10 Marketing-Tipps rund um die Jahresabrechnung

Die Abrechnung, eine Hauptleistung des Verwalters, ist auch für den Eigentümer von besonderer Bedeutung. Klar und verständlich soll sie sein, das Wesentliche sofort erkennbar machen. Auf dem „Bierdeckel“ geht das nicht mehr. Vom heute mehrseitigen Werk profitiert die Papier- und Druckerindustrie. Was also spielt neben der reinen Buchhaltung eine Rolle?

1. Der Termin

Kunden wünschen die Abrechnung schnellstmöglich, spätestens Ende Mai. Die Rechtsprechung räumt mehr Zeit ein – aber der Kunde zählt. Informieren Sie daher frühzeitig über den Versammlungstermin, damit Kunden wissen, die Abrechnung steht an. Das stellt sie zufrieden und reduziert telefonische Nachfragen. Als ideales Medium hierfür bietet sich E-Mail an. Auch wenn es zeitlich einmal nicht so gut läuft: Ein offenes Wort gegenüber Kunden ist immer der richtige Weg. Jeder weiß, dass die Zahl der Anrufe mit Nachfragen zur Abrechnung ab Mitte Mai drastisch steigt.

2. Die Vollständigkeit der Angaben

Der Verband der nordrhein-westfälischen Immobilienverwalter hat eine Musterabrechnung herausgegeben. Verwenden Sie sie, denn sie enthält alle erforderlichen Angaben und ist klar gegliedert.

3. Das Ergebnis

Das interessiert den Eigentümer am meisten! Oft wird es auf Seite 3 oder 6 versteckt. Stellen Sie es auf die erste Seite und beginnen dann erst mit der Abrechnung. Ist dies nicht möglich, kann ein farbiger Druck oder eine spezielle Markierung hilfreich sein. Es muss auf jeden Fall schnell und einfach auffindbar sein. Sicher ist: Sieht der Eigentümer erst das Ergebnis, beschäftigt er sich weniger mit den Zahlen. Sucht er lange nach dem Abrechnungsergebnis, stellen sich für ihn umso mehr Fragen.

4. Klärung von Fragen

Fragen zur Abrechnung sollten im Vorfeld der Eigentümerversammlung geklärt werden. Das verschlankt die Eigentümerversammlung. Wichtig ist, dass Fragen auch zeitnah geklärt werden. Bei größeren Betrieben bieten sich hier eine Service-Nummer oder auch spezielle, evtl. verlängerte Sprechzeiten an.

5. Die Erläuterung

Haben Ihre Eigentümer nur Fragezeichen vor Augen, wenn sie die Abrechnung lesen, und verstehen nichts? Dann hilft vielleicht eine kurze selbst verfasste „Erläuterung der Abrechnung“. Wesentliche Informationen und wo was zu finden ist lassen sich gut auf ein, zwei Seiten zusammengefasst der Abrechnung beilegen oder im Internet bereitstellen. Dieser Service bietet sich insbesondere nach einer erfolgten Software­umstellung an.

6. Aufklärung

Wieso ist alles so kompliziert geworden? Klären Sie ihre Eigentümer auf. Verständnis auf beiden Seiten fördert die gute Zusammenarbeit. Das kann über Seminare gelöst werden oder mit Fachinformationen, wie sie z. B. Infobroschüren oder die Sonderpublikation ­DDIVaktuell Verwaltungsbeirat enthalten.

7. Die Mieter­abrechnung

Wie mache ich aus einer WEG-Abrechnung eine Mieterabrechnung? Ein spannendes Thema, bei dem viele Eigentümer Fehler machen. Aber auch Verwalter. Kritisch und kein guter Marketing-Tipp ist es, gleich eine Mieterabrechnung mit der WEG-Abrechnung zu versenden. Diese ist nicht auf den individuellen Mietvertrag abgestimmt und birgt daher viele ­Fehlerquellen.

8. Das Service-Angebot

Kundenfreundlicher ist es, anzubieten, mit entsprechender Vereinbarung und angemessener Vergütung die Mieterabrechnung selbst zu erstellen. Das Beauftragungsformular dazu kann bei Versand der Abrechnung beigelegt werden.

9. Die zügige Abwicklung

Der Prozess der Abrechnung sollte zeitnah nach der Eigentümerversammlung auch abgeschlossen werden. Sprich: Nach der Beschlussfassung ist es wichtig, dass die Abrechnung zeitnah verbucht wird und die Ergebnisse der Abrechnung ausgeschüttet oder eingezogen werden. Eigentümer sehen wenig von der Arbeit des Verwalters. Das Wenige aber sollte zeitnah und reibungslos erfolgen.

10. Vorteile herausstellen

Abrechnungszahlen können auch Marketing sein. Sie erzielen für Ihre Gemeinschaften Einsparungen durch gute Rahmenverträge und Einkaufskonditionen? Dann sprechen Sie auch drüber. Ob mit der Abrechnung, der Einladung zur Versammlung oder spätestens im Bericht des Verwalters sollten für die Gemeinschaft erzielte Vorteile deutlich aufgezeigt werden, denn sie sprechen für die Verwaltung durch Ihr Unternehmen.

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