Saisonauftakt - Welche Neuerungen haben ­Verwaltungen bei den kommenden ­Eigentümerversammlungen zu beachten?

Das zum 1. Dezember 2020 in Kraft getretene Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) hat auch in Bezug auf die Versammlung erhebliche Änderungen gebracht. Der Verwalter, der die Versammlung nach § 24 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) einzuberufen hat, muss bereits bei der Einberufung (Ladung) Dinge neu beachten, um formelle Beschlussmängel zu vermeiden.

Die Ladungsfrist
Bekanntlich wurde die regelmäßige Ladungsfrist in § 24 Abs. 4 WEG von zwei auf drei Wochen verlängert. Der Verwalter muss die Ladungen so rechtzeitig versenden, dass sie unter Berücksichtigung der gewöhnlichen Beförderungszeiten, d. h. „unter normalen Umständen“, spätestens drei Wochen vor dem Versammlungstag bei den Eigentümern eingehen.

Beispiel: Versammlungstermin ist Freitag, der 21. Mai 2021. Da nach § 187 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) der Tag des Zugangs der Ladung beim Eigentümer bei der Fristberechnung noch nicht mitgezählt wird, muss die Ladung so versandt werden, dass unter gewöhnlichen Umständen mit einem Zugang beim Eigentümer spätestens am Donnerstag, dem 29. April 2021, zu rechnen ist. Die Frist beginnt dann am 30. April 2021 zu laufen und endet gemäß § 188 Abs. 2 BGB am 20. Mai 2021.

Von der Ladungsfrist des § 24 Abs. 4 S. 2 WEG kann durch Vereinbarung abgewichen werden. Das bedeutet, kürzere oder längere Fristen in der Gemeinschaftsordnung sind vorrangig zu beachten, wenn sie nach dem 30. November 2020 getroffen wurden (Neuvereinbarungen).

Für von der dreiwöchigen Frist abweichende Vereinbarungen, die vor dem 1. Dezember 2020 getroffen wurden (Altvereinbarungen), regelt § 47 WEG, dass sie nur dann dem neuen WEG vorgehen, wenn ein entsprechender Wille aus der Vereinbarung deutlich hervorgeht. Im Zweifel gilt aber das neue Recht, d. h. die Ladungsfrist beträgt drei Wochen (§ 47 S. 2 WEG). Das Ergebnis dieser Auslegung der Altvereinbarungen ist nicht in allen Fällen klar.

Gibt die Gemeinschaftsordnung lediglich die Gesetzeslage wieder, die zum Zeitpunkt galt, als die Vereinbarung getroffen wurde, besteht kein hinreichend deutlicher Wille, vom neuen WEG abzuweichen; es gilt dann § 24 Abs. 4 S. 2 WEG in der Fassung des WEMoG. Dabei muss man aber beachten, dass bis zum 30. Juni 2007 die gesetzliche Ladungsfrist nur eine Woche betrug und erst danach zwei Wochen. Das führt zu folgender Differenzierung:

Beispiele: In einer Gemeinschaftsordnung aus dem Jahr 2006 ist eine einwöchige Frist vorgesehen. Da diese damals dem Gesetz entsprach, gilt seit dem 1. Dezember 2020 die Frist von drei Wochen. Stammt die Gemeinschaftsordnung hingegen aus dem Jahr 2008, bedeutet eine darin vereinbarte Ladungsfrist von einer Woche eine Abweichung von der damals geltenden Gesetzeslage (zwei Wochen). Bei objektiver Betrachtung diente das dem Ziel, eine kurzfristige Ladung zu ermöglichen. Dieser objektive Wille dürfte auch im Rahmen von § 47 WEG den Ausschlag geben, weshalb von einer Fortgeltung der kurzen Ladungsfrist auszugehen ist.

