Mit dem sogenannten „Wachstumschancengesetz“ kommt ab 2025 das schrittweise Aus der Papierrechnung – bis Ende 2026 ist die Papierform vollends passé. Doch nicht alles, was „irgendwie digital“ ist, nicht jedes PDF gilt gesetzlich als E-Rechnung.
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht, für eine durchgehende digitale Bearbeitung, von der Erstellung bis zur Zahlung. Das Format muss dafür die aus der EU-Richtlinie 2014/55/EU abgeleiteten Vorgaben der CEN-Norm EN 16931 erfüllen. Stand heute werden akzeptiert:
- Strukturierte Rechnungsformate (z.B. XRechnung)
- Hybride Rechnungsformate (z.B. ZUGFeRD ab Version 2.0.1) aus strukturierten Daten und Bilddatei.
Was demnach keine E-Rechnung ist, gilt als „Sonstige Rechnung“, etwa andere elektronische Formate.
Kein Satz mit X! ZUGFeRD und XRechnung
Das Format ZUGFeRD vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) verbindet die Vorteile von PDF und XML: Rechnungsdaten fließen mit standardisierter XML-Struktur in ein PDF, sehen aus wie ein PDF, können aber ohne manuelle Eingriffe ausgelesen und verarbeitet werden.
XRechnung ist das bekannteste strukturierte Datenformat und als XML-basiertes Datenmodell Standard bei öffentlichen Auftraggebern: Damit lassen sich Daten direkt austauschen und für die elektronische Weiterverarbeitung bereitstellen.
Auch Electronic Data Interchange (EDI) wird mit einigen technischen Anpassungen als Rechnungsformat zulässig bleibt.
Ihr erfolgreicher Umstieg auf die E-Rechnung
Welches Rechnungsformat zu Ihnen passt, hängt von vielem ab: Was erwarten oder verlangen Lieferanten oder Dienstleister? Sind Sie international tätig? Wie sehen Ihre Organisationsstrukturen und Prozesse aus? Wie hoch ist Ihr Rechnungsaufkommen – lohnt sich eine eigene Lösung oder ist Outsourcing besser?
Für den kompletten Prozess sind drei Komponenten nötig: Rechnungseingang, Rechnungsworkflow und Rechnungsarchiv. Neben technischen Anpassungen erfordern diese in der Regel auch organisatorische Änderungen. Heißt: Die Umstellung kostet Zeit, und die sollten Sie rechtzeitig einplanen. Deshalb …
- Beziehen Sie einen versierten Digitalisierungspartner wie VRG CURAMUS ein, um die passenden Software- und Schnittstellen-Lösungen zu identifizieren und zu implementieren ODER
- Lagern Sie den gesamten Prozess an einen Dienstleister aus, etwa über eine Portal-Lösung.
Denn so oder so: Ein smarter digitaler (E-)Rechnungsworkflow lohnt sich in jedem Fall.
Mehr erfahren Sie in einem kompakten und kostenlosen Whitepaper: www.vrg-curamus.de/e-rechnung
