Papierlos? Viele Prozesse lassen sich heute schon rein digital abbilden. Und doch stapeln sich überall noch Aktenordner.

Im Zusammenhang mit der treuhänderischen Verwaltung von Immobilien entstehen unterschiedliche Arten von Dokumenten, z. B. Protokolle oder steuerrelevante Unterlagen wie Rechnungen, die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen können. Abgelegt werden sie in Aktenordnern, sortiert nach Objekt und kategorisiert nach Stammdaten, Buchhaltung, Versammlungen – teils sogar noch Schriftverkehr. Sind solche Ordner erst einmal angelegt, müssen sie auch revisionssicher aufbewahrt werden, um den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Verwaltung – und natürlich auch der Buchführung – zu entsprechen. Alle so entstehenden Ordner im Bereich der WEG-Verwaltung gehören per se der Eigentümergemeinschaft. Ihre Vernichtung – zu welchem Zeitpunkt auch immer – muss daher von ihr explizit beschlossen werden, solange im Verwaltervertrag keine entsprechenden Regelungen getroffen ­wurden.

Das papierlose Büro
Anders verhält es sich, wenn solche Ordner gar nicht erst entstehen, weil sich der Verwalter für die papierlose Dokumentenablage entschieden hat. Ein vollständig papierloser Prozess lässt sich dann realisieren, wenn Dokumente direkt nach ihrem postalischen Eingang gescannt und in ein revisionssicheres Archiv überführt werden. In deutschen Verwaltungen ist dies nach wie vor eine seltene Ausnahme, denn es ist ein weitverbreiteter Irrtum, dass regelmäßige Back-ups auf einer externen Festplatte der revisionssicheren Aufbewahrung gleichkommen. Hierfür müssen nämlich Kriterien erfüllt werden wie Unveränderbarkeit, Versionierbarkeit, Verfügbarkeit etc., was nur durch das richtige Zusammenspiel von Soft- und Hardware zu gewährleisten ist.

Revisionssicherheit
Mit einem Dokumenten-Management-System in der Cloud lassen sich kostenintensive Investments in Hardware umgehen. Natürlich ist der Einsatz eines solchen Systems erst dann richtig sinnvoll, wenn auch die Bestandsdaten in digitaler Form an gleicher Stelle abgelegt und deren Attribute, also beispielsweise Objektnummer und Datum, sauber gepflegt werden. Kein Mitarbeiter sollte bei der Suche nach einem Dokument darüber nachdenken müssen, ob es auf einem Fileserver, in einer Anwendungssoftware oder in einem physischen Ordner abgelegt sein könnte. Ein Dokumenten-Management-System sollte idealerweise immer den Datenbestand des gesamten Unternehmens abbilden, weswegen es auch als ECM-System (Enterprise Content Management) bezeichnet wird. Die Cloudlösung d.velop documents by letterscan kann beispielsweise heute schon alle Dokumente aus Haufe-Produkten oder Portallösungen wie casavi verwalten und verfügbar machen.

Digitalisierung und Migration
Die Digitalisierung von Altakten und die Migration digitaler Unterlagen sollte am besten durch einen Dienstleister erfolgen. So kann zum einen ein dokumentierter Scanprozess nachgewiesen werden, zum anderen sind auch große Mengen an Dokumenten in kürzester Zeit digitalisierbar, ohne im Tagesgeschäft all zu lange zu fehlen. Die Kosten dieser Dienstleistung sind umlagefähig, weil die Dokumente ja der WEG gehören. Geht es nur um die Digitalisierung, nicht um die Vernichtung, ist auch keine Beschlussfassung erforderlich: Wie eine Verwaltung ihre Prozesse anlegt, bleibt ihr nämlich selbst überlassen. Und dass die analoge Variante nicht mehr auf der Höhe der Zeit ist, wird kaum jemand anzweifeln.

Ein Dokumenten-Management-System ermöglicht es, ein Dokument in verschiedenen virtuellen Ordnern zur Verfügung zu stellen, ohne Kopien davon erzeugen zu müssen. Das Dokument selbst ist somit in allen Akten dasselbe und wird lediglich verlinkt. Eine digitale Notiz auf einem Dokument ist jederzeit für alle Zugriffsberechtigten sichtbar, unabhängig davon, in welchem Bearbeitungszustand es sich befindet.

