10 Tipps für gute ­Verbindungen - Die smarten Empfehlungen der Partner des VDIV Deutschland für die digitale Kommunikation mit Kunden.

1. Systemintegration
Portale ermöglichen es Hausverwaltungen, sich rund um die Uhr mit den Eigentümern auszutauschen. Dokumente wie die Teilungserklärung oder die aktuelle Hausgeldabrechnung sind ständig verfügbar – auch außerhalb der Geschäftszeiten. Stammdaten wie eine neue E-Mail-Adresse können Kunden selbst online ändern. Solche Portale entfalten aber nur dann ihr volles Wertschöpfungspotenzial, wenn sie gänzlich ins bestehende IT-System der Hausverwaltung integriert sind, wie das Eigentümerportal von Aareon. Nur so ist gewährleistet, dass tatsächlich alle Informationen auch online auf dem neuesten Stand sind und Zeitverluste sowie Fehler durch manuelle Dateneingabe gar nicht erst entstehen.

2. Zusatzangebote
Mit dem anhaltenden Trend zur Nachhaltigkeit entstehen neue Konzepte und Geschäftsfelder. Beispiel Mobilität: Indem neue Anbieter mit Sharing-Konzepten in den Markt eintreten, eröffnen sie auch Verwaltungen neue Möglichkeiten, diese für ihre Liegenschaften zu nutzen. Die Bereitstellung über digitale Kommunikationsplattformen schafft einen Mehrwert für Eigentümer und Wohnungsnutzer. Als Partner der Wohnungswirtschaft bildet Animus dieses Angebot digital ab, übernimmt die Einrichtung und bringt auch gleich die entsprechenden Anbieter mit: E-Autos, Car- und Bikesharing, E-Scooter etc. können so in eine einzige App eingebunden und den Nutzern in der Immobilie zur Verfügung gestellt werden – ein attraktiver Service für mehr Kundenzufriedenheit.

3. Erreichbarkeit
Damit bei einem Rohrbruch nicht alle 30 Sekunden das Telefon klingelt, weil alle Bewohner eines Hauses den Schaden einzeln melden, lohnt sich die Einführung eines Serviceportals. Karthago.VISION bietet Eigentümern rund um die Uhr die Möglichkeit, Schäden online zu dokumentieren und der Verwaltung zu melden. Die weiterführende Kommunikation vonseiten der Hausverwaltung erfolgt danach für alle von diesem Schaden Betroffenen gleichzeitig und transparent über den Newsfeed des Portals – ohne Einzeltelefonate, E-Mails und Aushänge im Treppenhaus.

4. Vorgangs­management
Wer interne Abläufe nachvollziehbar gestaltet, kann prozessorientiert arbeiten und die Abstimmung mit Eigentümern, ob individuell oder in der Gruppe, deutlich vereinfachen. Dabei hilft ein intelligentes Vorgangsmanagement, das verschiedene Vorgänge einheitlich anlegt, bearbeitet und somit optimiert. Es schafft unternehmensweite Prozesstransparenz, und Eigentümer sind jederzeit über den Status ihrer Anfragen informiert. casavi bietet hierfür das Vorgangsmanagement-Tool SmartTask, das es ermöglicht, individuelle Vorgangsarten und Auftragstypen anzulegen. So können alle Anfragen zentral als Vorgang erfasst werden, um erforderlichenfalls Dritte wie externe Dienstleister schnell und effizient zu involvieren. Noch nicht bearbeitete Anfragen sind schneller ersichtlich und können an die zuständige Stelle weitergeleitet werden.

5. Automatisierung
Digitalisierung bedeutet auch, Vorgänge zu automatisieren. Mit den richtigen Werkzeugen sparen Sie Zeit und Geld, wenn Ihre Software bestimmte Arbeiten für Sie übernimmt. In jedem Verwaltungsunternehmen gibt es Aufgaben, die immer auf identische Weise ausgeführt werden müssen. Meist sind diese Vorgänge zeitaufwändig, und was liegen bleibt, wird zur Belastung fürs Unternehmen. Beispiele dafür sind Instandhaltungsmaßnahmen oder Trinkwasseruntersuchungen. Durch die Integration einer Software wie SERVICECASE von der DOMUS Software werden solche Aufgaben automatisiert erledigt. Benachrichtigt wird man nur dann, wenn etwas aus welchem Grund auch immer nicht fristgerecht ausgeführt
wurde.

