Wind of Change in Weimar beim Forum Zukunft 2023

Zwei intensive Tage zu Digitalisierung und Arbeitswelt sowie Change Management

Veränderungen im Unternehmen, Digitalisierung von Prozessen und das Implementieren sowie Anpassen von ERP-Systemen – das erfordert neue Strukturen, Strategien, Prozesse aber auch Verhaltensweisen. Wie Immobilienverwaltungen diese Herausforderungen zu Chancen machen und damit langfristig in eine erfolgreiche Zukunft blicken können, bewegt die gesamte Branche. Besonders spürbar geworden ist das beim Forum Zukunft am 8. und 9. März 2023 in Weimar.

Wie digital sind Immobilienverwaltungen und wie funktioniert die digitale Transformation? Was bedeutet Change Management und kann man Veränderungen wirklich managen? Wenn ja, wie? Wie gelingt Mitarbeiterführung und -bindung? Was muss ein ERP-System können, um Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und Personalkapazitäten freizusetzen? Zu all diesen Fragen gab es Informationen, Denkanstöße und Motivation auf deren Basis viele spannende, konstruktive Diskussionen und Ideen für Lösungsansätze entstanden sind.

Digitalisierung: positive Wirkung, langsamer Fortschritt

Zuerst die Bestandsaufnahme: Mehr als 71 Prozent der Verwaltungsunternehmen setzen Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Systeme umfassend ein. Digitalisierung hat einen messbaren Effekt, denn 42 Prozent der Unternehmen verzeichnen dadurch ein positiveres Unternehmensergebnis, wie die Digitalisierungsumfrage des VDIV ergeben hat. Diese Entwicklung äußert sich einerseits in steigender Investitionsbereitschaft und andererseits in großem Interesse der Führungskräfte an den verschiedenen Aspekten, die ein Digitalisierungsprozess für Verwaltungsunternehmen bedeutet. Zwar ist der Fortschritt aktuell noch langsam, die Teilnehmerinnen und Teilnehmer in Weimar gehören allerdings zu denen, die nicht länger zögern wollen. Sie haben die zwei Tage genutzt, um sich von Expertinnen und Experten zur Unternehmensführung der Zukunft, dem Faktor Personal sowie Utopie und Realität von ERP-Systemen informieren zu lassen, sich in den Podiumsdiskussionen einzubringen und sich untereinander über ihre schon gemachten Erfahrungen oder geplanten Veränderungen auszutauschen.

Systeme: Wie viel Support ist möglich?

Eine Erkenntnis war: Digitalisierung und Automatisierung sind wichtig, aber sie können immer nur Instrumente sein, mit denen Menschen – im besten Fall die Profis, die mit ihnen arbeiten – unterstützt werden. Denn am Ende ist und bleibt das Verwalten von Immobilien ein persönliches Geschäft, das sich leichter erledigt, wenn langwierige, eintönige und/oder wiederkehrende Tätigkeiten, die sogenannten „Shit-Aufgaben“, weniger Zeit des Arbeitsalltags fressen. Eine große Schwierigkeit dabei ist, bestehende Probleme mit einer Software zu lösen und im Zuge dessen gleichzeitig mitzudenken, welche Anforderungen das Unternehmen zukünftig haben wird, sodass sich die dafür irgendwann entstehenden Lösungen nahtlos in bereits bestehende Systeme integrieren lassen. Denn einerseits braucht es Standards, um ERP-Lösungen zu entwickeln, an denen Verwaltungen ihre Prozesse anlehnen und in denen sie gut arbeiten können. Andererseits ist es wichtig, individuelle Gestaltungsmöglichkeiten und Freiheiten offen zu lassen, sodass sich jedes Unternehmen mit seiner eigenen organischen Struktur wiederfinden kann. Das ERP ist sozusagen ein lebendes System, das sich an geänderte Bedürfnisse anpasst. Damit kann es im Verwalteralltag ein essenzielles Werkzeug sein, das mehr Zeit und Raum für das schafft, was kein Programm ersetzen kann: den Kontakt mit Menschen.  

Veränderung: der Mensch im Mittelpunkt

Apropos lebende Systeme: Wer Change managen, anleiten und umsetzen will, der muss vor allem auf die richtige Kommunikation achten, darin waren sich die Referenten einig. Sind Sinn und Zweck, angestrebte Ziele und der geplante Weg, um diese zu erreichen, unklar, kann es passieren, dass die Führungskräfte ihre Mitarbeitenden unterwegs verlieren. Das gefährdet nicht nur den Change-Prozess, sondern kann auch dazu führen, wichtige Fachkräfte zu verlieren. Offen zu fragen und ehrlich zuzuhören, was Mitarbeitende zu berichten haben, sollte gerade bei Veränderungsprozessen immer Bestandteil eines guten Managements sein. Auch wenn es eine Herausforderung ist, sowohl die Führungskraft mit Vision und Strategie sowie gleichzeitig der Coach für die eigenen Mitarbeitenden zu sein, zahlt es sich am Ende aus, die Energie zu investieren. Konzepte wie New Work lassen sich nicht einfach ausrufen und festsetzen. Vielmehr ist es eine Philosophie oder Kultur, die sich Unternehmen selbst erarbeiten und ihren eigenen Weg finden müssen. Die Experten raten zu Flexibilität und Unlearning. Das heißt, auch mal zu vergessen, was sich etabliert hat, mit dem Ziel, offen für neue Ansätze zu werden. Gut über den Job zu sprechen, authentisch Werte zu vermitteln und eine eigene Marke zu prägen, transportiert Enthusiasmus ins Unternehmen hinein, genauso wie nach außen. Damit schafft man die beste Werbung für das Weitermachen und Weiterverändern.

Zum Abschluss waren Expertinnen und Experten sowie die Diskutierenden sich in einem Punkt einig: Bei aller Digitalisierung, die richtig angewendet eine große Unterstützung im Arbeitsalltag sein kann, muss immer der Mensch, egal ob Geschäftsführende oder Mitarbeitende, mitgedacht und mitgenommen werden. Anders kann kein Wandel durchgesetzt und kein Schritt in die Zukunft gemacht werden. Mit dem neugewonnenen Wissen und der ansteckenden Motivation, mit Konsequenz und Konsistenz bei allen angestoßenen Prozessen kann er gelingen, der Wandel der Immobilienverwaltung