein kann – Fehler dürfen passieren.

Der Veranstaltungsort

Zu prüfen ist auch, ob die Konferenztechnik in den eigenen Räumlichkeiten aufgerüstet werden muss, oder ob eventuell Räume in Partnerunternehmen, Hotels oder Co-Working-Spaces genutzt werden können. Immer mehr Hotels verfügen über gute bis sehr gute Konferenztechnik und die nötige Internetbandbreite. Warum selbst in Technik investieren, die nur selten gebraucht wird? Da die Kosten für angemietete Konferenzräume und die Ausstattung von der Eigentümergemeinschaft zu tragen sind, kann man sie auch in ihrem Namen buchen, eventuell gleich mit einem zusätzlichen Techniker. Die Verhältnismäßigkeit muss aber gewahrt sein, und die Gemeinschaft sollte vorab einen rechtssicheren Beschluss zur Durchführung und den Kosten gefasst haben.