10 Tipps zur Umsetzung virtueller Eigentümerversammlungen

1. Die Rechtslage

Nach derzeit noch geltendem Recht darf die Versammlung als hybride Versammlung teilweise digital stattfinden. Es ist davon auszugehen, dass in Kürze die Möglichkeit zur virtuellen Eigentümerversammlung gesetzlich er­öffnet wird. Vorerst muss zur Wahrnehmung der Option, Eigentümerversammlungen hybrid abzuhalten, ein ein­facher Mehrheitsbeschluss der Wohnungseigentümer in einer Präsenzversammlung gefasst werden. Bislang muss Eigentümern auch die Möglichkeit eingeräumt werden, physisch an der Eigentümerversammlung teilzunehmen, also persönlich zu erscheinen. Damit muss die Versamm­lung derzeit noch am Ort der Liegenschaft stattfinden. Mit der gesetzlichen Verankerung auch der virtuellen Eigen­tümerversammlung wird diese Notwendigkeit entfallen.

2. Rechte und Pflichten

Verwaltungen müssen sich um ein geeignetes Video-konferenzsystem bemühen. Hierzu hat das Amtsgericht München entschieden, dass die Gemeinschaft diese Wahl durch Beschluss an die Verwaltung delegieren kann. Es gibt bereits spezielle Konferenzsysteme für digitale Eigen­tümerversammlungen. Im Moment ist noch per Beschluss zu klären, welche Rechte teilnehmende Eigentümer bei einer virtuellen Eigentümerversammlung ausüben dürfen. Künftig soll Eigentümern in virtuellen Versammlungen die Wahrnehmung sämtlicher Rechte eröffnet werden. Sie haben dann also nicht mehr zu bestimmen, welche konkreten Rechte digital ausgeübt werden dürfen.

3. Beschlussverfahren 

Zur Zulassung der virtuellen Eigentümerversammlung gilt sodann nicht mehr die einfache Mehrheit für die Beschlussfassung – erreicht werden muss viel mehr eine Mehrheit von mindestens drei Vierteln der in der Eigentümerversammlung abgegebenen Stimmen.

4. Technische Störungen

Die Eigentümer müssen durch Beschluss festlegen, was bei Ausfall der Internetverbindung oder im Falle einer sonstigen Störung von der Versammlungsleitung zu beachten ist: Wird die Versammlung weitergeführt, oder soll sie abgebrochen und an einem anderen Tag fortgesetzt werden?

5. Technische Leistungsfähigkeit

Die Versammlungsleitung sollte im Vorfeld tunlichst prüfen, ob die Hardware-Ausstattung und die Internetverbindung ihres Büros ausreicht, auch größere Eigentümerversamm­lungen digital umzusetzen. Im Zweifel ist die Technik unbedingt zu ertüchtigen!

6. Verteilungen der Kosten

Für ggf. entstehende Kosten muss die Versammlungs­leitung einen geeigneten Verteilerschlüssel erarbeiten, um sie auf alle betreuten Gemeinschaften, die virtuelle Eigentümergemeinschaften befürworten, zu verteilen. Mit den davon betroffenen Gemeinschaften ist hierüber Beschluss zu fassen.

7. Grundsatz der Nichtöffentlichkeit

Zwingend erscheint der Hinweis an sämtliche Eigentü­mer, dass der Grundsatz der Nichtöffentlichkeit auch für die virtuelle Eigentümerversammlung gilt. Es ist also nach Möglichkeit sicherzustellen, dass tatsächlich nur berechtigte Personen an einer solchen Versammlung teilnehmen. Erteilte Vollmachten sind mit den Personen, die sich zur virtuellen Versammlung einwählen, abzugleichen.

8. Die Dreijahresfrist

Sinnvoll ist es, ein Vorlagesystem zu entwickeln, damit innerhalb der gesetzlichen Dreijahresfrist, für die der Be­schluss über virtuelle Eigentümerversammlungen gilt, rechtzeitig darüber beschlossen werden kann, ob virtuelle Versammlungen auch künftig, also nach Ablauf der drei Jahre nach entsprechender Beschlussfassung, stattfinden können.

9. Zur Einführung

Vor der ersten virtuellen Versammlung einer Wohnungs-eigentümergemeinschaft empfiehlt es sich, einen Termin anzubieten, um die Funktionalitäten des gewählten Kon­ferenzsystems zu erklären, um unerfahrene Eigentümer einzuweisen und einen möglichst störungsfreien Ablauf zu gewährleisten.

10. Notwendige Unterlagen

Die Versammlungsleitung ist gut beraten, bei der Vorberei­tung einer virtuellen Eigentümerversammlung insbesondere darauf zu achten, dass alle notwendigen Unterlagen mög­lichst frühzeitig zur Verfügung gestellt beziehungsweise für die Versammlung in digitaler Form so aufbereitet werden, dass sie verständlich präsentiert werden können.