Zentraler Knotenpunkt - Wenn sich alle immobilienwirtschaftlich relevanten Akteure digital vernetzen, werden Prozesse deutlich effizienter.

Wo Prozesse der Bewirtschaftung von Immobilien nicht digitalisiert sind, gestaltet sich die Kommunikation mit und die Koordination von relevanten Akteuren oft aufwendig. Dabei ist es längst möglich, sie auf einer zentralen digitalen Plattform zusammenzuführen, um unternehmensübergreifende Abläufe zu verknüpfen, den Datenaustausch zu automatisieren und eine strukturierte Zusammenarbeit zu ermöglichen. So hat beispielsweise die Münchner casavi GmbH mit Relay eine digitale Dienstleisterplattform für die Wohnungswirtschaft geschaffen. Mehr als 100 Unternehmen, darunter führende Anbieter wie BRUNATA-METRONA, EKB und Pantaenius, sind ihr bereits angeschlossen.

Die Idee dahinter: Im Zentrum aller organisatorischen Abläufe, die eine Immobilie betreffen, steht ihr Verwalter, bei dem alle Fäden zusammenlaufen. Integriert man nun alle Gruppen, mit denen er im Tagesgeschäft regelmäßig in Kontakt steht, in eine digitale Plattform, lässt sich die Interaktion mit ihnen vollständig digitalisieren. Das gilt sowohl für interne als auch für externe Geschäftsprozesse, die sich somit deutlich effizienter gestalten lassen. Erstmals lassen sich Dienstleister in die Unternehmensprozesse so einbinden, dass viele Abläufe sich standardisieren lassen und Reibungsverluste entfallen.

Branchenübergreifend vernetzt
Über ein solches Dienstleisternetzwerk können aber nicht nur Verwaltungen ihre Prozesse optimieren, sondern alle im Kontext der Immobilienverwaltung Beteiligten: Energieversorger, Messdienstleister, Gebäudeversicherungen, Facility Manager und Handwerker. Möglich ist es beispielsweise auch, dass sich Dienstleister über eine gemeinsame Plattform mit Mietern und Eigentümern vernetzen, Aufträge abwickeln und auf diesem Weg auch Informationen und Dokumente wie Energieausweise oder Rechnungen übermitteln.

Was das bringt, wird am Beispiel der Abwicklung eines Schadensfalls deutlich: Über die Plattform können Mieter wie Eigentümer einen Schaden der Verwaltung per Mausklick melden. Dort wird die Meldung sogleich zentral als Vorgang erfasst und bearbeitet. Weil über die Plattform alle Dienstleister rund um das Gebäude koordiniert werden, wird ein solcher Prozess von Anfang  bis Ende abgebildet – ob Handwerker, Sachverständiger und Versicherung. Dienstleister können eingehende Aufträge aktiv annehmen, zurückweisen oder intern an zuständige Kollegen weiterleiten, zudem mit Mietern und Eigentümern in Kontakt treten, um Termine zu vereinbaren. So vernetzt, haben alle Beteiligten stets die Möglichkeit, den aktuellen Bearbeitungsstatus einzusehen.

Zentraler Hub für die Wohnungswirtschaft
Relay kann zudem per Schnittstelle an vorhandene Systeme angebunden und so gemeinsam mit vielen Dienstleister- und Verwalterlösungen sowie Kundenportalen verwendet werden. Datenaustausch und Prozessabläufe werden auf diese Weise integriert und finden vollautomatisiert statt. Für wohnungswirtschaftliche Dienstleister fungiert die Lösung als zentral zugänglicher Hub, also als Netzknoten, für Datenaustausch und Prozessintegration, der Medienbrüche eliminiert und Effizienz im Service schafft. Die Vernetzung des gesamten Gebäude-Ökosystems fördert die Automatisierung von Abläufen rund um die Immobilie und leistet so einen wichtigen Beitrag zur Digitalsierung der Branche.

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