Im Unterschied zur herkömmlichen digitalen Ablage liegt ein revisionssicher abgelegtes Dokument nur einmal im ECM-System. Damit sind die Anforderungen des Datenschutzes erfüllt, und das Risiko der Doppelablage oder der Bearbeitung einer falschen Version entfällt. Auch die Vergabe von Dateinamen spielt keine Rolle mehr: Jedes Dokument wird eindeutig einer Dokumentenart zugewiesen und mit Attributen versehen, die vor der Implementierung des Systems individuell festgelegt werden können. Für Branchen wie die Immobilienverwaltung bieten cloudbasierte ECM-Systeme wie d.velop documents by letterscan meist schon Standardaktenpläne an. Jedes Dokument ist nach der Ablage im System vollständig durchsuchbar, was Suchanfragen deutlich vereinfacht – auch bei der Rechnungsprüfung: Über die Volltextsuche werden sowohl in einem PDF als auch im ECM-System selbst in einem Suchvorgang immer gleich der Beleg und der dazugehörige Kontoauszug angezeigt, ohne dass es einer vorherigen Sortierung der Belege bedarf.

Was aber geschieht mit den gescannten Papierdokumenten, die im Tagesgeschäft keine Bedeutung mehr haben? Müssen sie vollständig aufbewahrt werden? Die klare Antwort lautet: Nein – wenn auch viele Anwälte, Unternehmensberater und leider sogar Steuerberater Unsicherheit schüren, indem sie die Aufbewahrung in Papierform als einzig revisionssichere Option nennen. Dass dies nicht mal den Auflagen des Finanzamts selbst standhält, zeigt sich, sobald man auch nur eine einzige Rechnung auf elektronischem Wege erhält. Ein steuerlich relevantes Dokument ist immer in der Form aufzubewahren, in der es dem Unternehmen zugeht. Der Ausdruck eines Rechnungs-PDF zur Archivierung ist also unzulässig.

Abkehr von Gewohnheiten
Ein Grund für die schleppende digitale Archivierung von Dokumenten liegt sicherlich auch im Festhalten an bereits überkommenen Vorgehensweisen. So werden zur Vorbereitung von Belegprüfungen nach wie vor relevante Unterlagen wie Kontoauszüge und Buchungsnachweise in Papierform aufgehoben und sortiert, einfach weil prüfende Eigentümer es seit jeher so gewohnt sind. Vergütet wird dieser Aufwand in den seltensten Fällen. Zwar dürfen Eigentümer ihre Belege jederzeit einsehen, in welcher Form ihnen die Dokumente unterjährig oder zur Belegprüfung zur Verfügung gestellt werden, liegt aber im Ermessen des Verwalters. Der Einsatz eines ECM-Systems ermöglicht es nun, die Beiräte gar nicht mehr persönlich ins Büro bitten zu müssen.

In den letzten Jahren ist die Akzeptanz der digitalen Abbildung von Verwaltungsprozessen merklich gestiegen. Lediglich die Vernichtung von Dokumenten treibt so manchem Immobilienprofi noch immer den Schweiß auf die Stirn. Der Grund: Gesetzlich ist dieses Vorgehen nicht eindeutig geregelt und auch eine WEG-Reform wird diese Lücke nicht vollständig schließen. Dazu vorliegende Gutachten und Empfehlungen kann die Bewertung des Einzelfalls durch einen sachkundigen Dienstleister ergänzen. Entscheidend ist in jedem Fall, ob die Digitalisierung von Dokumenten ein Haftungsrisiko birgt oder negativen Einfluss auf die Qualität der Verwaltung hat. Dies kann verneint werden. Im Gegenteil: Die Verwaltung wird transparenter, flexibler, schneller und zudem rechtskonform; Mitarbeiter werden entlastet und die Servicequalität steigt. Das Beste aber: Selbst wenn nicht alle Kosten auf die WEG umgelegt werden können, wird sich die Investition in die Zukunft durch die eingesparte Zeit innerhalb weniger Monate amortisiert haben.

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