10 Eckpunkte, um bei Eigentümerversammlungen nicht anzuecken

Natürlich lauern auf jeder Eigentümerversammlung eigene Konflikte, ­unvorhersehbare Zwistigkeiten und mitunter tückisch erscheinende Fallen. Aber: Wer von vornherein die Grundregeln beherzigt, muss sich zumindest nicht vorwerfen, schon im Vorfeld den ­Grundstein dafür gelegt zu haben. Denn Beschlussanfechtungsverfahren lassen sich ­durchaus vermeiden – manchmal schon durch die Einhaltung der geltenden Formalien.

1. Einberufungsfrist

Nach § 24 Absatz 4 WEG beträgt die Einberufungsfrist zwei Wochen. Für die Wahrung der Frist kommt es auf den Eingang beim Eigentümer an. Hierbei handelt es sich um eine Soll-Vorschrift. Achtung: Manchmal enthalten Gemeinschaftsordnungen auch längere Fristen. Diese sind dann einzuhalten. In dringenden Fällen kann der Verwalter aber auch mit einer kürzeren Frist laden. Achten Sie aber darauf, dass immer alle Eigentümer geladen werden. Dies bedeutet eine regelmäßige und exakte Stammdatenpflege.

2. Wiederholungsversammlung

Häufig wird mit der Einladung zur Erstversammlung auch gleichzeitig zu einer Zweitversammlung eingeladen. Dies ist nur möglich, wenn hierzu eine Regelung in der Gemeinschaftsordnung vorhanden ist. Eine Beschlusskompetenz hierzu hat die Eigentümergemeinschaft nicht.

3. Tagesordnung

Sie muss klar gestaltet sein. So klar, dass sich der Eigentümer zu Hause vorstellen kann, was in der Versammlung besprochen und beschlossen werden soll. Von daher ist es sinnvoll, die Tagesordnungspunkte zu erläutern und ggf. Kostenvoranschläge beizufügen oder in einem geschützten Raum im Internet zur Verfügung zu stellen. Es ist immer ein Drahtseilakt zwischen zu viel und zu wenig Informationen. Jeder Beschlusspunkt muss angekündigt sein. Beschlüsse unter zu allgemein gefassten Punkten entsprechen nicht ordnungsgemäßer Verwaltung. Denken Sie sich in die Situation des Eigentümers hinein und gestalten Sie die Punkte mit ein paar Sätzen informativ aus.

4. Beschlussfähigkeit

Sie ist nach dem Gesetz gegeben, wenn mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile anwesend oder vertreten sind. Die Versammlung muss bei jedem Beschlusspunkt beschlussfähig sein. Verlassen Eigentümer die Versammlung, so kann dies Auswirkungen auf die Beschlussfähigkeit haben. Von daher sollten verspätet eintreffende oder früher gehende Eigentümer dokumentiert werden.

5. Anwesenheit Dritter

Die Eigentümerversammlung muss vor öffentlichen Einflüssen geschützt werden. Nichteigentümer, wie Ehegatten oder Lebensgefährten, dürfen daher nicht an der Versammlung teilnehmen. Öffentlichkeit ist ein formaler Mangel. Von daher ist bei den Anwesenheitslisten strikt auf die Eigentumsverhältnisse zu achten.

6. Abstimmverfahren ­beachten

Nicht nur für die Anwesenheitsliste sind die Eigentumsverhältnisse von Bedeutung, sondern auch für die Abstimmung. Gerade bei der Abstimmung nach dem gesetzlichen Kopfprinzip ist der genaue Grundbuchbestand zu beachten. Achten Sie aber darauf, welches Abstimmprinzip in der Gemeinschaft vereinbart ist. Häufig ist auch das Wertprinzip (nach Miteigentumsanteilen) oder das Einheitenprinzip (eine Stimme je Einheit) vereinbart.

7. Doppelt qualifizierte Mehrheit

Das Gesetz sieht z. B. im Fall des § 16 Absatz 4 WEG eine doppelt qualifizierte Mehrheit vor. Das bedeutet, dass drei Viertel der Eigentümer, berechnet nach Köpfen, zustimmen müssen, die mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile auf sich vereinen – ein komplizierter Auszählungsvorgang, der im Vorfeld der Versammlung gut vorbereitet sein will. Kommt diese Mehrheit nicht zustande, ist der Antrag nicht angenommen.

8. Anträge klar kennzeichnen

Heben Sie Anträge im Protokoll deutlich hervor. Es muss klar erkennbar sein, was beschlossen worden ist. Auch der Text muss in seiner Bestimmtheit hinreichend sein, wobei auf konkrete Bezugnahmen auf Anlagen zu achten ist. Bei Anträgen zur Sanierung: Was soll genau und wie gemacht werden? Wer soll handeln? Bei Anträgen zur Finanzierung: Woher kommt das Geld? (Wirtschaftsplan, Instandhaltungsrückstellung, Sonderumlage mit Kostenverteilungsschlüssel). Bei Anträgen zur Kostenverteilung: Wer bezahlt das und was genau? (§ 14 Nr. 4; § 16 Abs. 4 WEG; § 16 Abs. 6 WEG) und vergessen Sie nie die Untersuchungskosten!

9. Beschlussergebnis verkünden

Die Verkündung des Beschlussergebnisses hat für die Wirkung des Beschlusses sog. konstitutive (rechtsbegründende) Wirkung (BGH v. 23.8.2001, V ZB 10/01, NJW 2001, 3339), d. h.: ohne Verkündung kein Beschluss! Der Inhalt eines Beschlusses wird durch die Verkündung bestimmt. Zuständig für die Beschlussverkündung ist der Versammlungsleiter. Und geben Sie das Abstimmungsergebnis exakt wieder. Vermeiden Sie Formulierungen wie „große Mehrheit“ oder „vereinzelte Gegenstimmen“ – zählen Sie aus.

10. Protokoll und Beschluss-Sammlung

Erstellen Sie das Protokoll zeitnah und nehmen Sie Einträge in die Beschluss-Sammlung innerhalb von bis zu fünf Arbeitstagen nach der Versammlung vor. Achtung: In die Beschluss-Sammlung gehören nicht nur Beschlüsse, sondern auch schriftliche Beschlüsse im Umlaufverfahren, Urteilsformeln von gerichtlichen Entscheidungen nach § 43 WEG. Selbst wenn kaum jemand Einsicht nimmt, ist eine exakte Führung unerlässlich. Je schneller das Protokoll beim Kunden ist, desto zufriedener ist er.

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