Verallgemeinernd lässt sich sagen, dass Ladungsfristen in Gemeinschaftsordnungen fortgelten, wenn sie kürzer sind als jene, die das WEG seinerzeit vorsah. Ladungsfristen in Gemeinschaftsordnungen, die länger sind als jene, die das WEG vorsah, als die Vereinbarung getroffen wurde, gelten demgegenüber nur dann fort, wenn sie auch über die dreiwöchige Frist des neuen Rechts hinausgehen; denn bei ihnen lässt sich nicht mit der erforderlichen Sicherheit ein Wille feststellen, unter dieser neuen gesetzlichen Frist bleiben zu wollen. Anders ist es, wenn die Frist über drei Wochen noch hinausgeht, z. B. vier Wochen oder einen Monat beträgt. Dann sprechen die besseren Gründe für eine Fortgeltung dieser längeren Frist.

Aufhebung der Regelungen über die Beschlussfähigkeit
Deutlich gewichtiger als die Verlängerung der Ladungsfrist ist die Aufhebung von § 25 Abs. 3 und 4 WEG a. F. über die Beschlussfähigkeit. Künftig ist jede Versammlung beschlussfähig, sofern mindestens ein stimmberechtigter Wohnungseigentümer anwesend oder vertreten ist.

Mit dem Fortfall der Regelung über die Beschlussfähigkeit ist auch die Regelung über die Zweitversammlung obsolet geworden. Daher sieht das Gesetz auch nicht mehr die Pflicht vor, nach § 25 Abs. 4 S. 2 Halbs. 2 WEG a. F. in der Ladung darauf hinzuweisen, dass die Versammlung ungeachtet der Höhe der vertretenen Anteile beschlussfähig ist.

Allerdings sollte jedenfalls in die Ladung zur ersten Versammlung nach neuem Recht ein solcher Hinweis aufgenommen werden, um die Wohnungseigentümer mit der neuen Rechtslage vertraut zu machen. Dafür spricht der Zweck, den der Hinweis nach altem Recht hatte: Die Eigentümer sollten gewarnt werden, dass ihr Fernbleiben von der Versammlung zu Minderheitsentscheidungen führen kann, damit sie möglichst zahlreich erscheinen. Die Ladung sollte daher einen deutlichen Hinweis enthalten.

Formulierungsvorschlag:
Das seit dem 1. Dezember 2020 geltende WEG hat die Regelungen über die Beschlussfähigkeit der Versammlung abgeschafft, weshalb künftig jede Versammlung ohne Rücksicht auf die Höhe der repräsentierten Anteile beschluss­fähig ist.

Da das neue Recht auch im Hinblick auf die Beschlussfähigkeit abdingbar ist, ist es zulässig, in Neuvereinbarungen Regelungen über die Beschlussfähigkeit vorzusehen. Sind solche in Altvereinbarungen enthalten, kommt es für die Fortgeltung wieder auf § 47 WEG an.

Auch hier gilt, wie bei den Ladungsfristen, dass bloße Wiederholungen des alten Rechts nichts an der Geltung des neuen ändern. Zumindest als Faustformel lässt sich ferner sagen, dass Vereinbarungen, die im Vergleich zu § 25 Abs. 3 WEG a. F. die gleiche Tendenz haben wie das neue Recht, keine Geltung mehr haben. Verfolgen sie aber die gegenläufige Tendenz, gelten die Altvereinbarungen zur Beschlussfähigkeit fort.

Beispiele: Die Gemeinschaftsordnung sieht vor, dass die Versammlung beschlussfähig ist, wenn die erschienen Eigentümer mehr als die Hälfte der Miteigentums­anteile vertreten. Diese in der Praxis nicht selten anzutreffende Regelung erleichtert die Beschlussfähigkeit im Vergleich zu § 25 Abs. 3 WEG a. F., weil auch vom Stimmrecht ausgeschlossene Eigentümer bei der Errechnung des Quorums mitzählen. Da das neue Recht die gleiche Tendenz hat (Erleichterung der Beschlussfassung in der ersten Versammlung), ist ein Abweichungswille i. S. v. § 47 WEG zu verneinen; es gilt das neue Recht. Setzt die Gemeinschaftsordnung hingegen das Quorum herauf, z. B. auf zwei Drittel, verfolgt die Vereinbarung eine gegenläufige Tendenz und gilt fort.

