10 Tipps: die Einladung zur Eigentümerversammlung

Was Sie beachten sollten, um gut in die Saison zu starten.

1. Wen laden wir ein?

Alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer. Das hört sich einfach an. Aber wie gut sind Ihre Stammdaten in der EDV? Sie haben Zweifel? Dann gleichen Sie Ihre Daten bitte mit dem Grundbuch ab. Es lohnt sich in jedem Fall. Je schlechter die Stammdaten sind, desto größer die Probleme rund um die Eigentümerversammlung. Wie wollen Sie überprüfen, ob eine ordnungsgemäße Bevollmächtigung vorliegt?

2. Wen laden wir sonst noch ein?

Ist ein Zwangsverwalter, Insolvenzverwalter, Nachlassverwalter oder Testamentsvollstrecker bestellt, erhält dieser ebenfalls die Einladung zur Eigentümerversammlung. Hier sollten in der EDV zusätzliche Zustelladressen hinterlegt werden.

3. Zustellung der Einladung

Üblich ist derzeit noch der Postversand. Die Einladung soll sich im Regelfall 14 Tage vor dem Versammlungstermin im Briefkasten des Eigentümers befinden. Sie ist daher rechtzeitig auf den Weg zu bringen. Doch wie sieht es mit dem elektronischen Weg aus, können wir per E-Mail versenden? Dies geht unter gewissen Voraussetzungen. In DDIVaktuell 2/2015 haben wir hierzu einen Artikel veröffentlicht. Diesen können sie in unserem neuen Online-Archiv abrufen: archiv.ddivaktuell.de

4. Zeitpunkt der Versammlung

Die Versammlung darf nicht zur „Unzeit“ stattfinden, z. B. nicht am Vormittag oder frühen Nachmittag eines Arbeitstages. In neuerer Rechtsprechung wird der Beginn der Versammlung um 16:00 Uhr an Arbeitstagen für zulässig, um 15:00 Uhr jedoch für unzulässig erachtet. Auch allgemeine Ferienzeiten werden als unzulässig betrachtet. Für Versammlungen der Eigentümer von Ferienwohnanlagen kann natürlich gerade die Ferienzeit ideal sein. Der Verwalter hat aber einen Ermessensspielraum. Er muss die Belange der Eigentümer abwägen, und die Zeit muss üblich und zumutbar sein. Gerade für kleine Eigentümergemeinschaften, solche mit nicht berufstätigen Eigentümern und von Ferienwohnanlagen sollte man eine Reglung treffen. Hier können die Versammlungen auch tagsüber stattfinden.

5. Ort der Versammlung

Die Versammlung findet in aller Regel am Ort der Wohnanlage statt. Dies muss nicht innerhalb der politischen Gemeinde der Anlage sein, soll aber einen räumlichen Bezug zu ihr haben. Der Ort muss so gewählt werden, dass er auch für die Eigentümer gut erreichbar ist.

6. Die Tagesordnung

Die Einladung muss so gestaltet sein, dass sie Wohnungseigentümer angemessen auf die Erörterung der Tagesordnungspunkte der Eigentümerversammlung vorbereitet, BGH, 1.4.2011, V ZR 96/10.
Beispiel: Änderung eines Kostenverteilerschlüssels. Soll die Änderung eines Kostenverteilungsschlüssels auf einer Eigentümerversammlung beschlossen werden, muss die beabsichtigte Änderung nach § 23 Abs. 2 WEG angekündigt werden, BGH, 9.7.2010, V ZR 202/09.
Achtung! Die unbestimmte Bezeichnung eines Beschlussgegenstandes und die hiervon nicht gedeckte angefochtene Beschlussfassung stellt einen Veranlagungstatbestand i. S. v. § 49 II WEG dar, LG Nürnberg-Fürth, 17.2.2011, 14 T 359/11.

7. Anspruch des Eigentümers auf Aufnahme von Tagesordnungspunkten

Jeder Wohnungseigentümer hat Anspruch auf die Aufnahme eines Tagesordnungspunktes in die Einladung für die nächste Eigentümerversammlung, wenn dessen Behandlung ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht. Der Anspruch entfällt, wenn die Ladungsfrist des § 24 Abs. 4 S. 2 WEG nicht mehr gewahrt und auf diese nicht ausnahmsweise verzichtet werden kann, LG München I, 16.5.2011, 1 S 5166/11.

8. Vollmachts­formular

Der Einladung zur Eigentümerversammlung wird üblicherweise ein Vollmachtsformular beigefügt. Damit kann der Eigentümer, der an der Teilnahme gehindert ist, sehr einfach eine Vollmacht erteilen. Gemeinschaftsordnungen sehen häufig eine Einschränkung der Vertretungsmöglichkeit vor: Z. B. können nur andere Miteigentümer oder der Verwalter bevollmächtigt werden. Diese Einschränkungen sollten auch in der Einladung erwähnt werden. Das gilt für Vollmachten im PDF-Format: Haben die Wohnungseigentümer für Vollmachten die Schriftform vereinbart, genügt der Nachweis einer Stimmrechtsvollmacht im PDF-Format nicht, LG München I, 15.4.2010, 1 T 5151/10.

9. Anlagen zur Einladung

Eigentümer müssen sich angemessen auf die Versammlung vorbereiten können. Dazu gehört auch, dass Abrechnung und Wirtschaftsplan innerhalb der Ladungsfrist mit versandt werden. Aber reichen diese beiden Dokumente? Das kommt auf die Tagesordnung an. Bei Sanierungsbeschlüssen, Klageverfahren etc. wird das Mitversenden von Erläuterungen zur Tagesordnung sinnvoll und angemessen sein. In Kurzform kann eine Sachverhaltszusammenfassung mitgeliefert werden. Ein vorformulierter Beschlussantrag kann aber auch schon zu viel sein und eine Einschränkung darstellen, wenn man dann auf der Eigentümerversammlung abweichen will. Idealerweise stellt man die Unterlagen in einem geschützten Bereich im Internet zusammen.

10. Eventualeinberufung

Wenn die einberufene Eigentümerversammlung nicht beschlussfähig ist, so ist nach § 25 Abs. 4 WEG eine neue Versammlung mit dem gleichen Gegenstand (Tagesordnung) vom Verwalter einzuberufen. In vielen Gemeinschaftsordnungen ist geregelt, dass die Einladung zu dieser Wiederholungsversammlung gleichzeitig mit der Einladung zur ordentlichen Versammlung versandt werden kann. Die Wiederholungsversammlung kann in diesen Fällen in der Regel 30 Minuten nach der ersten Versammlung stattfinden. Eine solche Regelung kann nur durch Vereinbarung zustande kommen. Eine Beschlusskompetenz besteht nicht.

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