10 Tipps ür eine ­konfliktfreie Eigentümer­versammlung

Natürlich hat man es auf Eigentümerversammlungen auch mit schwierigen Persönlichkeiten zu tun. Konflikte sind damit unausweichlich. Gut zu wissen, wie man mit solchen Situationen umgeht.

1 Störungen und Konflikte antizipieren!
Wer hat vor Eigentümerversammlungen schon genug Zeit zur umfassenden Vorbereitung? Man hofft, dass alles irgendwie gut gehen wird, weiß aber aus Erfahrung, a) welche Themen zuverlässig die Bedenkenträger auf den Plan rufen werden und b) worüber die üblichen Skeptiker und Besserwisser wieder endlos diskutieren werden. Die Zeit, die man im Vorfeld zu sparen glaubt, geht in der Versammlung doppelt und dreifach drauf. Besser, man bereitet sich auf absehbare Störungen vor: Wer schon im Voraus gute Argumente in petto hat und notorischen Nörglern den Wind aus den Segeln nimmt, ist durch (fast) nichts zu überraschen.

2 Heikles zum Schluss!
Wird ein heikler Tagesordnungspunkt gleich zu Beginn verhandelt, wird oft so lange diskutiert, dass für die restlichen Punkte kaum noch Zeit bleibt. Setzt man solche Punkte dagegen ans Ende, haben sich insbesondere schwierige Teilnehmer schon vorher ­ausgetobt. Die kritische Masse will dann auch meist wieder nach Hause, statt weiter zu diskutieren.

3 Kurz, konkret, ­knackig, klar!
Fruchtlose Endlosdiskussionen lassen sich vermeiden, wenn man von vornherein dazu aufruft, dass sich alle möglichst kurzfassen: „Damit heute wirklich alle zu Wort kommen, gelten die vier K: kurz, konkret, knackig, klar!“ So lässt sich auch stringent moderieren: „Was heißt das jetzt konkret, Frau Müller?“ Selbstverständlich hält sich auch der Verwalter selbst daran. Und da Regeln ohne Konsequenzen nicht hinreichend eingehalten werden: „Manchmal vergisst man im Eifer des Gefechts die Zeit. Dann helfe ich weiter, hebe die Hand und deute auf meine Uhr.“ Ist jemand tatsächlich nicht zu bremsen, sagen Sie höflich, aber bestimmt (s. Tipp 5): „Bitte Ihren letzten Satz zum Abschluss!“ Von einer grundsätzlichen Begrenzung der Redezeit ist abzuraten. Sie ist gerichtlich anfechtbar.

4 Fokussierter ­Verwalter!
Verwalter, die selbst gerne ausschweifend werden, ermuntern damit unwissentlich auch Versammlungsteilnehmer zu längeren Monologen. Dagegen wirkt ein Verwalter, der auf den Punkt formuliert und sich aufs Wesentliche beschränkt, als Vorbild. Er gibt mit sachlichem Fokus den Ton an. Zugegeben: Auf den Punkt formulieren zu können, wird niemandem in die Wiege gelegt. So zu sprechen, ist etwa wie Schwimmen: Man kann es nur mit etwas Übung (s. Experten-Tipp).   

5 Freundlich im Ton, hart in der Sache!
„Mit dem kann man nicht vernünftig reden!“, höre ich oft. Also versucht es der Verwalter gar nicht erst, sondern wird gleich aggressiv: „Das ist doch Quatsch, was Sie da behaupten!“ Das mag rein sachlich betrachtet hundertprozentig stimmen, aber es hilft nicht. Im Gegenteil, es eskaliert. Es verstärkt den Trotz des Trolls. Wer in einem Konflikt die Nerven verliert, hat bereits verloren. Im Konflikt und bei persönlichen Angriffen sollte man stets gelassen, sachlich und höflich bleiben. Auch wenn es Mühe kostet (und Übung). Es lohnt sich.  Je weniger eine Situation eskaliert, desto eher kann sie bereinigt werden. Wer freundlich bleibt, kann und sollte gleichzeitig hart in der Sache kommunizieren: „Herr Müller, ich respektiere Ihre Meinung – und jetzt möchte ich diesen Punkt auch mit allen anderen Eigentümern ­abklären.“