In manchen Gemeinschaftsordnungen ist vorgesehen, dass jede Versammlung beschlussfähig ist, die Ladung aber einen entsprechenden Hinweis enthalten muss. Diese Hinweispflicht besteht nicht fort, weil sie in Altvereinbarungen vor dem Hintergrund des alten WEG erfolgt ist und nicht mit der notwendigen Gewissheit festgestellt werden kann, dass diese Hinweispflicht auch ohne die Geltung des § 25 Abs. 3 und 4 WEG a. F. vereinbart worden wäre.

Nachweis der Vertretungsmacht
Der neue § 25 Abs. 3 WEG sieht vor, dass Vollmachten zur Vertretung von Eigentümern in der Versammlung der Textform bedürfen. Die Frage, wer als Vertreter in Betracht kommt, regelt das neue Recht nach wie vor nicht. Insoweit gilt die alte Rechtslage fort, nach der grundsätzlich jeder als Vertreter in Betracht kommt, etwas Abweichendes aber vereinbart werden kann. Entsprechende Vertreterklauseln sind weit verbreitet und gelten fort.

Das alte WEG sah für die Vollmachten kein Form­erfordernis vor. Allerdings konnte jeder auf der Versammlung Anwesende wegen § 174 BGB grundsätzlich verlangen, dass sich ein Vertreter durch eine Vollmachtsurkunde legitimiert, was unter der Geltung dieser Norm eine Originalurkunde meinte. Das führte dazu, dass eine Legitimation durch Kopien oder E-Mails nicht ausreichte und der Vertreter zurückgewiesen werden konnte.

Das neue Recht lässt es genügen, wenn sich der Vertreter durch ein Dokument legitimiert, das der geforderten Textform entspricht. Eine Zurückweisung nach § 174 BGB kommt nicht mehr in Betracht. § 126b BGB regelt die Anforderungen an die Textform. Erforderlich ist eine auf einem dauerhaften Datenträger abgegebene, lesbare Bevollmächtigung, in der die Person des Vollmachtgebers genannt ist. Ein dauerhafter Datenträger muss es dem Empfänger dieser Erklärung ermöglichen, eine da­rauf befindliche Erklärung so aufzubewahren oder zu speichern, dass sie ihm während eines für ihren Zweck angemessenen Zeitraums zugänglich ist. Ferner muss sie geeignet sein, die Erklärung unverändert wiederzugeben. Neben Kopien und Ausdrucken von Vollmachtsurkunden erfüllen auch E-Mails diese Anforderungen.

Aus der Tatsache, dass nunmehr das Gesetz ein Form­erfordernis statuiert, folgt, dass es Aufgabe des Versammlungsleiters ist, sich von der Existenz einer formgerechten Vollmachtsurkunde zu überzeugen. Einer formgerechten Bevollmächtigung bedarf es richtiger Ansicht nach auch dann, wenn es um die Vertretung unter Miteigentümern geht. Das Gesetz macht insoweit keine Ausnahme, weshalb auch ein Ehegatte eine Urkunde benötigt, wenn er den anderen, dem die Wohnung mit gehört, vertreten möchte.

Gerade in den Gemeinschaften, wo bislang eine Kontrolle von Vollmachtsurkunden nicht durchgeführt wurde, z. B. weil weder der Versammlungsleiter noch die Eigentümer von dem Recht aus § 174 BGB Gebrauch gemacht haben, ist es wichtig, die Eigentümer vor der Versammlung auf die geänderte Rechtslage hinzuweisen. Das kann durch einen entsprechenden Hinweis in der Ladung wie folgt ­geschehen:

Formulierungsvorschlag:
Das seit dem 1. Dezember 2020 geltende WEG sieht in § 25 Abs. 3 vor, dass sich Vertreter in der Versammlung durch eine Vollmachtsurkunde legitimieren müssen, die den Anforderungen der Textform (§ 126b BGB) genügt. Diese Regelung gilt auch bei Vertretung von Miteigentümern, z. B. Ehegatten, untereinander. Als Versammlungsleiter ist der Verwalter verpflichtet, die Existenz einer solchen Urkunde zu überprüfen.

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