10 Tipps zur Eigentümerversammlung

Wer Sie beherzigt, macht ganz einfach weniger Fehler.

1. Der Vertrag

Der erste Fehler ist schon bei Abschluss des Verwaltervertrages möglich. Vergütet werden dem Verwalter nur Eigentümerversammlungen, die er nicht schuldhaft zu vertreten hat oder die
1 × jährliche ordentliche. Doch was ist eine außerordentliche Eigentümerversammlung? Die Wiederholungs-, Fortsetzungsversammlung auch? Verwenden Sie klare Begriffe im Verwaltervertrag. Jede weitere Versammlung verursacht Aufwendungen und Kosten und ist daher gesondert zu vergüten.

2. Die Einladung

Auch bei der Einladung werden oftmals Fehler gemacht. Klassiker Nr. 1 ist, dass zugleich auch zu einer Zweitversammlung, etwas später am gleichen Tag, bei gleichem Ort und mit gleicher Tagesordnung geladen wird. Das Gesetz gibt dieses Vorgehen nicht her, eine Beschlusskompetenz besteht nicht. Es muss vereinbart worden sein, d. h. ich brauche eine Ermächtigung aus Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung. Liegt diese nicht vor, kann ich auch nicht zugleich zur Zweitversammlung laden.

3. Die Teilnehmer

Öffentlichkeitsalarm! Teilnahmeberechtigt sind alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer. Doch häufig kommen mehr Teilnehmer. Die im Grundbuch eingetragene Ehefrau bringt ihren Mann (Rechtsanwalt) mit. Dieser stellt nun Öffentlichkeit dar. Die Eigentümerversammlung ist aber vor fremden Einflüssen zu schützen. Wir lassen den Ehemann nun draußen. Dort wird er gleich die Klageschrift formulieren …
 Lösung:  Zu Beginn der Versammlung die Frage der Teilnahme Dritter über einen Geschäftsordnungsbeschluss regeln (siehe dazu auch Peter Hesse ab Seite 24).

4. Die Tagesordnung

Gestalten Sie die Tagesordnung logisch strukturiert und abwechslungsreich. Oftmals lassen sich Themenkomplexe gut zusammenfassen und daher auch mit einer gewissen Schnelligkeit abarbeiten. Streut man die Themenkomplexe quer durch die Versammlung, so muss man sich immer wieder neu ins Thema einfinden. Abwechslungsreich wird eine Versammlung durch den Einbau informativer Tagesordnungspunkte für den ­Verwalter. Zeigen Sie Kompetenz durch Vermittlung von Fachwissen.

5. Die Unternehmenspräsentation

Bedenken Sie, die Eigentümerversammlung ist auch ein Marketingtool. Wie oft hat der Eigentümer Kontakt zu seinem Verwalter? Selten. Aber auf der Eigentümerversammlung besteht direkter Kundentakt. Von daher achten Sie bitte sehr auf Ihre Präsentation, Darstellung. Nehmen Sie auch etwas Werbematerial mit, z. B. Schreibblock, Kugelschreiber oder Ihre Firmenmappe mit Logo-Eindruck. Vielleicht bieten Sie auch Dienstleistungen an, die für die einzelnen Eigentümer interessant sind: Sondereigentumsverwaltung etc.

6. Die Beschlüsse

Formulieren Sie die Beschlüsse im Vorfeld der Eigentümerversammlung aus. Wir wollen möglichst rechtssicher arbeiten. Gut durchdachte Beschlüsse, die im Vorfeld mit einem Kollegen oder einem Rechtsanwalt besprochen worden sind, sind weniger fehleranfällig. Am Abend, in der Hektik der Versammlung formulierte Beschlüsse sind oftmals nicht durchdacht und bringen daher Gefahren mit.

7. Die Mehrheiten

Prüfen Sie ebenfalls im Vorfeld genau, welcher Beschluss welche Mehrheit benötigt. Dies ist für die Beschlussverkündung maßgeblich (siehe dazu auch Dr. Jan-Hendrik Schmidt, ab Seite 21). Bei einer doppelt qualifizierten Mehrheit müssen Sie im Vorfeld genau prüfen, wie viele Köpfe und damit welche Eigentümerstruktur im Grundbuch gegeben ist. Nur so können Sie das Erfordernis ¾ aller Eigentümer überprüfen.

8. Die Abstimmung

Und wie stimmen wir nun ab? Nach Köpfen, Einheiten oder Miteigentumsanteilen? Ohne Regelung in der Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung nach dem gesetzlichen Prinzip, also pro Kopf. Beinhaltet die Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung eine Regelung, erfolgt die Abstimmung nach Einheiten oder Miteigentumsanteilen. Aber auch dies ist im Vorfeld der Versammlung zu überprüfen und am besten gleich für die Zukunft zu dokumentieren.

9. Die Beschlussverkündung

Das Beschlussergebnis muss in der Versammlung vom Versammlungsleiter verkündet werden. Verkünden Sie bitte das genaue Abstimmergebnis und auch, ob der Beschluss­antrag angenommen oder nicht angenommen ist. Erst durch die Verkündung kommt der Beschluss zustande!

10.  Das Protokoll

Die Kundenerwartung ist das schnelle Protokoll. Ob mit Laptop und Drucker oder als vorformulierter Lückentext – tragen Sie dafür Sorge, dass das Protokoll gleich am Abend der Eigentümerversammlung unterschrieben wird. Das erspart sehr viel Zeit im Nachgang der Versammlung und kann gleich und damit schnell versandt werden, per Post oder E-Mail.

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