10 Tipps: der Verwaltungsbeirat

Was Verwalter tun können, damit die Zusammenarbeit gut funktioniert.

1. Die Grundlagen ­erklären

Die Aufgaben des Verwaltungsbeirats ergeben sich aus dem Wohnungseigentumsgesetz. Allerdings sind die Vorschriften abdingbar. Das heißt: Die Gemeinschaftsordnung oder andere Vereinbarungen können dem Verwaltungsbeirat mehr oder weniger an Aufgaben zuweisen. Die wirksam vereinbarten Regelungen sind dann die Grundlage für die Arbeit des Verwaltungsbeirats und damit auch für die Zusammenarbeit zwischen Beirat und Verwalter.

2. Kandidaten gezielt ­ansprechen

Beim absehbaren Ausscheiden eines Verwaltungsbeirats kann der Verwalter ruhig im Vorfeld geeignete Eigentümer persönlich ansprechen und fragen, ob sie sich eine Mitarbeit im Verwaltungsbeirat vorstellen können. Das ist besser als in der Eigentümerversammlung vor einer schweigenden „Masse“ zu stehen, weil sich keiner der Anwesenden zur Kandidatur bereiterklärt. Wenn der Verwalter dann noch die beschränkten gesetzlichen Aufgaben des Verwaltungs­beirats erläutert, findet sich vielleicht ein Interessent.

3. Der Beirat ist kein ­Aufsichtsrat

Der Verwaltungsbeirat ist ein Hilfsorgan – und kein Nebenverwalter oder Aufsichtsrat. Schließlich heißt es im WEG: „Der Verwaltungsbeirat unterstützt den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben.“ Auch wenn eine gute Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat für den Verwalter wichtig ist, ist es in manchen Eigentümergemeinschaften notwendig, die Beiräte ab und zu daran zu erinnern, wer welche Aufgaben hat, und über die (beschränkten) Pflichten und Rechte des Beirats aufzuklären. Ein klares Wort zur richtigen Zeit kann viel Ärger und Unzufriedenheit ersparen – auf beiden Seiten.

4. Drei heißt drei

Wenn keine abweichende Regelung vereinbart wurde, besteht der Verwaltungsbeirat aus drei Eigentümern. Nach der aktuellen Rechtsprechung sind Beschlüsse, weniger oder mehr als drei Beiräte zu wählen, anfechtbar. Um gar nicht erst einen Grund zur Anfechtung zu liefern, sollte man als Verwalter deutlich machen, dass die gesetzliche Regelung nur drei Beiräte vorsieht – selbst wenn dies bei größeren Eigentümergemeinschaften auch dem Verwalter vielleicht nicht ausreichend erscheint. Sollten die Eigentümer es wünschen, ­können andere interessierte Eigentümer als Ersatzbeiratsmitglieder gewählt werden, für den Fall, dass ein Beirat ausscheidet. Eine Nachrückregelung muss dann ­mitbeschlossen werden.

5. Beschränkung auf ­Eigentümer

Ohne abweichende Vereinbarung dürfen nur Wohnungs- und Teileigentümer der Eigentümergemeinschaft zu Beiräten gewählt werden. Ansonsten ist der Beschluss anfechtbar. Auch hier gilt, dass der Verwalter deutlich machen sollte, dass es nicht an ihm liegt, sondern am Wohnungseigentumsgesetz, das Vorgaben macht, die den Eigentümern ­vielleicht nicht passen.

6. Die Beiräte einbinden

Für die Zusammenarbeit von Verwaltungsbeiräten und Verwalter ist es sinnvoll, die Beiräte über aktuelle Themen in der Eigentümergemeinschaft zu informieren. Per Mail oder über ein Online-Informationssystem dürfte das heute für die meisten Verwalter ohne großen Aufwand machbar sein. Der Verwalter sollte die Beiräte auch zu den mindestens jährlich stattfindenden Objektbegehungen einladen, damit sich dabei ergebende Themen gleich angesprochen werden können und die Beiräte im Bilde sind.

7. Schutz des Verwaltungs­vermögens

Insbesondere bei von einem Vorverwalter geschädigten Eigentümergemeinschaften kann es eine vertrauensbildende Maßnahme sein, wenn Verfügungen, z. B. über das Rücklagenkonto, von der Zustimmung des Verwaltungsbeirats abhängig gemacht werden (§ 27 Abs. 5 S. 2 WEG). Für die Einführung einer solchen Beschränkung reicht ein Mehrheitsbeschluss aus. Eine andere Möglichkeit, das Vertrauen zwischen Verwalter und Beirat zu fördern, kann darin bestehen, den Beiräten eine Online-Einsicht in die Bankkonten der Eigentümer­gemeinschaft einzurichten.

8. Aufwendungsersatz

Die Beiräte können von der Eigentümer­gemeinschaft den Ersatz notwendiger Aufwendungen verlangen. Der Verwalter kann diese Auslagen ohne Beschluss der Eigentümerversammlung vom WEG-Konto erstatten. Der Aufwendungsersatz kann angemessen pauschaliert werden; hierfür ist aber ein Beschluss notwendig. Soll über einen angemessenen pauschalierten Aufwendungsersatz hinaus eine richtige Vergütung gezahlt werden, ist ebenfalls ein Beschluss notwendig. Vorsicht: Da das Amt des Verwaltungsbeirats grundsätzlich ehrenamtlich ist, sind Beschlüsse über eine Vergütung ­häufig anfechtbar.

9. Fortbildung ­ermöglichen

Interessierte Verwaltungsbeiräte können an Fortbildungen teilnehmen. Auch diese Kosten können im Rahmen des Aufwendungsersatzes vom WEG-Konto erstattet werden. Gut informierte Beiräte können die Argumentation des Verwalters in der Eigentümerversammlung bei rechtlich schwierigen Themen unterstützen. Einige Landesverbände bieten Seminare für Verwaltungsbeiräte an – ein gutes Mittel, um für sich und den Verband Werbung zu machen.

10. Beschränkung der Haftung

Durch Beschluss der Eigentümerversammlung kann die Haftung der unentgeltlich tätigen Verwaltungsbeiräte auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt werden. Das kann ein Argument für zögernde Eigentümer sein, das Amt des Beirats zu übernehmen. Dieser Beschluss sollte nicht allgemeingültig, sondern für die konkrete Beiratswahl gefasst werden. Nicht nur für den Verwalter, sondern auch für den Verwaltungsbeirat gibt es eine Vermögensschaden-Haftpflichtversi- cherung, die nicht viel kostet und von der Eigentümergemeinschaft nach Beschlussfassung abgeschlossen werden könnte – eine weitere Absicherung für die Beiräte und ein zusätzliches Argument für eine Beiratstätigkeit.

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