Packen wir‘s an! Digitalisierung – allein das Wort ist schwer zu begreifen. Finden wir uns damit ab: Wir leisten hier nur Pionierarbeit, sozusagen als Fähnlein Fieselschweif der Digitalisierung.

Indem wir E-Mails nutzen, haben wir noch nicht wirklich etwas bewegt in Sachen Digitalisierung, das ist mittlerweile landläufig. Für die meisten Verwalter ist der Begriff Digitalisierung inhaltlich so wenig eindeutig zu fassen wie er geradezu inflationär benutzt wird. Fakt ist aber, dass wir hinter dieses so vielschichtige und umfassende Thema noch lange keinen Haken machen können. Wir fangen gerade erst an und sind weit davon entfernt, irgendwo anzukommen. Als Pioniere der Digitalisierung, zumindest unserer Branche, sind wir lediglich Wegbereiter, die Weichen stellen für zukünftige Entwicklungen der Immobilienverwaltung.

Das bei Verwaltern oft zwanghafte Prinzip, Dinge eilig zu erledigen, um sich schnell der nächsten Aufgabe widmen zu können, ist hier nur anwendbar, wenn wir begreifen, dass wir dieses Thema wohl dosiert angehen müssen – weil sonst nichts mehr funktioniert, oder weil wir sonst nichts mehr verstehen, oder weil unsere Kunden uns sonst nicht mehr verstehen. Aber schauen wir mal genauer hin:

Wohnungsübergaben

Nutzerwechsel sind in der Mietverwaltung an der Tagesordnung und machen einen Großteil unserer Arbeitsprozesse aus: Mit Eingang der Kündigung und der Bestätigung an den Mieter werden in der Regel Besichtigungen des Mietgegenstandes gefordert, um zum Beispiel notwendige Schönheitsreparaturen zu identifizieren. Im nächsten Schritt – vor Rückgabe der Schlüssel – sind die ausgeführten Arbeiten zu überprüfen. Steht der neue Nutzer bereits fest, so ist der Mietgegenstand erneut zu übergeben und sein Zustand protokollarisch ­festzuhalten.
Für diesen Klassiker der Mietverwaltung bietet der Markt bereits digitale Lösungen, die die Protokollierung von Wohnungsübergaben und -abnahmen erheblich erleichtern. Wenn die Schnittstellen sauber definiert sind, kann auf einem Tablett der Wohnungsbestand (Größe, Ausstattung etc.) bereits vorinstalliert mitgenommen werden und der Zustand der Wohnung kann vor Ort in Wort und Bild sauber dokumentiert werden. Längst können digitale Übergabeprotokolle auch digital unterschrieben und den Vertragsparteien dann sofort per Mail zur Verfügung gestellt werden. Ob und inwieweit auch der professionalisierte Hausmeister in Wohnungswechsel mit eingebunden wird, ist Ermessenssache. Gemeinsam genutzte Programme erleichtern diesen Schritt jedenfalls erheblich. Wer in diesem Bereich noch keine digitalen Hilfsmittel nutzt, sollte sich schleunigst auf dem Markt umsehen: Er bietet bereits sinnvolle Unterstützung, die einiges vereinfacht.

Baumaßnahmen

Wer für Kunden bei größeren Baumaßnahmen die Eigenschaft des Bauherrn übernimmt, hat sich natürlich längst mit einem leistungsfähigen Mobiltelefon oder einem Tablett ausgestattet, um die Baudokumentationen vor Ort vornehmen zu können. Der Markt bietet bereits einige Tools, die zwar für Bauleiter und Architekten gedacht sind, aber auch Verwaltern in Bauherrnfunktion ­hervorragende Dienste leisten.

Verbrauchsdatenermittlung

Die rechtzeitige Ermittlung der Zählerstände zu Jahresbeginn ist ausschlaggebend für die Einhaltung unseres Zeitplans in den folgenden Monaten. Korrekt müssen die Daten erfasst und möglichst zeitnah verarbeitet werden. Werden hier Fehler nicht vermieden, gerät der ganze Zeitplan erheblich ins Wanken. Es gibt mittlerweile Anbieter am Markt, die Apps zur Verfügung stellen, mit denen sich Zählerstände nicht nur in Bild und Wort sehr einfach aufnehmen, sondern auch gleich an das Versorgungsunternehmen zur Abrechnung weiterleiten lassen. Dass dieser Prozess heute nicht mehr vor Ort stattfinden muss, ist kein Geheimnis. Die Übertragung digitaler Daten verschlankt auch hier die Prozesse. Ein Gespräch mit dem zuständigen Messdienstleister kann ­wegweisend sein.

Über diese Aufgabengebiete hinaus bieten auch die Kommunikation mit den Kunden, das Rechnungswesen und die Belegprüfung viel Potenzial für die Transformation in digitalisierte Prozesse. Gelingt dies sinnvoll, geordnet und nachvollziehbar, werden Kundenzufriedenheit, Rentabilität und Effizienz steigen – der dafür erforderliche Zeitaufwand allerdings wird sinken. Letztlich kommt es nicht darauf an, wo wir beginnen, denn es gibt wirklich sehr viel zu tun. Am Anfang steht immer die Notwendigkeit, digitalisierbare Prozesse zu identifizieren, zu analysieren und nach Wegen zu suchen, sie neu zu gestalten. Was hilft, ist die Konzentration auf ausgewählte Bereiche, deren Veränderung man hinreichend Zeit widmet. So machen auch Sie die Digitalisierung zu Ihrem Meisterstück.

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