Nur der konkrete Nutzen zählt. - Digitalisierung und digitale Transformation – schön und gut, aber was hat man denn wirklich davon?

Bringt Digitalisierung mich wirklich weiter in meinen Arbeitsroutinen und bei meinen Anliegen – oder geschieht Digitalisierung nur um ihrer selbst willen? Streng am Nutzen, und zwar sowohl innerhalb der Immobilienverwaltung als auch in der Kommunikation mit externen Akteuren, orientiert sich das Kunden-Portal von ABILITY. Seine Entwicklung basiert auf den folgenden Ausgangsfragen: Wie ist das Kommunikationsverhalten von Mietern und Eigentümern? Wann und wofür brauchen sie Ansprechpartner? Wie lassen sich Daten, Dokumente oder Schadensmeldungen transferieren? Wie kommen Investoren zu ihren Kennzahlen und Berichten – Dienstleister zu ihren Aufträgen?

Die Servicequalität steigern
Auch die Immobilienverwaltung hat ihre Schmerzpunkte und wünscht, dass Anliegen und Aufgaben konzentriert und effzient erfüllt werden. Gelingt dies nachvollziehbar und in angemessener Zeit mit dem gewünschten Ergebnis, steigt die Servicequalität und führt zu Zufriedenheit bei allen Beteiligten. Beim dezentralen und mobilen Arbeiten in Niederlassungen oder im Homeoffce sowie mit knappem Personalschlüssel ist dies nicht immer leicht zu gewährleisten. Entscheidend ist deshalb der Einsatz der richtigen Tools und Hilfsmittel, damit Digitalisierung echten Nutzen stiftet.

So kennt das KundenPortal beispielsweise weder Bürozeiten noch Wochenenden. Es ist 24/7 für Anliegen, Fragen, die Aktualisierung von Daten, Bereitstellung und Abruf von Dokumenten offen. Ein Ampel- bzw. Ticketsystem macht nachvollziehbar, in welchem Bearbeitungsstatus sich eine Anfrage befindet, und es ist über Browser und App geräteunabhängig zu erreichen.

Die Verwaltung wiederum kann sich fokussiert und geplant um Anliegen kümmern. Denn die Möglichkeit zur digitalen Kommunikation reduziert die Zahl der Anrufe während der Bürozeiten und schafft so gute Voraussetzungen, um strukturiert und konzentriert zu arbeiten. Die Bereitstellung von Informationen funktioniert auch in die Gegenrichtung: Dokumente, Anfragen und Rückmeldungen können Empfängern über das KundenPortal zur Verfügung gestellt werden. Das gilt sowohl für allgemeine Bekanntmachungen als auch für individuelle oder vertrauliche Informationen.

Die Schnittstellenproblematik umgehen
Dabei integriert das KundenPortal die komplette Systemlandschaft. So können Sachbearbeiter Dokumente und Daten über Schnittstellen aus jedem System hinzuziehen bzw. im KundenPortal aufrufen. Die Bearbeitung erfolgt dabei immer im originären System. So entstehen keine zusätzlichen Dateivarianten oder -versionen. Die Rechtevergabe über ein Rollensystem stellt zudem sicher, dass vertrauliche Daten ausschließlich den Verantwortlichen zugänglich sind.

Durchdachter Service und transparente Kommunikation lassen manchen Ärger gar nicht erst entstehen. Hinzu kommt: Wer kommuniziert, führt und steuert die Prozesse. Das gilt innerhalb des Unternehmens und der Immobilienverwaltung, aber auch für die Wahrnehmung über die externen Kanäle zu Mietern und Eigentümern, Investoren oder Dienstleistern. Und wer es den Stakeholdern mit intelligenten Tools einfach macht, hat den Vorteil auf seiner Seite.