Technisch durchaus machbar - Die virtuelle Eigentümerversammlung im Internet

Die Digitalisierung eröffnet auch Hausverwaltungen und Wohnungseigentümergemeinschaften künftig neue Möglichkeiten, z. B. die bislang aufwendig geplanten Präsenzversammlungen in teils eigens angemieteten Räumen bequem online durchzuführen und dennoch gesetzeskonform zu handeln. Eine Vielzahl elek­tronischer Lösungen ermöglicht es bereits, alles, was für „reale“ Versammlungen gilt, mit wenigen Mausklicks auch auf digitalen Plattformen im World Wide Web umzusetzen.

Laut Referentenentwurf des Bundesministeriums soll es den Wohnungseigentümern „ermöglicht werden, die Chancen der Digitalisierung zu nutzen, insbesondere indem die Online-Teilnahme an Versammlungen und die elektronische Beschlussfassung gestattet werden“. Wörtlich sieht der Entwurf vor, „dass die Wohnungseigentümer über die Online-Teilnahme an ihren Versammlungen beschließen können (§ 23 Abs. 1 S. 2 WEG-E). In welchem Umfang von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht wird, kann aber nicht abgeschätzt werden. Aufgrund der Freiheiten bei der Ausgestaltung kann auch nicht abgeschätzt werden, welcher Aufwand im Zusammenhang mit einer Online-Teilnahme anfällt“. Soweit die Theorie des Gesetzgebers – was aber bietet die Praxis?

Wie hoch ist der Aufwand für die Beteiligten?
In den letzten Jahren wurde das Angebot verschiedenster  Software-Lösungen in den Bereichen E-Learning oder Web-Conferencing massiv ausgebaut, sodass sich mittlerweile von der einfachen Gratislösung im Browser bis zum kostenpflichtigen Komplettprogramm – beispielsweise inklusive eines praktischen Anmelde-Managements mit automatischem E-Mail-Versand – vielfältige Möglichkeiten bieten, um bequem und barrierefrei zu einer virtuellen Konferenz zusammenzukommen, sei es mit Tablet, PC oder Smartphone. Das ist nicht nur praktisch, sondern spart auch Zeit und Reise­kosten, schont darüber hinaus auch die Umwelt. Zudem haben sich am Markt mittlerweile eine Reihe erfahrener Dienstleister auf die Planung, Organisation und Durchführung von Online-Konferenzen oder Webinaren spezialisiert, die Referenten, Teilnehmer und Veranstalter in allen Bereichen unterstützen und für reibungslose Abläufe solcher Veranstaltungen sorgen.

Am Anfang jedes digitalen Meetings steht die Bereitstellung eines virtuellen „Konferenzraumes“, der je nach genutzter Software eher einfach oder komfortabler eingerichtet werden kann, indem man beispielsweise vor den eigentlichen „Raum“ noch eine „Lobby“ in Form einer Vorschaltseite stellt, auf der die eingeladenen Teilnehmer technische Unterstützung oder sonstige Informationen finden können, bevor Sie das Meeting betreten. Der Zugang erfolgt generell über einen elektronischen Link, der entweder selbst erstellt werden kann oder automatisch generiert wird. Es ist natürlich auch möglich, jedem berechtigten Teilnehmer einen individuellen Zugangslink zu geben, um im Falle der Eigentümerversammlung die Nichtöffentlichkeit zu gewährleisten und den Zugang kontrollieren zu können. In diesem Zusammenhang sei erwähnt, dass die gängigen Messenger-Dienste wie Facebook oder  WhatsApp für WEG-Versammlungen aus diesem Grunde nicht geeignet sind.

Umfassende Dokumentation inklusive
Nahezu alle Software-Lösungen haben Funktionen zur Dokumentation, z. B. die Auflistung der individuellen Anwesenheitszeiten, detaillierte Chat-Protokolle oder Auswertungen von Umfragen, die während der Sitzung durchgeführt werden können. Einzelne bieten auch die Möglichkeit, eine Aufzeichnung der Veranstaltung zu erstellen, sie im Nachgang zu bearbeiten und anschließend ebenfalls per Link zur Verfügung zu stellen. Selbstverständlich bieten die virtuellen Räume auch Download-Funktionen, mit deren Hilfe Unterlagen an die Teilnehmer weitergegeben werden können.

Im Meeting selbst können beispielsweise Powerpoint-Präsentationen oder PDF-Dateien gezeigt werden, auch die Darstellung von Inhalten auf dem eigenen Laptop oder PC ist mittels „Screensharing“ jederzeit problemlos möglich.

Kommuniziert wird im virtuellen Versammlungsraum über Webcam, Headset oder Textnachricht. Generell ermöglichen es die Programme, einen Chat zu nutzen oder auf ein klassisch moderiertes Frage- und Antwortfenster zurückzugreifen. Alle Beteiligten können aber auch per Mikrofon das Wort ergreifen. Je nach Teilnehmerzahl und gewünschtem Versammlungsverlauf können die Sprechrechte automatisch oder individuell erteilt werden. Zu empfehlen ist es, die technischen Gegebenheiten aufseiten der Sprecher vorab zu überprüfen, um beim Live-Termin nicht unnötig Zeit zu verlieren. Als technische Grundvoraussetzungen gelten hier eine möglichst stabile Internetverbindung sowie ein geeignetes Mikrofon, das im Vorfeld getestet werden sollte.

Mit dem digitalen Fortschritt können so auch in der Wohnungswirtschaft neue Möglichkeiten Einzug halten, die in anderen Branchen längst schon Gang und Gäbe sind: Konferenzen und Meetings in virtuellen Räumen oder zumindest die Zuschaltung externer Teilnehmer zur klassischen Präsenzveranstaltung vor Ort.

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