Software muss kompatibler werden Wie Kooperationen zu praktikablen Lösungen für die Immobilienwirtschaft führen.

Durch die Digitalisierung sind sämtliche Bereiche der Lebens- und Arbeitswelt vernetzt wie nie zuvor. Die Industrie 4.0 verbindet Menschen, Maschinen und Daten und bündelt sie zu komplexen Einheiten, durch die zentrale Prozesse und Vorgänge erheblich vereinfacht werden können. Der digitale Wandel ist eine Chance für mehr Innovation, Produktivität und Effizienz. Auch die Verwalterbranche ist mit all ihren Arbeitsbereichen betroffen – und es gibt noch viel zu tun.

Dass die Digitalisierung inzwischen auch bei Hausverwaltern angekommen ist, zeigt eine Umfrage des VDIV unter 400 Verwaltungsunternehmen, die im Herbst 2019 durchgeführt wurde: Demnach setzen mehr als ein Viertel der Verwaltungen digitale Technologien bereits in mehreren Anwendungsbereichen ein. Bei betriebsinternen Prozessen ist die Branche noch deutlich weiter: 97 Prozent der Befragten gaben an, dass Kundenkommunikation und Schriftverkehr ganz oder in Teilen digital stattfinden, knapp 80 Prozent haben ihre Stammdaten in digitaler Form abgelegt. Für den Einsatz professioneller Verwaltungssoftware ist die Unternehmensgröße allerdings noch immer ein entscheidender Faktor: Etwa 80 Prozent der Immobilienverwaltungen mit über 400 Wohneinheiten nutzen Softwarelösungen für ihr alltägliches Geschäft – bei kleineren Unternehmen sind es lediglich 58 Prozent.

Mit dem Digitalisierungsgrad steigt der Nutzen
Verwaltungsunternehmen mit hohem Digitalisierungsgrad registrieren der Umfrage zufolge eine erhebliche Entlastung im Arbeitsalltag, die mit einer Reduktion der Kosten einhergeht. Weiterhin geben sie an, dass positive Effekte auf die Kundenzufriedenheit spürbar sind. Unternehmen, deren Digitalisierungsbemühungen noch am Anfang stehen, stellen derartige Vorzüge nur bedingt fest. Dies lässt den Schluss zu, dass die positiven Auswirkungen der Digitalisierung mit einem zunehmenden Digitalisierungsgrad ansteigen. Dabei ist insbesondere die Einführung der Digitalisierung in die alltäglichen Geschäftsabläufe mit Kosten verbunden. So ergab die Umfrage, dass Verwaltungsunternehmen durchschnittlich knapp acht Prozent ihres Jahresumsatzes für die Bereiche IT und Digitalisierung aufwenden. Doch auch hier sind große Unternehmen weniger betroffen als kleine Verwaltungen: So investieren 30 Prozent der umsatzstärksten Unternehmen der Immobilienbranche weniger als ein Prozent ihres Jahresumsatzes in Maßnahmen zur Digitalisierung.

Bei der Integration und Nutzung neuer Technologien stoßen Verwalter allerdings trotz ihrer Investitionsbereitschaft immer wieder auf Hürden. Als größtes Problem machten die Befragten fehlende Schnittstellen zwischen verschiedenen Enterprise-Resource-Planning-Systemen (ERP-Systemen) und externen Programmen aus.

Startschuss für die AG Digitalisierung
Diese Problematik fußt in erster Linie auf der Vielzahl unterschiedlicher Software- und PropTech-Unternehmen, die der Branche verschiedene Lösungen für mannigfaltige Einsatzgebiete anbieten. Die Technologien sind komplex, das Angebot ist kaum zu überblicken, und die Entscheidung für einen Software-Anbieter führt nicht selten dazu, dass bestimmte Lösungen anderer Anbieter schwer in das bestehende System integriert werden können. Um dies zu ändern, hat das Software-Unternehmen DOMUS gemeinsam mit dem VDIV und anderen beteiligten Branchenvertretern im Jahr 2017 die AG Digitalisierung ins Leben gerufen. Ziel war es, eine gemeinsame Datenaustausch-Plattform für ERP-Systeme und Dienstleister zur Standardisierung des Datenabgleichs zu schaffen. Heute gehören der AG neben Herstellern von ERP-Systemen und Dienstleistungsunternehmen der Verwalterbranche auch  Start-ups im Immobilienbereich sowie Hausverwaltungen an. Unabhängig von der bestehenden Konkurrenzsituation bekundeten alle Mitglieder ihren Willen zur Etablierung eines einheitlichen Branchenstandards. In diesem Rahmen konnte eine technische Machbarkeitsstudie finanziert werden. Zur Enttäuschung aller Beteiligten hat diese Ende 2019 ergeben, dass sich das große Ziel, eine einheitliche, standardisierte Datenaustausch-Plattform unterschiedlicher Systeme zu etablieren, zeitnah nicht erreichen lassen wird. Die technischen Hürden zwischen den unterschiedlichen Systemen sind dafür momentan schlichtweg zu hoch.

