10 Tipps wie Sie die Jahresabrechnung erfolgreich ­meistern.

Kaum ist der Countdown zum Jahreswechsel verklungen, schon beginnt die Uhr erneut zu ticken – zumindest in den Verwaltungen. Denn die Jahresabrechnungen wollen erstellt werden. Losgelöst von den hierfür geltenden gesetzlichen Fristen scheint sich – nicht zuletzt wegen der Digitalisierung vieler Abläufe – eine Tendenz zur Beschleunigung zu zeigen. Kunden erwarten immer häufiger, dass Abrechnungen schon gleich zu Jahresbeginn vorliegen, und messen die Qualität ihrer Verwaltung auch daran. Mit einem stringenten Konzept zur Erfassung der relevanten Daten und einer übers Jahr gut gepflegten Ablage ist das durchaus zu realisieren. Noch entscheidender ist es allerdings, Abrechnungen ordnungsgemäß, korrekt und damit rechtssicher zu erstellen. Dabei gilt es so manche Klippe zu umschiffen. Wie Ihnen das gelingt, zeigt sich auf den folgenden Seiten. Kommen Sie gut durch die turbulente Saison mit zufriedenen Kunden.

1. Laufende Prüfung

Auch wenn die Jahresabrechnung regelmäßig nach Ablauf des 31. Dezember jedes Jahres ansteht, sollte man mit den Vorbereitungen dazu besser früher beginnen: Unabhängig davon, ob die Zahlungsflüsse im Verwalterbüro zentral oder dezentral bearbeitet werden, empfiehlt es sich, gebuchte Beträge und dazugehörige Belege regelmäßig einer vorläufigen Kontrolle zu unterziehen – mindestens monatlich oder alle zwei Monate. Dies gilt insbesondere deshalb, weil Umsätze im Abrechnungszeitraum zu berücksichtigen sind und sich in der ­Hausgeldabrechnung wiederfinden müssen, selbst wenn möglicherweise ein falscher Betrag oder gar vom falschen Girokonto gezahlt worden ist. Während des Abrechnungszeitraums entdeckte Fehler können abrechnungsneutral korrigiert werden und zeigen darüber hinaus, dass die Verwaltung Zahlungsvorgänge sorgsam prüft.

2. Geeignete Strukturen

Nach meiner Kenntnis werden in vielen Verwaltungen die Belegordner des laufenden Geschäftsjahres immer noch thematisch angelegt: Betriebskosten, Heizkosten, sonstige Belege. Eine solche Struktur ist eigentlich nur in der Mietverwaltung sinnvoll, wenn Mieter zur Belegeinsicht nach einzelnen Posten ihrer Nebenkostenabrechnung suchen.
Eine WEG-Verwaltung sollte, zumal wenn sie noch keine Online-Belegprüfung anbietet, mit Blick auf die Rechnungsprüfung durch die Verwaltungs­beiräte alle Belege zusammen, aber in der ­Reihenfolge des Buchungsjournals ablegen – eine deutliche Erleichterung für Prüfer, die Transparenz schafft und ­Vertrauen weckt.

3. Vorausschauende ­Planung

Seit die Gerichte den 30. September als angemessenen Termin für die Vorlage der Jahresabrechnung anerkannt haben, hat sich der Wettlauf mit der Zeit über das Verwalterjahr etwas entspannt. Nun lassen sich die Sommerferien immerhin nutzen, um Eigentümerversammlungen vorzubereiten. Länger wird das Jahr dadurch aber nicht, und Durchführung, Nachbereitung sowie die Abarbeitung von Beschlüssen brauchen auch ihre Zeit.
Planen Sie Ihre Eigentümerversammlungen ein Jahr im Voraus – und informieren Sie Eigentümer unter TOP Sonstiges der Vorjahresversammlung bereits über den nächsten Termin. So entfällt die meist leidige Diskussion über den Versandtermin der Einladungen und Unterlagen, der Termin steht, ist allen bekannt und kann auch der Verwaltung als Ziel dienen, auf das Arbeitsprozesse abgestellt werden.

4. Unterstützung  des ­Beirats

Grundlegend für den Beschluss der Eigentümerversammlung über die Jahresabrechnung ist die Stellungnahme des Verwaltungsbeirates dazu. Wie und in welcher Form er über seine Prüfung gemäß § 29 Abs. 3 WEG berichtet, ist ihm freigestellt. In der Regel sind prüfende Eigentümer nicht kaufmännisch oder buchhalterisch geschult und können professionelle Unterstützung brauchen – die Verwalter auch anbieten sollten. Viele Fachpublikationen enthalten Anleitungen zur Rechnungsprüfung, die auch für Verwalter hilfreich sind. Auf ihrer Basis lässt sich professionelle Buchführung für Laien verständlich erklären – und letztlich auch, unabhängig vom verwendeten EDV-System, die Jahresabrechnung für die Prüfung durch den Beirat ­übersichtlich gliedern.