6. Selbstbedienung
Die Anliegen von Eigentümern zu bearbeiten, kostet eine Menge Zeit und Geld, ganz gleich, ob es sich um Standardvorgänge oder Sonderwünsche handelt. Viel effizienter und angenehmer für beide Seiten ist es, wenn Eigentümer jederzeit selbstständig auf alle verfügbaren Dokumente und Informationen zugreifen können – unabhängig von den Sprechzeiten und der Auslastung der Verwaltung. Möglich macht's das Kundenportal von etg24: Es ist einfach per Web-App aufrufbar und sorgt mit Funktionen wie persönlichen Postfächern, dem Dokumentenmanagement sowie der transparenten Dokumentation aller Vorgänge dafür, dass Eigentümer benötigte Informationen und Unterlagen selbst abrufen können. In der Verwaltung rührt dafür niemand einen Finger, und doch sind die Kunden zufrieden, weil der Service einfach stimmt.

7. Dokumenten­erstellung
Die Belegprüfung durch die WEG lässt sich digital schneller und übersichtlicher gestalten. Zur Vorbereitung stellt die Verwaltung in der Regel alle relevanten Belege und Unterlagen geordnet zusammen: Kontoauszüge, Rechnungen, Angebote, dazu individuelle Erläuterungen, Abrechnungen, Wirtschaftsplan und Unterlagen zu § 35 EStG … Kommt dabei die Hausverwaltungssoftware HVW3 von Giesse + Partner zum Einsatz, bedarf es hierzu lediglich einiger Mausklicks. Das so erstellte Sammeldokument wird den Beiräten automatisiert per E-Mail zugestellt oder es steht im Internetportal zum Abruf bereit. Die früher notwendigen langwierigen Vorbereitungen entfallen – was den gesamten Vorgang für alle Beteiligten schneller, einfacher und komfortabler macht.

8. Kundenbriefkästen
Kundenaccounts, die von jedem Endgerät aus über den Web-Browser einsehbar sind, stellen eine echte Alternative zum bisherigen Dokumentenversand per Post, E-Post oder E-Mail dar. Nicht nur das Sortieren und Kuvertieren von Aussendungen entfällt, sondern auch die Kontrolle und Nachverfolgung der Korrespondenz mit den einzelnen Eigentümern. Im digital angelegten Kundenaccount ist nämlich jederzeit alles für alle Berechtigten einsehbar. Selbst große Datenmengen, wie sie bei Bilddateien anfallen, werden problemlos zugestellt – ohne Versandkosten. Mit Blick auf die diesjährige Preiserhöhung beim Porto der Deutschen Post bietet UTS damit ein weiteres unschlagbares Argument für die Service-Plattform karthago.VISION.

9. Eigeninitiative
Hausgemeinschaften können funktionieren oder eben auch nicht. Meist ist es nur eine Frage der Kommunikation der Bewohner untereinander. Und dazu kann man als Hausverwaltung durchaus etwas beitragen. HomeBeat.Live beispielsweise ist eine App, mit der sich jedes Haus seine eigene Kommunikationsplattform einrichten kann – und die Verwaltung lässt sich ebenfalls einbinden. So ist die Frage nach dem vom Nachbarn angenommen Paket schnell beantwortet und ein Schaden ganz einfach gemeldet. Weil alle stets im Bilde sind, wird auch gute Arbeit der Verwaltung besser sichtbar – und findet ihre verdiente Wertschätzung.

10. Vernetzung
Digitale Tools bergen ein großes Potenzial für Qualität, Produktivität, Wirtschaftlichkeit und Wachstum. Gutes Beispiel: Die „Eigentümer-App“ erhöht für Eigentümer Service und Komfort und ermöglicht es Verwaltungen, ihre Produktivität zu steigern und neue Geschäftsmodelle zu erschließen – theoretisch also ein sinnvolles Instrument. Praktisch ist sie das aber nur, wenn sie keine Insellösung in einem Meer voll anderer digitaler Inseln darstellt, die in ihrer Vielzahl und Komplexität nicht beherrschbar sind. ista, facilioo und immer mehr große wie kleine Unternehmen aus der Immobilienwirtschaft beschreiten hier z. B. den Weg zu einer offenen, flexibel nutzbaren digitalen Plattform, die alle wesentlichen Anwendungsfälle abbildet und die Beteiligten effizient vernetzt und so praxisnah die digitale Transformation in der Verwaltung ermöglicht.

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