10 Tipps zur Unternehmensgründung und Rechtsformwechsel

Wer ein Unternehmen gründet, beschäftigt sich u. U. zum ersten Mal mit der Thematik. Beim Rechtsformwechsel ist das Gründungskonzept aus den unterschiedlichsten Gründen offenbar nicht mehr passend. Die Aspekte, mit denen sich der Unternehmer in beiden Fällen auseinandersetzen muss, sind sich im Wesentlichen ähnlich.

1. Die Zielkunden

Empfehlenswert ist immer die klare Ausrichtung auf eine genau definierte Kundengruppe: Für wen biete ich meine Leistungen an, was will ich verwalten? Eine gewisse Flexibilität ist sinnvoll, um anpassungsfähig zu bleiben bei Veränderungen der Marktgegebenheiten und um auch Chancen aus Sonderthemen nutzen zu können. Diese Positionierung führt zu Klarheit in Organisationsstruktur, Außenwirkung und letztlich auch gegenüber Kunden, Mitarbeitern und Dienstleistern. Ein Rechtsformwechsel kann gezielte Effekte haben, die Umwandlung einer GmbH in eine AG z. B. das Vertrauen der Kunden in die Leistungsfähigkeit des Unternehmens steigern.

2. Die Gründungsvoraussetzungen

Noch ist es relativ einfach, ein Verwaltungsunternehmen zu gründen: die Rechtsform klären, beim Finanzamt anmelden, Gewerbeerlaubnis nach § 34 c Abs. 1 Nr. 1 GewO (Makler, Bauträger, Baubetreuer) beantragen, los geht’s. Um den stetig steigenden Anforderungen gerecht zu werden, insbesondere den öffentlich-rechtlichen, soll sich dies ändern. Es ist im Sinne der Branche, dass die zuständigen Ministerien sich dafür einsetzen. Wer als Unternehmensgründer die aktuelle Gesetzeslage kennt und hinreichendes Know-how kaufmännischer, technischer und juristischer Art mitbringt, ist auf der sicheren Seite. Auch die praktische Erfahrung aus einer möglichst mehrjährigen Anstellung in einer Hausverwaltung ist anzuraten. Die Voraussetzungen für Rechtsformwechsel sind in der Regel monetärer Art (mehr Eigenkapital).

3. Die Rechtsform

Ist eine Haftungsbeschränkung nötig? Wie hoch soll der administrative Aufwand für Steuer und Rechnungslegung sein? Wie gestaltet sich das Einbringen von Kapital? Sollen die Finanzzahlen veröffentlicht werden? Soll das Unternehmen einmal verkauft werden? Die richtige Rechtsform stellt die Weichen für einen späteren Verkauf. Bei Einzelunternehmen bzw. Personengesellschaften ist dies schwierig, da die Verwalterbestellung personengebunden ist. Besser: die Kapitalgesellschaft – oder als Einzelunternehmen bzw. Personengesellschafter (Ausnahme Kommanditisten) starten und später die Rechtsform wechseln. Der Unterschied liegt im aufzubringenden Kapital, das sich für eine GmbH-Gründung auf 12.500 Euro Mindesteinlage bei 25.000 Euro Stammkapital beläuft. Für die Haftung gilt: Personengesellschaften haften vollumfänglich mit dem Privatvermögen, die GmbH lediglich mit dem Stammkapital.

4. Die Gründungskosten

Diese Kosten fallen an: Administration (z. B. Anwalt, Gewerbeanmeldung, Beratung etc.); Marketing (z. B. Homepage, Geschäftsausstattung, Werbemittel etc.), Büro (z. B. Verbrauchsmaterial, Telefon, Internet, Fahrzeuge etc.); IT (z. B. geeignete Verwaltersoftware, eine der wichtigsten Investitionen), ggf. Vermittlung (z. B. für Büroräume oder Personal). Steuerlich werden Gründungskosten i. d. R. im ersten Geschäftsjahr verbucht, Gründungsinvestitionen z. T. über mehrere Jahre abgeschrieben. Auch beim Rechtsformwechsel ist mit Kosten für Administration und Marketing zu rechnen, wobei letztere proaktiv für die Vermarktung des Unternehmens genutzt werden können.

5. Die Finanzierung

Noch vor dem ersten Euro Umsatz fallen bereits Kosten an, die verauslagt werden müssen. Dieser Finanzbedarf z. B. für die Bezahlung von Personal oder Dienstleistern ist im ersten Schritt zu ermitteln. Reicht das Startkapital oder bedarf es eines Finanzierungspartners, und wer kommt dafür in Frage: Banken, Mitgesellschafter, stille Partner, „Family & Friends“ oder Förderer?
Im nächsten Schritt muss man sich für eine Finanzierungsform (Fremd- oder Eigenkapital) und die Quelle dafür entscheiden. Bei überschaubarem Investitionsbedarf von 30.000 bis 50.000 Euro ist oft die Hausbank bereit, zu finanzieren. Bei größeren Vorhaben können auch Business Angels oder Förderbanken (KfW, LfA) geeignete Partner sein. Finanzierungen im Rahmen des Rechtsformwechsels gestalten sich günstigenfalls einfacher als zum Zeitpunkt der Gründung, da bereits eine Firmen- und Finanzdatenhistorie vorliegt.

