10 Tipps zur Optimierung der Effizienz von Mietprozessen

Die Vermietung von Immobilien ist ein stan­dardisierter Prozess, der durch regelmäßige Überprüfung und die Implementierung effizienterer Abläufe optimiert werden kann. Im Zeitalter der Digitalisierung können moderne Techno­logien und innovative Ansätze Vermietungsprozesse beschleunigen. Aber nicht nur das, die Digitalisierung dieser Prozesse bietet Vermietern die Möglichkeit, Abläufe zu optimieren, Kosten zu senken und die Zufriedenheit der Mieter zu steigern. Für Vermieter kann das durchaus zu Wettbewerbsvorteilen führen und langfristige Erfolge sichern.

Die kontinuierliche Anpassung und Integration neuer Technologien sowie die Offenheit für innovative Lösungs­ansätze sind entscheidend, um den Anforderungen im Vermietungsbereich gerecht zu werden. Mit einem ganzheitlichen Ansatz profitieren Vermieter langfristig von mehr Prozesseffizienz und der höheren Zufriedenheit aller Beteiligten.

1. Schnelle Kündigungsbearbeitung

Auf Mietkündigungen zeitnah zu reagieren, ist ein Zeichen für optimalen Service. Der Einsatz digitaler Tools, etwa zur automatisierten Benachrichtigung und Terminplanung, kann diese Reaktionszeiten teils deutlich optimieren. Werden Kündigungen zügig bearbeitet, reduzieren sich die Leerstandszeiten und erforderliche Renovierungsarbeiten können schneller geplant und ausgeführt werden. Das gilt insbesondere für

• Wohnungen mit hohem Sanierungs- und Renovie­rungsbedarf, damit noch während der laufenden Mietzeit entsprechende Angebote der unterschied­lichen Handwerksgewerke eingeholt werden können
• Wohnungen in weniger beliebten Lagen mit länge­ren Vermarktungszeiten, auch weil es hier teils mehr Sanierungs- und Renovierungsbedarf gibt, der vor einer Neuvermietung berücksichtigt werden muss.

2. Vorabnahmen per Protokoll-App

Moderne Protokoll-Apps ermöglichen mit Check­listen die effiziente Durchführung von Vorabnahmen gemeinsam mit dem Mieter. Das verbessert den Service und beide Parteien profitieren von der digitalen Dokumentation.

Dient eine solche App als Schnittstelle zum Ver­waltungsprogramm, müssen Stammdaten nicht mehr manuell übertragen werden, zudem werden Mitarbeitende bei der Wohnungsübergabe unter­stützt, weil die prüfungsrelevanten Punkte angezeigt werden. So können auch Auszubildende oder neu eingestellte Kräfte schnell und frühzeitig mit dieser Aufgabe betraut werden.

3. Definition des Mieterprofils

Um den Vermietungsprozess effizient zu ge­stalten, sollte das Profil des Wunschmieters zuvor genau definiert werden (Anzahl der Personen, Tiere etc.). Dies wird häufig in Abstimmung mit den Eigentümern ausgearbeitet und hilft dabei, passende Kandidaten schneller zu identifizieren – auch dank intelligenter Vermietungsplattformen, bei denen die Profilauswahl hinterlegt werden kann. Eine klare Profildefinition ermöglicht eine schnellere Mieterauswahl und die Optimierung der Mieterstruktur.

4. Nutzung von Vermietungsplattformen

Digitale Vermietungsplattformen automatisieren Prozesse und vereinfachen die Erstellung von Inseraten – mit den folgenden Vorteilen:

• automatisierte und schnellere Terminierung
• Übernahme von Informationen aus vorherigen Inseraten
• verbessertes Mieter-Matching
• automatisierte Verteilung des Inserats auf mehreren Plattformen

5. Virtuelle Besichtigung

Moderne Technologien wie Virtual-Reality-Rundgänge bieten Mietinteressenten eine immersivere Erfahrung und erleichtern die Entscheidung, ob eine Wohnung attraktiv und geeignet erscheint. Ein digitaler 360°-Rundgang ist auch für die Kommunikation mit Handwerkern eine gute Grundlage, um Renovierungs-und Sanierungsarbeiten schon vor einer Begehung vor Ort zu evaluieren, Angebote einzuholen und Aufträge zu fixieren. Dies ermöglicht einen schnelleren Start der Arbeiten, z. B. zwischen den Mieterwechseln.

6. Vorteile der Vorabnahme nutzen

Eine etwaige Vorabnahme ermöglicht es, Mieter-Feedback frühzeitig einzuholen, um potenzielle Mängel und Probleme leichter zu identifizieren und schneller zu beheben. So können auch schon Termine für an­stehende Besichtigungen vereinbart werden, die Mieter mit den Mietinteressenten ggf. nach Absprache auch eigenständig durchführen können.

7. Inserate effizient erstellen

Zur effizienten Gestaltung der Inserate trägt die Übernahme von Inhalten aus schon bestehenden Inseraten bei, die zuvor auf Vermietungsplattformen hinterlegt wurden. Zusätzlich können spezielle Tools bei der Texterstellung für neue Vermietungsaufträge unterstützen – etwa wenn die Software nach Eingabe der Objektanschrift automatisch eine Beschreibung der Lage erstellt.

8. Unterstützung durch Videoanrufe

Die Objektbesichtigung per digitalem 360°-Rundgang genügt einigen Mietinteressenten für die Entscheidungs­findung, sofern zudem ein sehr aussagekräftiges Inserat (Text, Bilder, Grundrisse) vorliegt. Im Vergleich zur Be­sichtigung vor Ort ist die digitale Besichtigung deutlich flexibler und spart Zeit.

Alternativ kann der aktuelle Mieter Besichtigungen vor Ort selbst durchführen. Anhand des darauf folgenden Feedbacks durch den Mieter, der Bewerbungsunterlagen und des Eindrucks aus einem im Nachgang mit den Miet­interessenten arrangierten Video-Call lässt sich ebenfalls schnell eine Entscheidung über den Folgemieter treffen.

9. Bewerberauswahl und digitaler Vertragsabschluss

Die Digitalisierung von Bewerbungsprozessen und Ver­tragsabschlüssen durch Online-Plattformen und digitale Signaturen beschleunigt den Auswahlprozess und reduziert den administrativen Aufwand. So kann die Vorlage aller relevanten Bewerbungsunterlagen automatisiert abgefragt werden. Dazu zählen:

• Bonität
• Schufa
• Selbstauskunft
• Vorvermieterbescheinigung

Zudem ermöglicht ein Vertrags-Management-Tool das Erstellen von rechtskonformen und einheitlichen Verträgen. Mittels Schnittstellen zwischen Vermarktungsplattformen und ERP können Stammdaten fehlerfrei und automatisch übernommen werden.

10. Mieter-Onboarding und Feedback

Moderne Mieterportale bilden die Grundlage für die fortlaufende Kommunikation mit Mietern. Auf ihnen lassen sich alle relevanten Dokumente hinterlegen, Mieter können über ein Ticketsystem Schäden melden und werden über den Reparaturstatus auf dem Laufenden gehalten. Um ein Mieterportal als einziges Kommunikationsmedium zu etablieren, sollten neue Mieter beim Übergabetermin nicht nur auf dessen Vor­teile hingewiesen werden, sondern auch eine Einweisung in die Nutzung bekommen. Darüber hinaus darf man diese Gelegenheit des persönlichen Kontakts durchaus wahrnehmen, um neue Mieter um ihr Feedback, etwa in Form einer Google-Bewertung, zu bitten.