10 Tipps für die Mietverwaltung

Insbesondere wer Objekte neu in die Mietverwaltung übernimmt, sollte Sorgfalt walten lassen. So läuft‘s von Anfang an rund.

1. Fachgerechte Objektübernahme

Eine langfristig angelegte und qualitativ hochwertige Mietverwaltung fängt mit einer gut organisierten Übernahme der Objekte an. Nur wenn alle Unter­lagen komplett vorliegen und ihre Daten­qualität überprüft wurde, sind die Voraussetzungen für eine gute Verwaltung der ­Immobilie geschaffen.

Mit einer entsprechenden Checkliste, die alles berücksichtigt – von der Mieterakte über die letzten Betriebskostenabrechnungen sowie Informationen über inaktive Mieter bis hin zu Mahnwesen und Rechtsfällen –, lässt sich gegenüber dem Auftraggeber Professionalität dokumentieren.

2. Korrekte Pflege der Stammdaten

Häufig werden Informationen zu ­Mietobjekten in digitaler Form übergeben. Umso wichtiger ist es, die Stamm­daten nach Übernahme der Verwaltung zu plausibilisieren und mit den vorhandenen Verträgen abzugleichen. Nur so lässt sich sicherstellen, dass das Mahnwesen, die Betriebskostenabrechnung, aber auch der Umgang mit den vertraglich gebundenen Dienstleistern funktioniert.

3. Mietsicherheiten

Als (neu beauftragter) Treuhänder sollte man umgehend das Thema Mietkaution angehen: Liegen alle Mietsicherheiten vor? Wurden sie bereits entsprechend angelegt, oder ist dies noch zu tun? ­Wurden sie in der Vergangenheit richtig verzinst? Wurden alle Mieter über den Wechsel der Verwaltung informiert, die Bescheide über die Verwahrung der ­Mietkaution versandt und auch von ihnen ­freigegeben?

4. Technische Übernahme

Über die korrekte kaufmännische ­Übernahme eines Mietobjekts hinaus ist auch dessen technische Übernahme wesentlich. Fristen für notwendige, u. a. auch wiederkehrende Überprüfungen, ­Wartungskalender, Brandschutz- und eventuell weitere bestehende behördliche Auflagen sollten erfasst und die ­Termine in die Aufgabenliste ­übernommen ­werden.

5. Betriebskosten­abrechnung

Die erste Betriebskostenabrechnung nach einer Objektübernahme sollte mit der Abrechnung des Vorjahres verglichen und plausibilisiert werden. Unabhängig davon ist sie jedoch korrekt zu erstellen, also ggf. zu korrigieren. Weiterhin sollte immer geprüft werden, ob eingegangene Widersprüche aus dem Vorjahr bereits in den Stammdaten sowie in der neuen ­Abrechnung berücksichtigt wurden.

6. Mahnwesen

Ein besonders sensibles Thema nach der Übernahme neuer Bestände: Beim Mahnwesen zeigt sich, ob alle Informationen richtig eingepflegt wurden und die eingehenden Mieten mit der Soll-Stellung übereinstimmen. Werden hier Fehler gemacht, läuft man Gefahr, dass Mieter von vornherein unzufrieden sind. Eventuell notwendige Korrekturen von Irrtümern können gerade zu Beginn einer neuen Mietverwaltung das Arbeitsaufkommen ­unnötig erhöhen. Es empfiehlt sich, vor dem ­Versandt einer Mahnung das Mieterkonto noch einmal zu prüfen. Lieber anfangs etwas mehr Zeit investieren, als Mieter und Eigentümer vom Start weg gegen sich aufzubringen.

7. Wirtschaftsplan und Budget

Bereits mit der Übernahme eines Objekts ist es notwendig, dafür einen Wirtschaftsplan zu erstellen. Welche Erwartungen hat der Auftraggeber? Welche Erwartungen haben die Mieter? Welche Notwendigkeiten ergeben sich aus dem Zustand der Immobilie? Wenn Budget und Instandhaltungsrücklage sorgfältig geplant und mit dem Eigentümer abgestimmt werden, ­lassen sich unerwartete spätere ­Ausgaben ­vermeiden.

8. Reporting

Das Berichtswesen zum Objekt sollte alle Informationen beinhalten, die für einen umfassenden Überblick über Finanzen, Termine sowie die zukünftige Planung notwendig sind. Auch sollte ­dokumentiert werden, falls ­wichtige ­Entscheidungen anstehen, die vom ­Auftraggeber zu ­treffen sind.

9. Instandhaltungs­planung

Im Rahmen kontinuierlicher Objekt­begehungen sollten der Zustand der Immobilie erfasst und die zu erwartenden Kosten für ggf. erforderliche Instandhaltung entsprechend geplant werden. Notwendige Maßnahmen müssen zur Sicherung der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen rechtzeitig mit dem Eigentümer ­besprochen und von ihm ­freigegeben werden.

10. Übergabe der Immobilie

Jedes Verwaltungsmandat endet ­einmal. Grund genug, vorausschauend zu handeln und mit Blick auf die nächste Übergabe von Anfang an Sorgfalt walten zu lassen. Bekanntlich sieht man sich immer zweimal im Leben. Alle Unterlagen und Informationen zu einem Objekt im Bestand sollten daher stets so gut aufbereitet und vollständig sein, wie man sie selbst gern bekommen hätte.

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