10 Tipps wie Sie die Digitalisierung für Ihre Eigentümer­versammlungen nutzen.

Für die Ladung zur Versammlung ist die Textform erforderlich, aber auch ausreichend. Dies erlaubt es dem Verwalter grundsätzlich, zum Beispiel per E-Mail oder App einzuladen – eine gute Möglichkeit. Schwierig wird es allerdings häufig, wenn Unterlagen wie Abrechnung und Wirtschaftsplan individuell beisortiert und mitgeschickt werden sollen. Hier sind noch sehr viele Software-Entwickler gefragt, sich um praktikable Lösungen zu bemühen.

2. Der Proto­koll­versand

Unkompliziert ist dagegen der Versand des Protokolls per E-Mail. Auf diese Weise lassen sich deutliche Einsparungen an Portokosten und Arbeitszeit erzielen, der Prozess an sich wird wesentlich schneller. Zwar gehört der Versand des Protokolls laut Wohnungseigentumsgesetz nicht zu den Pflichtaufgaben des Verwalters, Kunden erwarten es heute aber so. Umso mehr empfiehlt es sich, hier eine möglichst kostengünstige ­Versandart zu wählen.

3. Die Versammlung

Die virtuelle Eigentümerversammlung ist auch weiterhin zumindest gesetzlich nicht legitimiert, solange keine entsprechende Vereinbarung vorliegt. Die lässt sich aber gerade in kleineren Eigentümergemeinschaften treffen – und kann durchaus einen Beitrag zur Optimierung leisten: Wo insbesondere kleinere Gemeinschaften sich schwertun, überhaupt eine professionelle Verwaltung zu finden, kann man die Vereinbarung Eigentümerversammlungen virtuell abzuhalten zur Voraussetzung der Zusammenarbeit machen.
Und da wir nun schon alle auf eine Reform des Wohnungseigentumsgesetzes hoffen: Es wäre schön, wenn eine Regelung analog des § 118 Abs. 2 Aktiengesetz mit aufgenommen würde: „Die Satzung kann vorsehen oder den Vorstand dazu ermächtigen vorzusehen, dass Aktionäre ihre Stimmen, auch ohne an der Versammlung teilzunehmen, schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation abgeben ­dürfen (­Briefwahl).“

4. Mitteilungen

Das Schwarze Brett einer Eigentümergemeinschaft – meist im Hausflur angebracht – lässt sich natürlich auch digitalisieren. Es entlastet Verwalter insofern, als sie keine Aushänge mehr von Hand anbringen müssen. Ist das wirklich hilfreich? Ich glaube nicht, dass eine digitalisierte Mitteilung der Hausverwaltung mehr Aufmerksamkeit bekommt als ein ausgehängter Zettel – solange sie nicht direkt beim intendierten Empfänger ankommt, und zwar digital, direkt auf dem Computer, Tablet oder Smartphone der Hausbewohner. Nur so erhöht man die ­Wahrnehmung.

5. Datenschutz

Digitalisierung und Datenschutz stellen derzeit keine wesentlichen Probleme in der WEG dar. Hierzu gibt es auch kaum Streitigkeiten vor Gerichten. Bisher hat sich die Rechtsprechung lediglich mit der Videoüberwachung befasst.

6. Die Legitimation

Der Grundsatz der Nichtöffentlichkeit kann bei online durchgeführten Eigentümerversammlungen zum Problem werden. Schon in der Einladung zu einer solchen Video-Versammlung ist darauf hinzuweisen, dass Personen, die nicht zum Kreis der Miteigentümer gehören, von der Konferenz auszuschließen sind. Dies müssen die Teilnehmer gewährleisten. Wer aber nimmt denn wirklich daran teil? Zwar sieht man per Video die Gesichter der Teilnehmer, aber sind das wirklich die Eigentümer bzw. die von ihnen ordnungsgemäß bevollmächtigten Personen? Wie legitimieren sich die Anwesenden für die Teilnahme, reicht dafür die Einwahl durch den ­Zugangscode?

7. Stammdatenpflege

Auch bei Präsenzversammlungen kann es in Bezug auf den Grundsatz der Nichtöffentlichkeit spannend werden: Wer nimmt teil? Natürlich nur die im Grundbuch eingetragenen Eigentümer. Die entnehmen Sie Ihren Stammdaten und setzen sie auf die Anwesenheitsliste. Wie gut aber sind die Stammdaten gepflegt? Fehler sind hier eigentlich vorprogrammiert. Der regelmäßige Abgleich mit dem Grundbuch ist daher sinnvoll und ­durchaus geboten.

8. Akteneinsicht

Datenschutz innerhalb der WEG gibt  es nicht. Will ein Wohnungseigentümer die Verwaltungsunter­lagen beim Verwalter einsehen, und ­gehören hierzu auch die Abrechnungen der anderen Eigentümer, so ist dies ­hinzunehmen.

9. Die Vergütung

Wie oft werden Sie gebeten, einzelne Dokumente, Abrechnungen und Protokolle, „doch bitte noch einmal zu schicken, weil sie irgendwie gerade nicht auffindbar sind, der Steuerberater sie aber nun dringend braucht“? Klar, machen wir gerne! Wir berechnen das aber pauschal mit 25 Euro. Vereinbaren Sie diese Pauschale mit Ihren Eigentümern. Denn es ist Ihre Arbeitszeit, die Sie für solche Anfragen aufwenden, und die bezahlt werden muss. Als Alternative bietet sich sonst nur die digitale Hinterlegung und Bereitstellung von Dokumenten an, z. B. in einem ­Online-Portal an.

10. Der Kundenkontakt

Eins sollte man bei all dem nicht ­vergessen: Die Eigentümerversammlung ist die für den direkten und persönlichen Kontakt zu den Kunden wichtigste Gelegenheit. Als Verwalter lebt man von Weiterempfehlungen. Und man bekommt sie nun einmal nur von zufriedenen Kunden – denen, die wir nicht zuletzt im Rahmen der Eigentümerversammlung von uns und unseren ­Leistungen ­begeistert haben.

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