Verborgene Schätze heben - Wie man den Mehrwert von Daten entdeckt und für sich nutzt, indem man das Berichtswesen für Stakeholder optimiert.

Wir haben es mit Unmengen bereits vorliegender Daten zu tun: in Immobilienverwaltungsprogrammen, in Buchhaltungssystemen, in Mietspiegeltabellen oder versteckt in Verträgen und Abrechnungen, vielleicht sogar in individuellen Accounts oder bei verschiedenen Niederlassungen eines Unternehmens – verschenkt! Denn in Parametern und ihren Zusammenhängen verbirgt sich ein strategischer Schatz, und der ist einfach zu heben: Häufig führt bereits die intelligente Visualisierung zum Aha-Effekt, den man sich bei der Präsentation vor Investoren und Kunden zunutze machen kann.

Das Berichtswesen ­professionalisieren
Ein digitales Gesamtkonzept für Verwaltung und Controlling, das strebte die Allegron-Gruppe an. Starkes Wachstum der deutschlandweit tätigen Immobiliengesellschaft machte neue Strukturen und die Professionalisierung der Abwicklung erforderlich: mehr Transparenz und einen höheren Automatisierungsgrad bei der Erstellung von Berichten für die verschiedenen Empfängergruppen, insbesondere schnellen Zugriff auf Objektdaten wie Kostenstruktur, Umsätze und ­Liquidität.

Um den unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden, setzt das Unternehmen bei der Erstellung seiner Reports  auf das Analyse-Tool ABILITY. Analytics. Ausschlaggebend für  diese Wahl war, dass es sich flexibel auf vorhandene IT-Systeme aufsetzen lässt und sofort einsatzfähig ist. „Die vielfältigen Kombinationsmöglichkeiten halten die Struktur auch für die Zukunft offen“, bestätigt Thorsten Schaust, Head of Controlling & Business Process Management bei der Allegron-Gruppe.

Das Monitoring läuft zunächst über Dashboards: Hier sind die Daten und Entwicklungen tagesaktuell verfügbar, und zwar so aufbereitet, wie Anwender sie für ihre individuellen Routinen benötigen. Insbesondere die Visualisierung des Soll-Ist-Vergleichs vereinfacht die Buchhaltung.

„Wir erleben eine messbare Zeitersparnis“, freut sich Schaust. Die Zusammenführung der Informationen in standardisierten Berichten hat die Kommunikation mit Management und Investoren ebenso vereinfacht wie mit Eigentümern und Mietern. Hinzu kommt, dass tagesaktuell ausgewertete Daten Fehlentwicklungen schon in den Anfängen erkennbar machen, sodass schnell reagiert werden kann. Bei der Allegron-Gruppe hat das zur Folge, dass das Kapitalrisiko deutlich gesunken ist. „Damit holen wir mehr Wert aus unseren Daten!“, so Schaust.

Ähnliche Erfahrungen macht auch Ingo Wagner. Als Prokurist bei ProLine, einem Unternehmen mit mehr als 10.000 verwalteten Einheiten, weiß er: „Die Anforderungen unserer Eigentümer an das Berichtswesen sind sehr spezifisch.“ Insbesondere die institutionellen Auftraggeber lassen wenig Spielraum beim Aufbau der Reports, sodass standardisierte Reports aus den Immobilienverwaltungssystemen heraus manchmal an ihre Grenzen stoßen.

Mit dem Analyse-Tool gelingt es nun auch, den für Immobilienfonds geltenden hohen Anforderungen zu genügen. ProLine erstellt auf Knopfdruck vier Berichte: Soll-Bezahl-Stellungen, Monatsabrechnungen, die Kostenübersicht und einen Einnahmen-Ausgaben-Bericht. „Wenn wir das händisch aus den Systemen zusammentragen, sind monatlich zwei bis drei Mitarbeiter mehrere Tage beschäftigt“, weiß Wagner aus Erfahrung. Und er ist beeindruckt, was das Tool zu leisten vermag: „Häufig ist die Erwartungshaltung hoch, und dann tut sich bei der Umsetzung doch eine Baustelle nach der anderen auf.“

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