6 Frustventil öffnen!
So mancher Eigentümer kommt zur Versammlung schon mit sooo einem Hals und dem festen Vorsatz, das Ganze jetzt mal so richtig aufzumischen. Ganz gleich, ob er oder sie: Was braucht so jemand? Ein Ventil, um Dampf abzulassen. Lassen Sie es zu, 60 Sekunden lang. Bis der Dampf aus dem Kessel ist. Dann erst können Sie der Sache auf den Grund gehen: „Verstehe ich Sie recht? Was Sie am meisten stört, ist … Deshalb hätten Sie am liebsten …?“ Sie können zu diesem wie zu jedem anderen Tipp auch in der Versammlung Meta-Kommunikation betreiben (Kommunikation über die Kommunikation): „Ich werde niemandem sagen, er solle sich beherrschen, wenn er mal ausflippt. Niemand muss aus seinem Herzen eine Mördergrube machen. Jeder darf seinen Frust artikulieren. Wir lassen den Frust ab – dann bereden wir den Anlass dafür sachlich.“

7 Notbremse: vertagen!
Manchmal hilft alle Moderationskompetenz nichts und die Teilnehmer gehen sich verbal gegenseitig an den Kragen. Die Situation läuft völlig aus dem Ruder. Versuchen Sie dann nicht, gegen Windmühlen zu kämpfen. Vertagen Sie lieber – freundlich, aber knallhart (s. Tipp 5): „Entschuldigung, mit gegenseitigen Vorwürfen kommen wir nicht weiter. Wir vertagen diesen Punkt ans Ende der Versammlung (s. Tipp 2) und ziehen Punkt … vor. Damit gewinnen wir Zeit, uns alle wieder zu beruhigen und zur Sachlichkeit zurückzukehren.“

8 Total cool bleiben!
Heutzutage muss man mit allem rechnen, auch mit verbalen Angriffen auf den Verwalter. Wer sich davon provozieren lässt, verliert: die Kontrolle über die Versammlung, die eigene Durchsetzungsfähigkeit und den Respekt der Versammelten. Sie werden angegriffen? Ruhe bewahren! Souverän bleiben! Nicht foppen lassen! Auch nicht beschwichtigen, sondern zur Sache zurückkehren: „Sie stört also … und Sie möchten, dass wir … beschließen.“

9 Erinnern Sie sich!
„Dass manche Leute einfach nicht sachlich bleiben können!“ – eine verständliche Verwalterklage, die leider nicht hilft. Bei Störungen kommt es erst in zweiter Linie auf die Sache an und in erster Linie darauf, ruhig Blut zu bewahren und sich mit kühlem Kopf das oberste Handlungsprinzip so lange lebhaft ins Gedächtnis zu rufen, wie die Attacke dauert, zum Beispiel: „Ich lasse mich nicht provozieren! Ich bleibe immer schön freundlich und souverän.“ Das macht stressresistent und resilient.

10 Positive Stimmung!
Unter unqualifizierten Angriffen einzelner Versammlungsteilnehmer leidet nicht nur der Verwalter. Betroffen sind auch die vielen „normalen“ Teilnehmenden, die sich fremdschämen. Die Stimmung sackt in den Keller. Deshalb sollten Sie von der ersten Minute an positive Stimmungspflege betreiben, sachliche Wortbeiträge ruhig etwas überschwänglich loben, Erfolge hervorheben, Anerkennung verteilen. Das schafft ein mächtiges Gegengewicht zu den marodierenden Miesmachern und isoliert die Radaubrüder auch von der überwiegenden Mehrheit der Teilnehmenden.

Experten-Tipp
Erfahrene Verwalter lassen sich vor besonders heiklen, entscheidenden oder belastenden Versammlungen von Kommunikationsexperten fit machen, vorzugsweise im Rollenspiel. Was man vorher schon zigfach durchgespielt hat, kann einen nicht mehr überraschen: Coaching zahlt sich aus. Und manchmal hilft auch ein gutes Buch:

Dr. Cornelia Topf: Wie Sie stark auftreten – auch wenn Sie sich nicht wirklich so fühlen • eBook epub • Kösel-Verlag 2013 • ISBN: 978-3-641-09698-4 • 13,99 Euro