Treffpunkt Internet: Handlungsfähig bleiben – per Webcast

Das seit Corona vorherrschende Gebot des Social Distancing ist so ziemlich der Gegenentwurf zur Präsenzveranstaltung. Auf diese veränderten Bedingungen haben sich vor allem die börsennotierten Unternehmen schnell eingestellt und die vielfältigen Möglichkeiten genutzt, die ihnen der virtuelle Raum für ihre Kapitalmarktkommunikation bietet. Es war einerseits der einzige Weg, den Kontakt zu Investoren, Analysten und Journalisten in der Krise nicht abreißen zu lassen. Andererseits hatten viele Gesellschaften bereits Erfahrungen mit dem Streaming von Veranstaltungen gesammelt, denn Online-Übertragungen von Bilanzpresse- oder Analystenkonferenzen waren auch vor dem Ausbruch der Pandemie schon Gang und Gäbe.

Höhere Reichweite und geringere Kosten
Angesichts der Kontaktbeschränkungen und Versammlungsverbote zog die Nachfrage nach Live-Übertragungen noch einmal deutlich an. Dabei sind Audio-Webcasts, bei denen die Teilnehmer die Präsentation online verfolgen und per Telefon zugeschaltet sind, nicht nur eine praktikable (Not-) Lösung, wenn keine Präsenzveranstaltung möglich ist, sondern sie haben für Veranstalter durchaus einen Mehrwert: Trotz Reisebeschränkungen können sie ortsunabhängig mit Partnern, Kunden, der Presse oder Investoren in Verbindung treten und erreichen damit sogar mehr Teilnehmer, die nicht immer alle vor Ort sein können. Zudem sind Webcast-Übertragungen vor allem mit vielen Teilnehmern deutlich günstiger als die Organisation einer Präsenzveranstaltung.

Um weitere Teilnehmer auch zeitversetzt zu erreichen, lässt sich eine On-Demand-Version des Webcasts auf der eigenen Website integrieren. Wer nicht live dabei sein konnte, kann dies zeitversetzt über einen Weblink nachholen, auch auf mobilen Endgeräten.

Virtuelle Hauptversammlungen
Die COVID-19-Notfallgesetzgebung ebnete auch den Weg für eine Premiere: Erstmals durften Aktiengesellschaften rein virtuelle Hauptversammlungen durchführen – ohne die bislang vorgeschriebene Präsenzveranstaltung. Der Aufwand für eine Online-Hauptversammlung mit einem rechtlich engen Korsett ist natürlich größer als beispielsweise für die Übertragung einer Bilanzpressekonferenz als Audio-Webcast. Allerdings erlauben es moderne Technologien auch hier schon seit Jahren, Inhalte der Präsenzveranstaltung eins zu eins im Internet nachzubilden und dabei auch den ­Teilnehmern am heimischen Computer das Live-Erlebnis zu vermitteln.

Als Pionier in Deutschland lädt die EQS Group ihre Anteilseigner schon seit neun Jahren zur Hauptversammlung ins Internet ein. Die Aktionäre können die Veranstaltungen des Münchner Anbieters Regulatorischer Technologien (kurz: RegTech) an ihren mobilen Endgeräten nicht nur verfolgen, sondern auch digital abstimmen und sich interaktiv mit Fragen und Redebeiträgen an der Generaldebatte beteiligen.

Smarte Lösung mit Bewegtbildern
Vereine, Verbände und andere Organisationen gerieten durch die Beschränkungen der Pandemie ebenfalls immer mehr unter Zugzwang, denn auch sie mussten ihre Jahreshauptversammlungen, Mitglieder- oder Delegiertenversammlungen durchführen, um handlungsfähig zu bleiben. Dies war wegen der Ansteckungsgefahr für die Teilnehmer im vergangenen Jahr praktisch nur übers Internet möglich.

Vom Aufwand her ähneln diese Veranstaltungen den Aktionärs-Hauptversammlungen, und auch hierfür gibt es Komplettlösungen: Erfahrene Dienstleister übernehmen die vollständige technische Umsetzung, bei einem Audio-Webcast Plus, der auch Bewegtbilder überträgt, sogar ohne zusätzliches Personal vor Ort.

Für diese innovative Lösung ist lediglich eine Webcam ­erforderlich, um die Livebilder der Sprecher aufzuzeichnen. Diese werden dann zusätzlich zu den synchron gesteuerten Präsentationsfolien in den Webcast eingebunden. Die Teilnehmer erhalten im Vorfeld eine Einladung per E-Mail, die alle Anweisungen zu Anmeldung und Ablauf der Veranstaltung enthält. Mit ihrem persönlichen Passwort wählen sie sich in das Portal ein, über das das Live-Streaming läuft. Auch Online-Abstimmungen und -Umfragen sowie interaktive Frage- und Antwortrunden per Chat-Funktion laufen über diese Plattform. Optional gibt es auch einen offenen Stream, über den auch nicht registrierte Personen die Veranstaltung ­verfolgen.

Ein Audio-Webcast-Plus kann für eine unbegrenzte Zahl von Online-Teilnehmern gebucht werden. Um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen, wie dies für Eigentümerversammlungen gilt, können sich zeitgleich auch Teilnehmer vor Ort versammeln und ihr Stimmrecht über eigene oder geliehene mobile Endgeräte ausüben.

Krisensichere Kommunikation
Audio-Webcast Plus ist eine smarte, kosteneffiziente Lösung für reine Online-Übertragungen sowie für Hybridveranstaltungen mit begrenztem Teilnehmerkreis am Versammlungsort. Sie erfordert wenig technisches Know-how und liefert dank virtueller Tests im Vorfeld gute Qualität. Bei Großveranstaltungen mit mehreren tausend Anwesenden vor Ort, wie es beispielsweise bei DAX-Konzernen üblich ist, stößt diese Lösung allerdings an ihre Grenzen. Hier geht es nicht ohne Personal und professionelles Equipment sowie den entsprechenden finanziellen Einsatz.

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