6. Die Befugnisse

Dies gilt immer: Die Befugnisse aller Beteiligten müssen auf allen Ebenen eindeutig geregelt sein – Gesellschafter, externe Finanzierungspartner, Geschäftsführung, sonstige Vertretung nach außen, aber auch im Innenverhältnis der Gesellschaft. Dazu bedarf es folgender Dokumente: Gesellschaftsvertrag (zwischen den Gesellschaftern), Darlehensvertrag (mit externen Finanzierungspartnern), Geschäftsführerdienstvertrag und Geschäftsordnung (für zustimmungspflichtige Geschäfte), Prokura- und Handlungsvollmachten. Bei paritätischen Verhältnissen (gleiche Gesellschaftsanteile) ist zu klären, wie mit Stimmgleichheit zu verfahren ist. Wer Mitarbeitern Handlungsbefugnisse erteilt, motiviert sie auch, muss aber um so wachsamer sein: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.

7. Steuerliche Aspekte

Unternehmer müssen sich entscheiden, welche Leistungen sie selbst erbringen, welche sie einkaufen. Relevante Themen sind Lohn- und Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss, Steuererklärungen für die Firma wie auch für den privaten Gesellschafter. Der nicht wenig komplexen, dynamischen Steuergesetzgebung steht eine Kosten-/Nutzenanalyse gegenüber: Ratsam ist die Konzentration auf das Wesentliche (die Kunden), zumal sich Dienstleistungen oft überraschend preiswert (und flexibel) einkaufen lassen, insbesondere bei Buchhaltung und bis zu einer gewissen Größe des Unternehmens auch für den Jahresabschluss.
Je nach Rechtsform werden Verwaltungsunternehmen steuerlich unterschiedlich behandelt. Bei Kapitalgesellschaften ist die Sachlage relativ einfach: Körperschaftssteuer und Gewerbesteuer für das Unternehmen, Einkommenssteuer für die Gesellschafter. Bei Personengesellschaften unterliegen die erzielten Gewinne der Einkommenssteuer des Gesellschafters. Vermögensverwaltung (zu der die Immobilienverwaltung gehört) ist nicht gewerbesteuerpflichtig, es sei denn, neben der freiberuflichen Tätigkeit liegt auch eine gewerbliche vor.

8. Die Publizitätspflichten

Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften, an denen keine natürliche Person beteiligt ist, sind zur Offenlegung ihrer Jahresabschlüsse beim Amtsgericht verpflichtet. Je nach Größe des Unternehmens gem. § 267 HGB gibt es Erleichterungen. Wer sich vor der Veröffentlichung seiner Finanzzahlen schützen will, sollte sich für die richtige Rechtsform entscheiden.

9. Versicherungen

Das Geschäft mit und rund um Immobilien birgt vielfältige Risiken. Unterläuft Verwaltern, Maklern oder Facility Managern bei der täglichen Arbeit ein Fehler, ist mit Existenz bedrohenden Schadenersatzansprüchen zu rechnen. Beispiele sind: das Versäumnis, eine geplante Mieterhöhung einzufordern, sodass diese erst im Jahr darauf realisiert werden kann, was Gewinnausfälle mit sich bringt, oder eine unsachgemäße Wohnungsrenovierung, die Folgekosten nach sich zieht. Um sich vor solchen Zahlungsansprüchen zu schützen, empfiehlt sich die wohl wichtigste Versicherung: die Hausverwalter-Haftpflicht (Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung) und zusätzlich eine Betriebshaftpflicht- sowie eine Vertrauensschadenversicherung.

10. Erscheinungsbild und Marketing

Das „Erlebnis der Dienstleistung“ entscheidet über die Glaubwürdigkeit und Attraktivität des Anbieters. Eine ansprechende Außendarstellung mit klarer Positionierung und einprägsamem Logo, aber auch Authentizität sind wichtig. Damit die Kommunikation nach außen den Tatsachen entspricht, sollte man sich drei Fragen stellen: Was sind unsere Werte und treibenden Kräfte? Welche Position nehmen wir im Markt ein? Was wollen wir unseren Kunden wie mitteilen? Eine aussagefähige, professionelle Website, regelmäßige Informationen und eventuell Seminare halten Kunden auf dem Laufenden und binden sie ans Unternehmen.

Fotos: © 3DProfi / Shutterstock.com