Online-Versammlungen - Dos and Dont’s im digitalen Raum

Teams, Webex, Zoom – nach zwei Jahren mit wenig analoger, dafür vielfacher Online-Präsenz sind Tools und Abläufe im Berufsleben geläufig. Doch Stolperfallen gibt es immer noch. Gerade im Bereich der Versammlungen. Was ist zu tun – und was zu lassen?

Am Anfang steht die Technik. Nutzen Sie ein Tool, das für Ihren Gebrauch sinnvoll ist und mit dem Sie sich auskennen. Ein Technik-Check ist vor jeder größeren Versammlung Routine: Steht die Internetverbindung? Funktionieren Kamera und Mikro? Wird der Bildschirm übertragen?

Bildschirm und Licht
Nutzen Nutzen Sie am besten zwei Bildschirme, sodass Sie auf dem einen Ihre Präsentation zeigen können und auf dem anderen Darstellung: Hinter Ihnen sollte sich kein Fenster und auch sonst keine Lichtquelle befinden – sonst ist Ihr Gesicht nur schlecht zu erkennen. Positionieren Sie die Lichtquelle am besten frontal, sodass ihr Gesicht gut ausgeleuchtet ist. Die Kamera sollte von guter Qualität und möglichst auf Augenhöhe ausgerichtet sein. Achten Sie bei der Kleidung darauf, dass sie kameratauglich ist, das bedeutet: Vermeiden Sie kleingemusterte Oberteile. Diese sorgen in der Übertragung für ein unangenehmes Flimmern. Bei Frauen kommt hinzu, dass der Ausschnitt bei einer leicht erhöhten Kamera anders wirkt und mit Bedacht gewählt bzw. im Kameratest überprüft werden sollte.

Der Hintergrund
Bei den Hintergründen gibt es immer wieder Erstaunen und Irritationen. Deshalb sorgen Sie als Versammlungsleiter für einen professionellen Hintergrund bei sich und Ihren Mitarbeitenden. Sollten Sie ohne digitalen Hintergrund arbeiten, achten Sie darauf, dass hinter Ihnen keine offenen Regale mit Akten oder private Bilder stehen. Bei einem digitalen Hintergrund wirkt es professionell, das eigene Logo und die Hausfarbe einzubinden. Denken Sie daran, dass die Gestaltung so ist, dass sie für den Betrachter nachzuvollziehen ist, wenn jemand davorsitzt. Alternativ zu den beiden Formen gibt es noch die Möglichkeit, den Hintergrund unscharf zu stellen.  Kleiner Tipp: Passen Sie die Auswahl des Hintergrundes Ihrer Zielgruppe an. Die Zeiten, in denen es unterhaltsam war, Bilder von Palmen oder Büroflächen einzustellen, sind vorbei. Rein technisch ist es übrigens sinnvoll, vor möglichst einfarbigem Hintergrund zu sitzen, da Sie sich so gut abheben und der eingeblendete Hintergrund klarer dargestellt wird.

Die Rollen
Um sich selbst auf die Inhalte konzentrieren zu können, ist es hilfreich, einen sogenannten Tech-Host zu haben. Dieser ist ohne Bild und Ton zugeschaltet, kann aber auf technische Fragen antworten und sich um Details kümmern. Sollte aufgezeichnet werden oder müssen Zeithinweise gegeben werden, ist auch dies die Aufgabe des Tech-Hosts. Stört jemand durch Hintergrundgeräusche, ist es sein Job, die Mikrofone stummzuschalten. Je nachdem, wie routiniert der Mitarbeitende ist, kann der Tech-Host auch das Protokoll übernehmen. Bei großen Versammlungen ist eine Moderationsvergabe im Sinne der An- und Abmoderation, der technischen Fragestellungen und der Etikette sinnvoll und hilfreich.

Etikette
Bitten Sie alle Anwesenden, ihre Kamera anzuschalten. Nur so können Sie die für die erfolgreiche Durchführung der Versammlung notwendigen Signale wie die Mimik als Rückmeldung auf das Gesagte wahrnehmen. Inzwischen fast selbstverständlich, dennoch relevant: Weisen Sie darauf hin, dass immer nur der Sprechende sein Mikrofon an hat und alle anderen es stumm stellen. Das hilft nicht nur bei der Konzentration, sondern ist höflich und verhindert Widerhall. Klären Sie vor Beginn der Versammlung, dass Handzeichen über die entsprechende Funktion des Tools gegeben werden und ob Fragen über die Chatfunktion oder direkt gestellt werden sollen. Wenn Sie den Chat als Funktion nutzen, muss ein Mitarbeitender diesen kontrollieren und auf eingegangene Fragen hinweisen.

Weitere Tipps
■ Schalten Sie die Kamera erst an, wenn Sie selbst präsent und nicht mehr abgelenkt sind. Ein leerer Stuhl wirkt irritierend und wenig einladend, eine noch diskutierende oder arbeitende Person unaufmerksam.

■ Interagieren Sie, beziehen Sie die Teilnehmenden mit ein, sprechen Sie die Menschen direkt an – das ist online sogar einfacher, da der Name eingeblendet ist. Falls nicht, weisen Sie zu Beginn darauf hin, dass jeder seinen Klarnamen eingibt. Sie und Ihre Mitarbeitenden sollten zusätzlich Ihre Funktion bzw. Position vermerken.

■ Denken Sie an eine Pause und kommunizieren Sie diese konkret. Bei einigen Tools lässt sich ein Countdown einstellen, sodass jeder Teilnehmende sieht, wie viel Zeit für die Versammlung oder aber für die Pause noch bleibt. Das spart Zeit und Diskussionen.

■ Nutzen Sie Befragungs-Tools, so können die Teilnehmenden Ihnen und anderen zusätzlich Feedback geben.

■ Auch im digitalen Raum gibt es Gruppenräume und Whiteboards. Auch, wenn Sie diese bei Versammlungen nicht einsetzen - nutzen Sie die Möglichkeiten bei Workshops.

■ Und wie sonst auch gilt: gerade sitzen, lächeln, kurze Sätze, etwas reduziertes Sprechtempo

■ Wichtig ist die inhaltliche und technische Abmoderation.

Und denken Sie immer daran: Online-Versammlungen sparen Raummiete, Catering und Anfahrtszeiten. Außerdem signalisieren Sie die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens und erhöhen den Professionalisierungsgrad.