5. Sinnvolle Gliederung

Untergliedern Sie die Prüfung für den Beirat in die Bereiche „Einnahmen der Gemeinschaft“, „Ausgaben zur Abrechnungsspitze“ und „Rücklagenentwicklung“. Aus dem Beschluss über den Wirtschaftsplan ergibt sich für den ­Verwalter das Erfordernis der Führung einer Nebenbuchhaltung zur Sollstellung, Bedienung offener Posten, Ist-­Verbuchung. Dies erlaubt eine vereinfachte Darstellung für Prüfende:

• Nach Wirtschaftsplan zu erzielende Einnahmen
• Tatsächliche Einnahmen
• Erklärung eventueller ­Differenzen

Mit ausgewiesen werden sollten hier selbstverständlich auch sonstige geplante Einnahmen wie Mieten, Versicherungsentschädigungen o. Ä., und es darf der Blick auf das Mahnwesen der ­Verwaltung gelenkt werden. Für den ­Prüfbericht des Verwaltungsbeirates kann eine ­Formulierung vorgegeben werden, die kurz und bündig die Differenz zwischen den geplanten und tatsächlichen ­Einnahmen erklärt.

6. Darstellung des ­Wirtschaftsplans

Der zweite Teil der Prüfung durch den Beirat gilt den ursprünglich geplanten Ausgaben. Hier zeigt sich, ob der ­Verwalter den im Vorjahr ­vorgelegten Wirtschaftsplan gut kalkuliert hat. Dafür empfiehlt sich eine transparente Gegenüberstellung der geplanten Ausgaben und der tatsächlich im Abrechnungsjahr entstanden Ausgaben. Zeigen sich hier Differenzen, sollten sie im Einzelnen leicht erklärbar sein. Ein Blick in die Nebenrechnungen oder Notizen zur Wirtschaftsplankalkulation des Vorjahres kann dabei helfen – das ist ohnehin eine optimale Vorbereitung für die Erläuterung der Abrechnungsspitze in der Eigentümer­versammlung.

7. Liquidität und ­Rücklagen

Hier zeigt sich, dass es für die Darstellung des Wirtschaftsplans sinnvoller ist, die tatsächlich erforderliche Liquidität einzustellen als mühsam aus voraussichtlichen Entwicklungskosten ermittelte Zahlen. Zu empfehlen ist folgendes Schema:

• Gesamtausgaben im ­Wirtschaftsjahr
• Abweichung vom Kostenansatz im Wirtschaftsplan
• Begründung der Abweichung

Zur Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage sollten Entnahmen und Zuführungen stets den WEG-Beschlussfassungen entsprechen, wobei in der Praxis Entnahmen auch für die Regulierung versicherter Schäden üblich sind, oder Zuführungen beispielsweise erwirtschafteter Zinsen. ­Folgendes Schema bietet sich an:

• Endbestand des Vorjahres
• Zugang gemäß Wirtschaftsplan
• Zugang aus Zinserträgen
• Abzug von Abgaben und ­Steuern
• Abzug beschlussgemäßer ­Entnahmen
• Rechnerischer Endbestand

8. Die Angemessen­heitsprüfung

Unabhängig davon, nach welchem Verteilmaßstab innerhalb der Gemeinschaft mit dem vorgelegten Bericht abgerechnet wird, empfiehlt es sich, Vergleichswerte anzugeben. In einer Abrechnung nach Miteigentumsanteilen können die nach II. BV, Petersscher Formel etc. pro Qua­dratmeter ermittelten Werte hilfreiche Vergleichsmaßstäbe sein.

9. Die Schlüssigkeits­rechnung

Für mich die Königsdisziplin im ­Rahmen der WEG-Abrechnung ist die ­rechnerische Erklärung des ausgewiesenen Rücklagenbestandes. So wirken z. B. nicht vollständig oder überzahlte Hausgelder, die ermittelte Abrechnungsspitze und abgegrenzte Kosten­positionen zur Heizkostenabrechnung genauso auf die Vermögenslage wie die Geldbestände auf Giro- und Tagesgeldkonten. Gleichwohl müssen sie rechnerisch erklärbar sein. Wer es schafft, seinen Eigentümern dies verständlich zu machen, weckt Vertrauen. Eine solche Schlüssigkeitsrechnung kann so aussehen:

• Rechnerischer Endbestand der Rücklage
• Abzug Geldbestände
• Abzug Salden der Eigentümer
• Abzug Abrechnungsspitze

10. Die Eigentümer­versammlung

Das Abrechnungswerk, das Eigentümer mit der Einladung zur Versammlung erhalten, ist umfassend. Die Erfahrung hat gezeigt, dass es sinnvoll ist, zur Erläuterung das hier beschriebene Schema zu nutzen. Detailfragen sollten in der Regel bereits im Vorfeld geklärt sein. So lässt sich das Wirtschaftsjahr mit einem in Einnahmen, Ausgaben, Rücklagen und Schlüssigkeitsrechnung gegliederten Kurzvortrag schön und zur vollsten Zufriedenheit Ihrer Eigentümer zusammenfassen. Ich wünsche allen Kollegen viel Erfolg im Versammlungsjahr 2019!

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