10 Tipps, um Abrechnungsfehler zu vermeiden

Die Abrechnung ist eine Herausforderung für den Verwalter. Sie heute rechtssicher zu erstellen, ist sehr schwierig. Aber auch für Kunden ist es oft nicht leicht, sie zu verstehen und die erforderlichen Daten zu finden. Mit den folgenden Tipps wollen wir beiden Seiten helfen.

1. Mietrecht contra WEG-Recht

Wenn Sie eine WEG-Abrechnung erstellen, machen Sie’s bitte nach den wohnungseigentumsrechtlichen Vorschriften. Nur so wird sie korrekt. Ja, für den vermietenden Eigentümer ist es dann schwierig, eine Mieterabrechnung zu fertigen. Dieses Problem kann er aber größtenteils durch einen guten Mietvertrag lösen. Eine „Mischabrechnung“ dagegen führt im Fall der Anfechtung zur Beschlussaufhebung.

2. Das Problem der Abgrenzung

Abgrenzungsbuchungen sind bei vielen sehr beliebt. Sie sind aber wohnungseigentumsrechtlich nur im Rahmen der Heizkosten gestattet. Sonst nicht. Leider, mögen Sie sagen. Die WEG-Abrechnung basiert aber auf dem Einnahmen- und Ausgabenprinzip: Es sind die Geldflüsse bis zum Ende des Kalenderjahres darzustellen. Mehr nicht. Wurde eine Zahlung 2017 zweimal geleistet, so ist sie auch zweimal in die Abrechnung aufzunehmen. Die Rückerstattung ist als Einnahme in die Abrechnung des Jahres aufzunehmen, in dem die Gutschrift erfolgte.

3. Schlüssigkeit

Die Abrechnung dient auch der Kontrolle des Verwalters: Ist er ordnungsgemäß mit den Geldern der Gemeinschaft umgegangen? Daher muss die Abrechnung gewisse Pflichtangaben enthalten. Hierzu gehören die Kontostände am Jahresanfang, die Einnahmen des Abrechnungsjahres, die Ausgaben und die Kontostände am Jahresende. Ebenso müssen die jahresübergreifenden Bewegungen – Auszahlung und Einzahlung der Abrechnungsergebnisse und Abgrenzungen aus der Heizkostenabrechnung – dargestellt werden. Nur so ist sie schlüssig und für den Eigentümer nachvollziehbar.

4. Einnahmen und ­Ausgaben darstellen

Verwenden Sie für gewisse Positionen je ein Einnahmen- und ein Ausgabenkonto. Gut aufzeigen lässt sich dies am Beispiel Versicherungsschäden. Hier benötigen Sie ein Ausgabenkonto für geleistete Zahlungen und ein Einnahmenkonto für Erstattungen der Versicherung. Die Saldierung auf einem Konto ist nicht zu empfehlen. So lässt sich auch erkennen, wie der Bearbeitungsstand im Abrechnungsjahr ist.

5. Meine Software macht das nicht?

Das mag sein. Hilft aber nicht weiter. Wenn Sie eine schlechte Software im Einsatz haben, dann ist das Ihr Problem. Zur Not müssen Sie die Abrechnung durch Erläuterungen oder zusätzliche selbst erstellte Blätter ergänzen. Oder Sie suchen sich ein geeignetes Programm!?

6. Kostenverteilerschlüssel

Einmal in der EDV, immer in der EDV. Das ist bei Kostenverteilerschlüsseln häufig ein Problem, wenn sie nicht auf korrekte Art und Weise zustande gekommen sind oder nur angewendet werden, weil sie vermeintlich gerecht sind. § 16 Abs. 2 WEG definiert den gesetzlichen Schlüssel: Miteigentumsanteile. Abweichungen hiervon sind nur durch Vereinbarung (Gemeinschaftsordnung) oder Beschluss nach § 16 Abs. 3 WEG für Betriebskosten möglich. Sonst nicht. Erhebt ein Dritter, z. B. die Kabelgesellschaft, die Kosten seiner Leistungen nach Einheiten, so darf der Verwalter sie nicht automatisch auch nach Einheiten abrechnen. Es gilt der gesetzliche, vereinbarte oder beschlossene Schlüssel für diese Position.

7. Kostenzuordnung in umlage­fähig / nicht umlagefähig

Kundenfreundlich, aber nicht gefordert und gefährlich. Sie kennen ja auch die individuellen Vereinbarungen der Eigentümer mit den Mietern nicht. Nehmen Sie daher in Ihre Abrechnung bitte einen entsprechenden Warnhinweis mit auf, z. B. „Wir haben nach der Betriebskostenverordnung gebucht – Was auf Ihren Mieter umlegbar ist, ist in Ihrem Mietvertrag geregelt“. Und: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, sodass sie Kosten exakt nach Betriebskostenverordnung zuordnen. Sonst ist dies eine riskante Fehlerquelle.

8. Kosten gerichtlicher Verfahren

Auch sie stellen eine Fehlerquelle dar. Insbesondere die Kosten von Beschlussanfechtungsverfahren. Sie sind nur auf alle Beklagten umzulegen. Die Kläger dürfen mit den Kosten nicht belastet werden. Verwenden Sie hier den Schlüssel Miteigentumsanteile ohne Miteigentumsanteile der Kläger.

9. Kontendarstellung

Sie kennen die Fragen der Eigentümer: Was verbirgt sich hinter den Kosten der Instandhaltung? Was sind „Sonstige Kosten“? – alle sehr lästig! Mein Tipp: Fügen Sie der Abrechnung interne Kontenauszüge bei. Dies erleichtert vieles und minimiert die Zahl der ­Rückfragen.

10. Abrechnung in der Eigentümerversammlung

Fragen von Eigentümern zur Abrechnung können den Zeitrahmen der Eigentümerversammlung sprengen und die übrigen Miteigentümer langweilen. Versuchen Sie, solche Fragen vor der Versammlung zu klären. Nehmen Sie einen Hinweis in das Anschreiben zum Versand der Abrechnung mit auf: ­Fragen zur Abrechnung klären Sie bitte vor der Versammlung mit Herrn/Frau XY.

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