Über die Pandemie ­hinaus - Das Potenzial digitaler Eigentümerversammlungen, und wie man es hebt.

Mit dem reformierten Wohnungseigentumsgesetz (WEG) wird die digitale Eigentümerversammlung nun endlich rechtlich anerkannt! Das wird Verwalter wie Eigentümer gleichermaßen entzücken, eröffnet sich damit doch gleich ein ganzes Spektrum kosten- und zeitsparender Möglichkeiten. Denn digitale Lösungen machen die Eigentümerversammlung in Zukunft schneller, günstiger und logistisch flexibel.

Die Einberufung einer Online-Versammlung befreit – von Planungsaufwand, der Anmietung kostspieliger Veranstaltungsräume und von Anfahrtswegen. Aber auch die Durchführung vor Ort selbst birgt Einsparpotenziale: Diskussionen um hauchdünne Beschlüsse, die infolge der Reform wieder vermehrt aufkommen werden, werden in digital abgehaltenen Versammlungen entschärft. Hier kommt Software zum Einsatz, die den Prozess automatisiert und Abstimmungsergebnisse auf Knopfdruck errechnet – ohne Wartezeit, Nachzählung und Diskussionen. Auch Protokollführung und Nachbereitung erfolgen automatisiert: Nicht nur das Protokoll wird digital geführt, sondern auch Beschlussniederschrift und -sammlung. Ist die Versammlung beendet, steht alles zum Export bereit – fertig ist die Nachbereitung!

Zu schön, um wahr zu sein?
Zwei Jahre lang haben die IT-Spezialisten des digitalen Start-ups smarteins gemeinsam mit der Immobilienverwaltung Pandion Service getüftelt und nun eine Lösung von Immobilienverwaltern für Immobilienverwalter hervorgebracht: Ab März kommt Vulcavo als Software bei Eigentümerversammlungen deutschlandweit zum Einsatz, und es wird sich hoffentlich zeigen, dass der Fokus der Entwickler stets auf durchdachter Prozessführung, Datenschutz und intuitiver Bedienung lag. Weitere Informationen über das neue Tool gibt es online, und dort lässt sich auch gleich ein Demotermin vereinbaren, bei dem man gleichermaßen in die Rolle des Eigentümers und des Verwalters schlüpfen kann, um die verschiedenen Funktionalitäten zu erleben.

Auf Präsenzversammlungen muss man bei Einsatz der neuen Lösung nicht verzichten. Eigentümer wie ihre Verwaltung können frei entscheiden, ob eine Versammlung ausschließlich online oder hybrid, also stationär in einem Raum mit zugeschalteten Teilnehmern, stattfindet. Die Funktionalitäten lassen sich aber selbst in einer reinen Präsenzversammlung nutzen, nämlich die digitale Auszählung, die Protokollführung und die sofortige Nachbereitung. Digitale Versammlungsformate werden sich nicht nur für die Zeit der Pandemie durchsetzen, sondern darüber hinaus. Denn einer der wesentlichen Vorteile ist die Ortsunabhängigkeit, die Wege erspart und damit Zeit und Kosten. Für Nischenbereiche der Immobilienverwaltung, etwa Ferienimmobilien, eröffnen sich damit ebenfalls neue Perspektiven. Ein gutes Beispiel etwa ist das Haus auf Sylt, dessen drei Eigentümer verteilt in ganz Deutschland leben. Bislang keine lohnende Liegenschaft für Verwaltungen. Ohne Präsenzversammlung allerdings sieht das schon wieder ganz anders aus.

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