Ab 1. Januar 2025 müssen Sie im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen, archivieren und wenig später auch versenden können – auch in der Wohnungswirtschaft. Erfahren Sie von den Digitalisierungsexperten der VRG GmbH, welche Formate wichtig sind, und was jetzt zu tun ist.
Nicht alles, was „irgendwie digital“ ist, gilt gesetzlich als E-Rechnung. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt sein, digital übermittelt und empfangen werden können und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen, also ein durchgehend digitaler Workflow. Maßgeblich sind die aus der EU-Richtlinie 2014/55/EU abgeleiteten Vorgaben der CEN-Norm EN 16931. Stand heute werden akzeptiert:
- Strukturierte Rechnungsformate (z.B. XRechnung)
- Hybride Rechnungsformate (z.B. ZUGFeRD ab Version 2.0.1) aus strukturierten Daten und Bilddatei.
Kein Satz mit X! ZUGFeRD und XRechnung
Das Format ZUGFeRD vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) verbindet die Vorteile von PDF und XML: Die Daten fließen mit standardisierter XML-Struktur in ein PDF, sehen auch so aus, können aber ohne manuelle Eingriffe ausgelesen und verarbeitet werden.
XRechnung ist als XML-basiertes Datenmodell Standard bei öffentlichen Auftraggebern: Damit lassen sich Daten direkt austauschen und für die elektronische Weiterverarbeitung bereitstellen.
Auch Electronic Data Interchange (EDI) bleibt mit einigen Anpassungen als Rechnungsformat zulässig. Gut zu wissen: Mit PDF2EDI (u.a. angeboten von der VRG) lassen sich auch „einfache“ PDFs in den EDI-Prozess einfügen.
Ihre Checkliste für den Weg zur E-Rechnung
Rechnungseingang, Rechnungsworkflow und Rechnungsarchiv: Damit im Unternehmen alles auf E-Rechnung eingestellt ist, sollten Sie Folgendes prüfen:
- Welches Rechnungsformat passt zu Ihnen?
Fragen Sie z.B., was Ihre Lieferanten oder Dienstleister erwarten.
- Ist Ihre technische Infrastruktur bereit?
So müssen Buchhaltungs- oder ERP-Systeme die passenden Formate unterstützen, ob X-Rechnung oder ZUGFeRD.
- Software-Lösung oder Outsourcing?
Prüfen Sie, wie hoch Ihr Rechnungsaufkommen ist und wie Ihre Systeme ausgestattet sind: Statt Softwareanschaffung lohnt sich ggf. Outsourcing an einen versierten Partner wie die VRG.
- Sind Ihre Prozesse optimal aufgestellt?
Die E-Rechnung als Chance: Stellen Sie Ihre Prozesse insgesamt auf den Prüfstand. Digitalisierung und Automatisierung sorgt an vielen Stellen für mehr Effizienz.
- Wissen Ihre Mitarbeitenden, was zu tun ist?
Informieren Sie Ihre Teams rechtzeitig – bieten Sie Schulungen oder Webinare an, um neue Formate und Prozesse einzuüben.
- Alles rechtskonform?
Stellen Sie sicher, dass die rechtlichen Anforderungen erfüllt werden, etwa bei Archivierung und Aufbewahrungspflichten.
Sie sehen: Ein smarter digitaler (E-)Rechnungsworkflow ist gar nicht so kompliziert, sorgt für mehr Effizienz und dafür, dass Sie auch rechtlich auf der sicheren Seite sind.
Mehr erfahren Sie in einem kompakten und kostenlosen Whitepaper:www.vrg.de/e-rechnung
