E-Rechnung Immobilienverwaltung

E-Rechnung für Immobilienverwalter: Die Zukunft ist digital!

Stellen Sie sich vor, Sie könnten die Rechnungen Ihrer Immobilienverwaltung mit nur einem Klick schnell und effizient verwalten – ohne lästige Papierberge oder manuelle Eingaben bei der PDF-Erstellung. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich schrittweise Realität. Doch welche Veränderungen bringt dies für Ihre Immobilienverwaltung mit sich? Was müssen Sie beachten und welche Vorteile können Sie erwarten?

E-Rechnung in der WEG-Verwaltung

Im Falle von Wohnungseigentümergemeinschaften sind besondere Umstände zu berücksichtigen: Da ein WEG-Verwalter unternehmerisch tätig ist, muss er in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen und unter der Berücksichtigung der Übergangsvorschriften auch ausstellen zu können, sofern diese z.B. Leistungen an einen anderen inländischen Unternehmer für dessen Unternehmen erbringt.
Das Bundesjustizministerium teilte in einer Stellungnahme vom 29. Oktober 2024 auf die Anfrage des VDIV Deutschland hin mit: “Ist eine Gemeinschaft der Wohnungseigentümer danach unternehmerisch tätig und ein inländischer Unternehmer im Sinne von § 14 Abs. 2 S. 3 UStG n.F., fällt sie unter die Regelung für die obligatorische E-Rechnung. In diesem Fall wird nicht zwischen der Ausstellung und dem Empfang von E-Rechnungen unterschieden. Sie bzw. deren Verwalter müssten daher […] den Empfang von E-Rechnungen sicherstellen. Sofern E-Rechnungen in einem hybriden Format […] ausgestellt werden, können sie auch ohne spezielle Software vom Empfänger gelesen werden.”

Unsere →Handlungsempfehlung bietet Ihnen eine klare und praxisnahe Orientierung zu den neuen rechtlichen Anforderungen, technischen Standards und den geltenden Übergangsfristen bis Ende 2026.

Was ist die E-Rechnung?

Die E-Rechnung ist ein Dokument, das Rechnungsinformationen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format darstellt. Im Vergleich zu herkömmlichen Papierrechnungen oder PDF-Dateien ermöglicht die E-Rechnung eine durchgängige digitale Bearbeitung – vom Erstellen bis zum Bezahlen. Folgende Standards sind dabei gängig:

ZUGFeRD

ZUGFeRD (Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format, das XML-Daten und PDF-Dokumente kombiniert. Es ermöglicht die medienbruchfreie Verarbeitung und ist derzeit noch in Deutschland weit verbreitet. Das Format bietet Flexibilität und kann sowohl für die automatisierte Verarbeitung als auch für die menschenlesbare Darstellung genutzt werden.

XRechnung

Die XRechnung ist ein XML-basiertes Format, das den europäischen Normen EN 16931 entspricht. Es wurde speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung entwickelt und wird zunehmend auch im B2B-Bereich eingesetzt. XRechnung ist gebunden an eine vollständig automatische und elektronische Verarbeitung. Diese Struktur ist entscheidend für die Integration in Buchhaltungs- und ERP-Systeme.

Die E-Rechnung basiert auf der europäischen Richtlinie 2014/55/EU, die festlegt, dass öffentliche Aufträge in der EU elektronisch abgerechnet werden müssen. In Deutschland wird diese Richtlinie mit dem E-Rechnungsgesetz und der E-Rechnungsverordnung (ERechV) umgesetzt. Ab 2025 sind alle Unternehmen, einschließlich Immobilienverwalter, verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen und zu empfangen. Dies ist ein wesentlicher Bestandteil der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission zur Modernisierung des europäischen Mehrwertsteuersystems, welches auch ein elektronisches Meldesystem für die Umsatzsteuer beinhaltet.

Warum sollten Immobilienverwaltungen zeitnah auf die E-Rechnung umstellen?

Die Einführung der E-Rechnung stellt einen bedeutenden Fortschritt in der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse dar und trägt aktiv zur Bekämpfung von Steuerbetrug bei. Eine E-Rechnung bietet Ihnen zahlreiche Vorteile:

Effizienzsteigerung: Manuelle Eingaben und Fehler werden minimiert, was die Durchlaufzeiten erheblich verkürzt.
Automatisierung: Rechnungen können elektronisch übermittelt und ohne manuelle Eingriffe weiterverarbeitet werden.
Verbesserte Transparenz: E-Rechnungen sind einfach nachverfolgbar und gut archivierbar, was die Verwaltung erheblich erleichtert.
Rechtssicherheit: E-Rechnungen erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und schützen vor Steuerbetrug sowie Fälschungen.
Nachhaltigkeit: Durch die Reduzierung des Papierverbrauchs leisten Sie einen Beitrag zur Umwelt.

Herausforderungen bei der Umstellung

Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt einige Herausforderungen mit sich: Unternehmen müssen ihre IT-Infrastruktur anpassen und neue Softwarelösungen integrieren, um E-Rechnungen effektiv erstellen und verarbeiten zu können. Dies erfordert Investitionen in Technologie und möglicherweise die Unterstützung durch IT-Spezialisten. Darüber hinaus müssen die Mitarbeitenden geschult und interne Prozesse angepasst werden, um die neuen Anforderungen zu erfüllen. Diese Maßnahmen sind notwendig, um die Vorteile der E-Rechnung vollständig zu nutzen.