Schnittstelle für den Stammdatenexport
Dennoch wird die AG Digitalisierung ihr Ziel nicht aus den Augen verlieren: Es soll Verwaltern zunächst künftig leichter gemacht werden, unterschiedliche Software-Lösungen miteinander zu kombinieren. Daher wird nun an einer Lösung in Form einer gemeinsamen Schnittstelle gearbeitet. Zunächst soll diese nur für den Stammdatenexport nutzbar sein – mit der künftigen Option, sie stetig auszubauen. Die technischen Voraussetzungen hierfür werden derzeit von Technikern der AG-Mitglieder geprüft. Jedes Unternehmen hat hierfür einen spezialisierten Mitarbeiter zur Verfügung gestellt.

Mehr als ERP: Lösungsportfolio für die Immobilienverwaltung
Die Software-Lösungen von DOMUS nehmen dabei eine Vorreiterrolle ein, weil sie über die reinen ERP-Funktionen – Buchen, Mahnen, Abrechnen – hinausgehen. Hierfür sind spezialisierte Entwickler-Teams tätig, und die Erfolge sind beachtlich: Neben der klassischen Verwaltungs-Software ist es beispielsweise gelungen, mit DOMUS NAVI ein Organisations-Tool für die technische Gebäudeverwaltung zu etablieren. Schließlich beziehen sich nur etwa 30 Prozent der Tätigkeiten eines Hausverwalters auf die Bereiche Buchen, Mahnen, Abrechnen – die Software-Lösung DOMUS NAVI bietet auch Unterstützung für die restlichen Tätigkeiten der Verwalter. Mit verschiedenen Apps wird die digitale Betreuung des Immobilienbestands in Echtzeit ermöglicht: von der Beauftragung von Handwerkern, über die Bereitstellung der wesentlichen Dokumente für alle Beteiligten bei einer Vermietung (Mieter-App) bis hin zur digitalen Betreuung des Immobilienbestands, unabhängig vom Standort oder dem verwendeten Gerät. Im Zusammenschluss mit unterschiedlichen Partnern wird an noch weitergehenden Lösungen gearbeitet: Gemeinsam mit Animus wurde so bereits eine voll integrierte Quartierslösung geschaffen. In Kooperation mit KALO und inteligy entwickelt der Software-Anbieter derzeit eine digitale und vollautomatisierte Abrechnungsform. Alle Lösungen zeichnen sich durch Vollintegration aus, wodurch der Zugriff von allen Prozessbeteiligten ermöglicht wird.

Erfolg baut auf Zusammenarbeit
Es bleibt also festzuhalten: Die Verwalterbranche scheint das große Potenzial, das die Digitalisierung ihr bietet, erkannt zu haben und geht wichtige Schritte in die richtige Richtung. Nun gilt es, das Thema gemeinsam konsequent weiterzuverfolgen, denn die Entwicklungen machen nicht Halt, sondern nehmen stetig Fahrt auf. Wer mithält, profitiert nicht nur von Effizienzgewinnen, sondern von umfassenden Chancen rund um die Verwaltung von Immobilien. Wer den Anschluss verliert, wird es in Zukunft schwerer haben, sich auf dem Markt zu behaupten und profitabel zu wirtschaften. Das Besondere: Die Chancen, aber auch die Konsequenzen treffen nicht nur Verwalter, sondern auch Dienstleistungsunternehmen. Daher ist die Zusammenarbeit aller Beteiligten unabdingbar.

Foto: © Andrey Suslov / Shutterstock.com